ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 2
Глава 1. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА, ФУНКЦИИ ООО «ЭЛГА» 10
1.1. История создания и направление деятельности общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа» 10
1.2 Структура ООО, место специалиста по документационному обеспечению управления в общей структуре организации 16
1.3 Нормативные документы, регламентирующие организацию делопроизводства ООО «ЭлГа» 20
Глава 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «ЭЛГА» 24
2.1. Организация делопроизводства в ООО «ЭлГа» 25
2.1.1. Документирование управленческой деятельности в ООО «ЭлГа» 25
2.1.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 30
2.1.3 Анализ работы с документами в ООО «ЭлГа» 38
Глава 3. НАПРАВЛЕНИЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ЭЛГА» 52
3.1. Рекомендации по улучшению работы с электронной документацией 52
3.2. Совершенствование инструкции по делопроизводству в ООО «ЭлГа» 56
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 62
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Любая современная организация, в независимости от формы собственности, масштабов и структуры, в условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики стремится к повышению эффективности своей деятельности. Одним из основных инструментов к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в том числе, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота в организации.
В целях повышения эффективности управления следует уделять особое внимание совершенствованию работы с документами, поскольку любое управленческое решение основывается на информации, носителем которой является документ.
Следует отметить, что вся информация, которая содержится в документах, крайне важна для стабильной деятельности любой организации. В свою очередь, документ представляет собой средство связи и конечный результат крупных капиталовложений.
Вместе с тем, основную часть служебной информации сотрудники в компаниях получают с помощью документов. Также, на основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Стоит отметить, что руководители несут персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов.
В случае отсутствия положенного порядка в хранении документов может возникнуть риск утраты ценной информации, что в свою очередь отрицательно скажется на деятельности компании. В связи с этим, при работе с документами важно руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по установленным правилам, ведение номенклатуры дел, наличие архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.
Далее следует заметить, что документированная информация составляет основу управления, вместе с тем ее эффективность в большой степени основывается на производстве и потреблении информации.
В связи с этим можем дать определение документированной информации, как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Следует отметить, что в настоящее время информация является полноценным ресурсом производства, важным звеном социальной и политической жизни общества. Вместе с тем, от качества информации зависит качество управления. В наше время следует уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами в целях повышения качества управления.
Далее рассмотрим сам термин «документ», который характеризуется как результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается с помощью письма, фотографии, графики, звукозаписи, рисунка.
Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Стоит подчеркнуть, что к наиболее общей и основной функции документов можно отнести информационную функцию. Это обусловлено тем, что причиной появления любого документа является необходимость фиксировать информацию.
Также документы необходимы для передачи информации во времени и пространстве. Данный факт служит основанием для принятия управленческих решений, а также является доказательством их исполнения и источником для обобщений. Следует отметить, что документ может выступать и как предмет труда в управленческой деятельности.
Документы формируются и используются самого разнообразного характера, на это влияют размеры и направления деятельности организаций, их форм собственности, структурных особенностей, а также ряда других факторов.
Правильное оформление документов играет большую роль в любой сфере деятельности. Стоит отметить, что именно от качества оформления документов зависит четкость и быстрота документооборота, юридическая сила этих документов, а также эффективность применения документов в контрольной и оперативной работе.
Все документы должны отвечать определенным требованиям, несоблюдение которых, делает документы неполноценными, а иногда недействительными.
Влияние организации работы с документами оказывается на качество работы аппарата управления, а также организацию и культуру труда управленческих работников. Успех управленческой деятельности в целом зависит от того насколько профессионально ведется документация.
Немалое значение в настоящее время придается систематизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые влияют на рост производительность труда сотрудников, занятых в управлении. Это обусловлено тем, что посредством совершенной системы документационного обеспечения управления обеспечивается более быстрое движение и исполнение служебных документов, а также их хранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Все вышеизложенное подчеркивает актуальность выбранной темы, которая обуславливается недостаточной проработкой проблемы документирования основной деятельности в организациях.
Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «ЭлГа».
Предмет исследования - организация делопроизводства в ООО «ЭлГа» (в дальнейшем именуемое ООО «ЭлГа»).
Цель дипломной работы заключается в анализе документационного обеспечения управления в ООО «ЭлГа» и в разработке направлений его совершенствования.
В соответствии с поставленными целями в дипломной работе были поставлены следующие задачи:
- изучить историю создания ООО «ЭлГа»;
- определить направление деятельности, цели и задачи ООО «ЭлГа»;
- изучить организационную структуру управления и функции ООО «ЭлГа»;
- проанализировать организацию делопроизводства в ООО «ЭлГа»;
- провести анализ инструкции по делопроизводству в ООО «ЭлГа»;
- разработать рекомендации по совершенствованию документирования управленческой деятельности;
- предложить мероприятия по совершенствованию делопроизводства организации в целом и инструкции по делопроизводству ООО «ЭлГа» в частности.
