Как правило, раз в месяц выполняется ревизия в магазине розничной торговли. Обычно выбирается определенный день. Например, это может быть последняя пятница. Рассмотрим далее, как проходит ревизия в магазине.
Документация
Перед тем, как будет выполняться проверка, необходимо приготовить ведомость учета. Все листы в ней должны быть пронумерованы. Желательно, чтобы ревизия в магазине проводилась в присутствии независимого лица. Записи по проверке необходимо вести в двух экземплярах. Это могут делать владелец точки и независимый представитель либо последний с продавцом. Для более точного контроля работник может вести записи отдельно, не в ведомость.
Специфика
Чтобы определить, какой результат должна дать ревизия в магазине, необходимо посчитать приход (поступление продукции). К полученному показателю прибавляется остаток с предыдущей проверки. После этого вычитается расход товара за контрольный период. Если ранее ревизия магазина не выполнялась, тогда из прихода просто вычитается количество проданного товара. Проверка в небольшой точке может продолжаться около 5-6 часов. В этой связи целесообразно начинать ее утром. Некоторые владельцы доверяют проведение проверки работникам. Однако в этом случае продавцы могут скрыть какую-либо информацию.
Плановые мероприятия
Ревизия в магазине может проводиться в несколько этапов. Их количество зависит от размеров точки, объема товара, ассортимента. Перед началом проверки составляется план. При этом учитывается возможность вносить в него коррективы и дополнения по мере выявления нарушений. Если не изменять ход проверочных мероприятий, ревизия в магазине может быть неэффективной. В некоторых случаях план, даже хорошо продуманный, приходится корректировать после выявления некоторых фактов. Вместе с этим дополнение и внесение изменений в ход контрольных мероприятий должны быть обоснованными. Корректировки проводятся до того момента, пока не будут собраны все материалы, необходимые для правильного представления о состоянии дел. 
Программа проверки
Она предусматривает время, в течение которого будут выполняться контрольные мероприятия, список основных вопросов и объектов, подлежащих ревизии. В программе могут присутствовать следующие разделы:
- Цель.
- Вопросы для проверки.
- Условия и средства, которые необходимы для выполнения мероприятий.
- Место и сроки выполнения.
- Субъектный состав.
- Формы документирования.
Цель
В этом разделе описываются основные задачи, которые будут решены посредством проверки. Они зависят от масштаба предприятия. Так, например, в крупной точке проверяется состояние складов, соблюдение правил хранения продукции, правильность проведения кассовых операций и так далее. Несколько иные цели преследует ревизия в магазине. Недостача, как правило, является основной причиной начала проверки. Поэтому в небольшой точке внимание акцентируется на соответствие количества проданной продукции объему выручки за нее.
Участники проверки
В зависимости от масштабов магазина к ревизии могут привлекаться различные специалисты. Например, это могут быть технологи, снабженцы, финансисты, бухгалтера. Руководителю проверки необходимо правильно распределить задачи между привлеченными лицами, проследить за полнотой контроля отдельных участков в магазине. Он также организует надлежащее оформление результатов, оказывает практическое содействие участникам. В соответствии с составленной программой определяются возможность и необходимость использовать те или иные ревизионные средства, способы и приемы получения и обработки сведений. Перед началом проверки проводится совещание с лицами, привлеченными к ней.
Ход проверки
В магазине, осуществляющем продажу широкого ассортимента продукции, участники проверки распределяются по отделам. Каждый из них ведет учет и вносит записи в свою ведомость. Обязательно проверяется и состояние склада. Финансисты проводят ревизию по кассам. Они устанавливают отклонения, выявляют несоответствия остатка денежных средств сумме поступлений. Бухгалтеры осуществляют проверку документации предприятия. Они смотрят правильность заполнения, полноту отражения операций, достоверность сведений в журналах.
Все привлеченные лица следуют разработанной программе проверки. Выявленные нарушения документируются в соответствующем акте. После проверки всех отделов составляется ревизионная ведомость. В ней указываются мероприятия, которые были проведены, результаты контроля. Если были выявлены нарушения, руководитель ревизионной комиссии и директор предприятия выявляют виновных лиц. Они могут быть привлечены к дисциплинарной, административной либо уголовной ответственности. Зачастую ревизии проводятся надзорными органами без предупреждения (внепланово). Чтобы у предприятия не возникло никаких проблем с контрольными структурами, целесообразно проводить регулярные внутренние проверки.
Советы Эксперта - Консультанта по финансовым вопросам
Фото по теме
Ревизия в точках торговли проводится согласно Федеральному закону 129 и «Положению о ведение отчетности». Проводить пересчет товаров можно каждый месяц или при смене бригады, но не реже одного раза в три месяца. Отчет в налоговую инспекцию следует представлять ежеквартально. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших финансовых вопросов.
Что необходимо иметь
- комиссия;
- учетная ведомость;
- приходные и расходные накладные;
- калькулятор.
Краткое пошаговое руководство
Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять.Шаг -
1
Чтобы провести ревизию, создайте ревизионную комиссию. В комиссию включите бухгалтера, членов администрации, продавцов смены или бригады. Если в вашей организации работает несколько бригад, то из каждой должен присутствовать старший продавец. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
2
Посчитайте фактический остаток товара на складе, в торговом зале. Бухгалтер обязан записывать все наименования товаров в учетную ведомость, а также вносить количество остатка, выраженного в штуках, килограммах или литрах. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
3
Под учетной ведомостью поставьте подписи администрации, бухгалтера, главного бухгалтера, старших продавцов всех смен. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
4
По ревизионной ведомости проведите подсчет. Сложите количество остатка товара после предыдущей ревизии с количеством товара на складе и в торговом зале, прибавьте суммы по приходным накладным. Проведите подсчет остатка в денежном эквиваленте на момент проведения ревизии. От полученной цифры отнимите сумму товара, возвращенного поставщику, списание и расход по всем накладным, сумму выручки, поступившей старшему кассиру. Полученный результат должен быть равен фактическому остатку товара. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
5
Если при проведении ревизии выявились излишки, внесите их в приходную ведомость предприятия. Если проведенная ревизия выявила недостачу, напишите акт, ознакомьте с ним всех продавцов. Потребуйте, чтобы все продавцы написали объяснительную записку по поводу обнаруженной недостачи. При необходимости пригласите обслуживающую техническую организацию для проверки измерительных приборов. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
6
Вы можете высчитать всю сумму недостачи с зарплаты продавцов или вынести письменное наказание, уволить всех виновных лиц по статье за недоверие и подать иск в суд о возмещении убытков, причиненных вашей организации. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
7
Увольнение применяется лишь в том случае, если вы действительно не доверяете продавцам, в этом случае вы имеете право применить статью 81 Трудового кодекса РФ или если продавцы отказываются добровольно погашать недостачу.
Надеемся ответ на вопрос - Как посчитать ревизию - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой -
Целью проведения ревизии в магазине является определение товарного остатка в натуральном и стоимостном выражении, выявление пересортицы, отсутствие недостач. Торговые предприятия устанавливают периодичность и порядок проведения проверки в соответствии с производственной необходимостью. В статье расскажем, как проходит ревизия в продуктовом магазине, какие документы при этом оформляются.
Имеется отличие ревизии от инвентаризации, проводимой только плановым способом и с проверкой бухгалтерских документов. Ревизия осуществляется как планово, так и внезапно. При проверке осуществляется выверка всех товарных остатков магазина одновременно или групп продукции поэтапно, скользящим способом.
Периодичность проведения ревизии
Проверка соответствия фактических товарных остатков учетным данным позволяет контролировать ТМЦ. Периодичность проведения ревизии определяются:
- Масштабами магазина. Приостановить реализацию товаров крупного торгового зала сложнее, чем осуществить временное прекращение продаж небольшой розничной точки.
- Величиной оборота. Проведение ревизии в оборотистых магазинах сложнее снятия учетных данных малых торговых предприятий
- Количеством материально-ответственных лиц.
- Вероятностью и частотой возникновения потерь в связи с кражами, естественной убылью.