При написании данной дипломной работы была изучена и проанализирована научная литература. О значении документирования свидетельствует тот факт, что его проблемам посвящено немало публикаций современных специалистов. В своих работах В.И. Андреева, В.А. Спивак и А.В. Охотников дают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям, указывают цели документирования управленческих ситуаций.
В изданиях Т.А. Акимовой, М.П. Бобылевой, О.В. Вовкотруб, В.Н. Митрофановой отражены вопросы программных продуктов для автоматизации движения документов.
В работах И.Ю. Байковой, М.И. Басакова, В.В. Галахова, Ю.А. Панасенко представлены материалы по делопроизводству, а также организация и технология работы с образцами, документами.
Также в работе рассмотрены основные положения таких правовых актов, как Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД).
Информационной базой исследования являются организационные документы, материалы наблюдения, профессиональные сайты для специалистов.
Информационная база исследования дополняет теоретическую использованием нормативных и законодательных актов РФ, интернет-ресурсов, годовых отчетов, учетной и отчетной документации ООО «ЭлГа».
Комплекс федеральных законодательных актов, регламентирующих работу с документами, составляют: Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью». Закон определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение обществ с ограниченной ответственностью, права и обязанности их участников, а также обеспечивает защиту прав и интересов участников общества.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения.
Федеральный закон «Об электронной подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При написании дипломной работы использовались различные методы: анализ, экономико-статистические методы, методы аналогии, а также метод экспертных оценок.
Структура работы включает введение, 3 главы, заключение, список использованной литературы и приложения.
В первой главе «История создания, структура, функции ООО «ЭлГа» рассматривается история создания организации, направление ее деятельности, основные цели и задачи компании, а также представлена организационная структура управления и функции ООО «ЭлГа».
Вторая глава «Анализ документирования деятельности ООО «ЭлГа»» содержит анализ организации документооборота компании, а также анализ движения входящих, исходящих и внутренних документов организации.
В третьей главе «Направления совершенствования деятельности ООО «ЭлГа»» предлагаются рекомендации по улучшению работы с электронной документацией, а также разработаны мероприятия по совершенствованию системы документооборота и ее защите.
В заключении дипломной работы сформированы выводы и рекомендации совершенствования деятельности ООО «ЭлГа».
Структурно работа состоит из введения, трех глав, заключения. Список литературы включает 45 источников. Работа содержит 5 таблиц, 2 рисунка, 6 приложений. Дипломная работа написана на 72 страницах печатного текста.
Глава 1. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА, ФУНКЦИИ ООО «ЭЛГА»
1.1. История создания и направление деятельности общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа»
B странах с развитой рыночной экономикой наличие высокой конкуренции, действенной законодательной и судебной систем и длительного опыта работы, подталкивает большинство предпринимателей и менеджеров к решению задач по улучшению следующих показателей:
- конкурентоспособность продукции;
- производительность труда;
- качество роста и развития.
Следует отметить, что в российских организациях несколько иная ситуация. В большинстве отраслей уровень конкуренции значительно ниже, чем в развитых странах, почти полностью отсутствует инновационное развитие. Небольшой опыт работы менеджеров в существующий российских условиях в большинстве случаев приводят к преобладанию в управлении краткосрочных, сиюминутных интересов и, как следствие, - простых управленческих решений, рассчитанных на один-два года.
ООО «ЭлГА» зарегистрирована в 2005 году. Компания предоставляет большой спектр услуг по ремонту зданий, квартир и офисов, в том числе электромонтажные и сантехнические работы, а также остекление, восстановление фасадов.
Так же ООО «ЭЛГА» производит реконструкцию производственных помещений, текущий и капитальный ремонт административных зданий и социальных объектов.
Компания появилась на свет в апреле 2005 г. Началом её создания стало желание будущих учредителей общества Куприяновой К.Н. и Приваловой Л.А. сформировать собственную организацию по ремонту зданий, квартир и офисов, в том числе электромонтажные и сантехнические работы, а также остекление, восстановление фасадов.
Первый год деятельности стал самым сложным. Для того, чтобы «завоевать» рынок, надо было привлечь в компанию высококвалифицированных специалистов, соответственно, обеспечить им достойную зарплату, а также грамотно организовать их труд. Заслугой руководителя является то, что ему удалось найти и объединить в дружный коллектив настоящих профессионалов.
Далее отметим, что ООО «Элга» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, а также выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Также стоит отметить, что компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.
ООО «Элга» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно - правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный и иные счета.
В 2007 г. компания «ЭлГА» начала собственное сертифицированное производство пластиковых окон КBЕ и REHAU, дверей, балконных ограждений. Впервые компания приняла участие в крупнейшей строительной выставке MosBuild, входящей в ТОП-5 строительных выставок мира. Участие в данном мероприятии подтвердило конкурентоспособность на строительном рынке г. Калуги.