Отличия ревизии в опте и рознице
Оптовая и розничная виды торговля отличаются назначением приобретения товара. Порядок документооборота отличается, что необходимо учитывать при проверке.
| Условия отпуска и расчета | Оптовая торговля | Розничная торговля |
| Оплата за товар | Может предоставляться отсрочка в виде товарного кредита | Оплата производится в момент выдачи товара |
| Цена отпуска | Отличается в зависимости от партии | Не зависит от величины партии |
| Время отгрузки (товары в пути) | Вероятна отсрочка после оформления документов | Отгрузка производится одновременно с оплатой |
| Ошибки при отгрузке | Выявляются по истечении времени | Выявляются сразу |
| Пересортица | Возможна по вине поставщика | Возникает по вине ответственных лиц |
| Привязка данных ККМ к товарным остаткам | Остатки по складу определяются после закрытия смены | Данные по остаткам не автоматизированы (кроме крупных розниц) в режиме реального времени |
Порядок и инструкция проведения ревизии
Перед началом проверки председатель определяет членам комиссии круг задач и функции каждого лица. Действия соответствуют инструкции, разработанной на предприятии. В инструкции определяются:
- Периодичность и сроки проведения плановых и неплановых проверок.
- Условия проведения – при остановке торговли, в закрытом отделе, в ночное нерабочее время и прочие.
- Поэтапное осуществление операций.
- Состав комиссии – количество участников, присутствие ответственных лиц, работников других отделов.
- Документальное оформление – приказ, ведомости, акт, объяснительная.
- Порядок утверждения и места хранения акта.
В подсчете данных товара участвуют минимум 2 человека, первый из которых снимает показатели, второй – осуществляет контроль достоверности информации.
Ход проверки во время ревизии
Мероприятие контроля проводится в соответствии с планом действий:
| Очередность шагов | Действие | Описание |
| 1 | Определение состава ревизии | О начале ревизии издается приказ |
| 2 | Подготовка ревизионных ведомостей | Используется подготовленный перечень товара без указания количества и цены, имеющихся в учетных данных |
| 3 | Подсчет количества товара на момент ревизии | Данные вносятся в ревизионные ведомости |
| 4 | Расчет остатков в стоимостном выражении | Сумма определяется исходя из стоимости единицы продукции и количества |
| 5 | Составление сличительной ведомости | Полученные данные сравниваются с показателями в учете |
| 6 | Получение объяснительной | Требуется при выявлении нарушений |
| 7 | Составление акта | Срок оформления акта устанавливается приказом |
Процедура проверки осуществляется по формуле: остатки прошлой ревизии плюс поступления за период минус отгрузка, списание, величина естественной убыли. Если ревизия начинается не с начала смены, из суммы вычитаются денежные средства, полученные по отделу или магазину (в зависимости от масштаба проверки) до начала ревизии.
Документальное оформление проверки
При оформлении ревизии значительное внимание уделяется документам, сопровождающим процедуру. Предприятие должно иметь:
- Положение о проведении ревизий.
- Инструкция о порядке и составе действий.
- Приказ о назначении комиссии – постоянно действующей для плановых мероприятий и временную для внеплановых проверок.
- Приказ о проведении ревизии. Если график проверок неизменен, достаточно наличия ежегодного приказа.
- Ревизионная ведомость – рабочий документ проверки.
- Сличительная ведомость, подтверждающая или опровергающая полученные результаты.
- Акт ревизии – заключительный документ мероприятия контроля.
Пример приказа о внеплановом проведении ревизии
ООО «Пищевик»
Приказ о проведении ревизии
Для проведения ревизии отдела № 2 магазина «Подсолнух» назначается комиссия в составе:
- Председателя Новикова П.П.;
Членов комиссии:
- Сидоровой А.П.;
- Виноградовой К.В.;
- Гущиной Т.П.;
Контроль осуществляется в присутствии заведующей залом Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф.
К проверке надлежит приступить в 9.00 часов, окончить в 20.00 часов 7 мая 2016 года. Материалы по проверке представить не позднее 20 мая 2016 года.
Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.________(подпись).
Оформление акта проверки
По результатам ревизии составляется акт – документальное подтверждение мероприятия контроля. Форма акта не установлена законодательно, что позволяет предприятиях оформить результаты проверки в произвольном виде.
Пример заполнения акта проверки
Предприятие ООО «Пищевик» ежемесячно проводит ревизии в продовольственном магазине по отделам. 17 мая 2016 года назначена проверка отдела № 2, о начале проведения и составе комиссии ревизии издан приказ. В процессе проверки установлена недостача продукции в сумме 352 рубля и пересортица в группе товара. По результатам ревизии ответственными лицами ООО «Пищевик» составлен акт.
«Утверждаю»
Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.
____________________________(подпись)
Акт ревизии отдела № 2
17 мая 2016 года комиссией в составе: председателя Новикова П.П., членов Сидоровой А.П., Виноградовой К.В., Гущиной Т.П. в присутствии заведующей зала Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф. произведена ревизия ТМЦ, расположенных в отделе № 2 магазина «Подсолнух».
В результате проведенной ревизии установлено: Сумма товарных остатков на 17 мая 2016 года составила 12 000 единиц, общей суммой 123 344,56 рубля. Путем сличения товарных остатков с наличием по документам установлена недостача в группе молочной продукции номенклатуры «Ряженка» в размере 7 единиц общей стоимостью 352 рубля, а также пересортица в группе «Сыр плавленый».
Объяснения ответственного лица получены, прилагаются к акту. По сведениям заведующей залом Ильиной В.В., недостача получена в связи с несвоевременной сдачей акта списания просроченной продукции в бухгалтерию.
Приложения:
- Копия приказа на проверку.
- Ревизионные ведомости в количестве 12 листов.
- Объяснительная заведующей залом Ильиной В.В.
Акт ревизии составлен в количестве 3 экземпляров: Первый передан руководителю, второй подшит в дело № 5 за 2016 год «Внутренние проверки», третий экземпляр передан в бухгалтерию.
Акт в обязательном порядке содержит подписи участвующих в проверке лиц. При отсутствии любой из подписи документ становится недействительным.
Степень ответственности при краже и недостаче
При выявлении в процессе ревизии недостачи товара в результате хищения работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное наказание – уволить его в связи с утратой доверия (п. 7 ч.1 ст 81 ТК РФ ). Если сумма потерь высока и виновный не собирается гасить ее добровольно, работодателю потребуется обратиться в суд. Решение вопроса о взыскании путем судебного разбирательства производится в случаях:
- Сумма недостачи имеет значительную величину и превышает среднемесячный заработок виновного.
- Материально-ответственное лицо не признает результаты проверки и отказывается добровольно погашать недостачу.
- Работник уволился, не успев погасить признанную им задолженность.
- Работодателем пропущен месячный срок предъявления претензий.
К исковому заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт недостачи – копии приказов, актов, ведомостей, объяснительной, договоров о трудоустройстве и материальной ответственности.
Типовые ошибки при проведении ревизии
Процедура проверки должна быть непредвзятой и основанной на фактических данных товарных остатков. При проведении контроля возникают ошибки, обеспечивающие недействительность документу и отсутствие возможности принять меры ответственности.
| Операция | Ошибочное действие | Верное действие |
| Издание приказа на проверку | Отсутствие приказа или подписей причастных лиц | Приказ подтверждает законность ревизии и ответственность лиц при их ознакомлении с приказом |
| Получение объяснительной ответственного лица, допустившего нарушение | Отсутствие объяснительной лица не позволяет применить меры ответственности по результатам проверки | Наличие объяснительной по негативным фактам акта подтверждает верность данных и готовность нести материальную ответственность |
| Заполнение ведомостей с приложением документов к акту ревизии | Отсутствие ревизионной и сличительной ведомости с указанием количественных и суммовых показателей | При отсутствии ведомостей акт не имеет оснований, что не позволяет исправить данные в учете по пересортице и предъявить претензии по недостачам |
Рубрика “Вопросы и ответы”
Вопрос №1. Имеет ли право ответственное лицо опротестовать акт ревизии, при котором выявлена значительная недостача?