В сложных экономических условиях кризиса 2008 года развитие компании не останавливалось. Что подтверждается открытием цеха по производству стеклопакетов, жалюзи, офисных перегородок.
Также свидетельством непрерывного роста компании в 2010 году стали новые продукты, которые добавились в ассортименте: раздвижные двери, противовзломные окна, уникальный брендовый продукт Quick-Block.
Система управления качеством организации сертифицирована в соответствии с Международным стандартом ISO 9001, также качество товара гарантируется сертификатом № РОСС RU.СЛО8.В00119 от 02.06.2010 г., выданным Органом Сертификации «НОВГОРОДСТРОЙСЕРТИФИКАЦИЯ».
Как уже было отмечено, ООО «ЭлГа» работает на рынке Калуги, Москвы и всей России с 2005 года. Компания обладает собственным сертифицированным производством пластиковых окон КBЕ и REHAU, дверей, жалюзи, офисных перегородок, балконных ограждений, что позволяет выпускать по доступным ценам высококачественную продукцию.
Вместе с частными заказами есть и специальное оптовое предложение по остеклению целых зданий. Накоплен богатый опыт и технический потенциал. Выполнено большое количество крупных объектов.
Далее рассмотрим миссию и цели ОО «ЭлГа». Отметим, что миссия компании следующая: работать для людей, создавая для них лучшее качество жизни.
В свою очередь, основной целью компании является приносить прибыль, следовательно, деятельность компании должна быть эффективной.
Необходимо наличие следующих факторов для обеспечения эффективности:
- оптимальное использование всех ресурсов;
- оперативность и точность исполнения поставленных задач.
- четкость и гибкость управления;
- постоянное увеличение объема и качества реализуемой продукции и оказываемых услуг.
Несомненно, одной из основных ценностей компании являются сотрудники.
Рассмотрим основные цели и задачи ООО «ЭлГа» и представим их в таблице 2.
Таблица 2
Цели и задачи ООО «ЭлГа»
Цели Задачи
Экономические: 1. Извлечение максимальной прибыли 2. Занятие максимального % строительного рынка г. Калуги 3. Выход на региональный рынок в последующем, после этого - на Российский рынок. 4. Финансовая устойчивость организации. 5. Снижение срока окупаемости инвестиций. 6. Разработка и внедрение нововведений. 1. Детальная разработка плана маркетинга, определение и анализ основных конкурентов, проведение маркетингового исследования, формирование решений для разработки бизнес-плана, swot-анализ ООО «ЭлГа». 2. Разработка бизнес-плана. 3. Получение инвестиций 4. Заключение различных договоров 5. Проведение широкой рекламной кампании, формирование миссии организации, слогана, брэнда и т.п. 6. Разработка и внедрение рекламной кампании, далее, по мере роста продаж на региональном рынке и по мере занятия компании определенной доли этого рынка - выход на Российский рынок.
Политические: 1. Поддержание политической стабильности 2. Поддержание дальнейшего развития рыночных отношений 1. Соблюдение и поддержание правил честной конкуренции. 2. Удовлетворение потребностей клиентов, вследствие чего у них формируется рыночная, т.е. демократическая форма мышления.
Социальные 1. Увеличение уровня занятости населения 2. Удовлетворение потребностей клиентов 1. Создание новых рабочих мест, 2. Рост уровня комфортабельности жизни.
Общество с ограниченной ответственностью «ЭлГа» учреждено в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Законом № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Уставом организации (Приложение 1).
Как уже было отмечено, общество является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели получение прибыли. Общество является юридическим лицом, имеющим в собственности обособленное имущество и отвечающим по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Общество имеет фирменное наименование, самостоятельный баланс, круглую печать со своим фирменным наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты.
Юридический адрес ООО «ЭлГа»: 248601, г. Калуга, ул. Пацаева, 3.
Следует отметить, что персонал ООО «ЭлГА» состоит в большинстве своем из опытных профессионалов, предоставляющих гарантию качества выполнения всех видов строительных и монтажных работ.
В ООО «ЭлГА» все выполняемые работы осуществляются на основании лицензии, к тому же все сотрудники имеют соответствующую квалификацию.
Для осуществления поставленной цели организация осуществляет следующие основные виды деятельности:
- ремонтно-строительные и строительно-монтажные работы;
- различные виды коммерческо-посреднической и торгово-закупочной деятельности, включая комиссионную, выездную и розничную торговлю;
- внешнеэкономическая деятельность;
- проектно-сметные и конструкторские работы;
- производство различных товаров народного потребления;
- оказание платных услуг предприятиям, учреждениям, организациям и гражданам и др.