Решение спорного вопроса о недостаче осуществляется с ответственными лицами предприятия. Организация не может добровольно удержать значительные суммы с работника. Право на взыскание определяет суд. В порядке судебного разбирательства лицо имеет возможность выразить несогласие с результатами проверки и представить контраргументы.
Вопрос №2. Имеется ли возможность предъявить претензию к материально-ответственному лицу при отсутствии сличительной ведомости?
При отсутствии факта сличения фактических данных с учетными доказать нарушение в суде не представляется возможным.
Вопрос №3. Сколько дней отводится материально ответственному лицу на дачу пояснений при выявлении факта недостачи или иного нарушения, выявленного в ревизию?
Пояснения должны быть представлены не позднее 2 дней (ст. 193 ТК РФ ). Сроки исчисляется после получения требования в письменной форме.
Вопрос №4. Какие действия производит работодатель при отказе работника (МОЛ) в даче объяснения по факту недостачи?
Отказ представления объяснений должен быть зафиксирован документально. По факту составляется акт, подписываемый работниками, в чьем присутствии был дан отказ.
Все владельцы малого/индивидуального бизнеса вынуждены проводить ревизии с целью проверки и наведения порядка в компании. И если ревизия производится только раз в году, то в остальное время персонал может относиться к своим обязанностям спустя рукава, что будет порождать весьма серьезные проблемы. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно проводить ревизии на предприятии.
Что такое ревизия?
Ревизия – это своего рода точка контроля, выявление правильности учета остатков, выявление хищений, недостач и т.п.
Основные задачи
1) Выявление разницы между учетом и реальным наличием;
2) Определение причин возникновения данной разницы;
3) Устранение причин с целью улучшения работы предприятия;
4) Возврат или списание недостачи, использование излишков;
5) Утверждение результатов проверки подписью уполномоченного лица.
В выполнении этих задач и заключается подлинный смысл ревизии. Если отказаться от поиска причин несоответствия, то ревизия становится бессмысленной, а недостачи будут продолжаться.
Причины появления недостач/излишков в процессе работы предприятия:
— низкое качество работы сотрудников с документами, в итоге на предприятии нет адекватной картины движения материальных средств;
— просчеты в процессе составления документов, касающихся взаимодействия с клиентами;
— невозврат материальных средств при записи возврата в документах;
— неправильный учет продукции, ошибки в написании наименований;
— неправильно проведенная предыдущая ревизия;
— передача материальных средств без надлежащих накладных;
— неправильная работа кассовых аппаратов;
— воровство.
В целом можно с уверенностью говорить, что большая часть причин появления излишков или недостач связана с человеческим фактором.
Особенности ревизии на предприятии
В процессе проведения ревизии нужно уделять достаточное внимание погрешностям, в чем хорошо помогает анализ в специальных компьютерных программах. Чаще всего торговые компании используют программу 1С. Проводить ревизию лучше в нерабочий день, причем неожиданно. При выявлении ошибок в том или ином отделе, необходимо провести там ряд дополнительных проверок. Проводить повторные расчеты нужно до тех пор, пока результаты и их причины не будут совершенно ясны и определены. Идеально, если ревизия проводится раз в месяц. Чем чаще будут проверки, тем меньше будет несоответствий.
Есть и еще один немаловажный момент – чем больше несоответствий, тем чаще нужно проводить инвентаризацию. В особо запущенных случаях это следует делать каждый день. Максимальный интервал между ревизиями не должен превышать более 6 месяцев.
Отчет и выводы
После проведения ревизии важно составить грамотный отчет. Там должно быть полно и понятно указана следующая информация: продукция, ее цена, наличие, учет, причины несоответствия, дата предшествующей инвентаризации и ее итоги. В заключительной графе должны быть указаны итоговые суммы, а также недостатки/излишки.
В целом ревизия – это сложный и ответственный процесс, даже если используется качественное программное обеспечение. Но она необходима для того, чтобы в компании не возникало несоответствия между реальным и учетным состоянием.