Далее стоит подчеркнуть, что общество имеет право полной хозяйственной самостоятельности в вопросах принятия хозяйственных решений, распределения прибыли, установления цен, определения форм управления, сбыта, оплаты труда и т.д.
Вместе с тем, общество может совершать в отношении юридических лиц все действия, предусмотренные законодательством.
Также общество имеет право в установленном законном порядке создавать свои филиалы и представительства, выступать учредителем дочерних предприятий на территории Российской Федерации и за границей.
Общество осуществляет бухгалтерский, оперативный и статистический учет результатов своей деятельности в порядке, установленном действующим законодательством.
Ответственность за состояние учета и своевременность предоставления бухгалтерской и иной отчетности возлагается на директора общества. Директор общества назначает главного бухгалтера общества.
Общество........
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. ИСТОЧНИКИ
1.1. ИСТОЧНИКИ НЕОПУБЛИКОВАННЫЕ
1.1.1. Текущее делопроизводство ООО «ЭлГа»
1.1.2. Устав ООО «ЭлГа»
1.1.3. Бухгалтерский баланс ООО «ЭлГа» за 2011-2013 гг.
1.1.4. Должностная инструкция бухгалтера ООО «ЭлГа»
1.1.5. Должностная инструкция руководителя ООО «ЭлГа»
1.1.6. Инструкция по делопроизводству ООО «ЭлГа»
1.2. ИСТОЧНИКИ ОПУБЛИКОВАННЫЕ
1.2.1. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 09.02.2009) // Справочная - правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] - .
1.2.2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (в ред. от. 01.01.2014)//Справочная - правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] - Режим доступа: popular/tkrf.
1.2.3. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (принят ГД ФС РФ 14.01.1998) (действующая редакция от 05.05.2014) // Справочно-правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: popular/ooo/.
1.2.4. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12146661.
1.2.5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12148555/#ixzz3AFY7Bjm5
1.2.6. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред.от 12.03.2014 N 33-ФЗ) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 12184522/#ixzz3AFcT0HQs.
1.2.7. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» // Справочно-правовая система КонсультантПлюс [Электронный ресурс] - Режим доступа: cons/cgi/online.cgi.
1.2.8. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»// Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 185891/.
1.2.9. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст)// Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 70650732
1.2.10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299) (с изм. и доп. № 71/2013 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 26.09.2013 N 1097-ст) // Система ГАРАНТ: [Электронный ресурс] - Режим доступа: 179139/.
2. ЛИТЕРАТУРА
2.1. Акимова Т.А. Теория организации: учебное пособие. - М.: Юнити, 2013. - 367 c.
2.2. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: Учебно-практическое пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М: КНОРУС, 2010. - 256с.
2.3. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. Издательство: ЭКСМО, 2010. - 288 с.
2.4. Басаков М.И. Делопроизводство. Конспект лекций - Ростов н/Д.: Феникс, 2012. - 192 с.
2.5. Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Издательство: Термика, 2010. - 144 с.
2.6. Бобылева М.П. Корпоративная компьютерная программа движения документов и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2013. - №2. - С.41-43.
2.7. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2013-49 с.
2.8. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного движения документов внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. - 2013. - №2. - С.15-17.
2.9. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации движения документов / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С.27-33.
2.10. Витин Ю.Г. От движения документов классического - к электронному! / Ю.Г. Витин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2013. - № 4. - С.50-55.
2.11. Вовкотруб О.В. Документ и сведения в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии движения документов в бизнесе, производстве и управлении». - Пенза, - 2012. - С.3-10.
2.12. Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова // - Секретарское дело. - 2012. - №10 - С.17-22.
2.13. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. - M.: ТК Велби, 2013. - 448 c.
2.14. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. -Юнити-Дана, 2011. - 390 с.
2.15. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. -5-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2012. - 520с.
2.16. Куняев Н.Н. (ред.) Документоведение Учебник. - Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. - М.: Логос, 2012. - 352 с.
2.17. Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2011. - 256 с.
2.18. Митрофанова В.Н. «Внутренняя переписка на предприятии»//Кадровик. - 2012.- №2. С.2-3.
2.19. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: - Ростов-н/Д.: Март, 2011. - 304 с.
2.20. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления. - Учеб. пособие, - М.: Издательство РИОР, 2013. - 93 с.
2.21. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Издательство: «Питер», 2010. - 287 с.
2.22. Юсипова Е. Документооборот договоров. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - №02, 2011. - 97 с.
3. ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ
3.1. Официальный сайт Общества с ограниченной ответственностью «ЭлГа» [Электронный ресурс] - Режим доступа: 3.2. Официальный сайт Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций [Электронный ресурс] - Режим доступа:
Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому документационное обеспечение управления - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал.
Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.
Документы поступают на предприятие от клиентов, партнеров, других предприятий; создаются в деятельности самого предприятия; поступают руководству для принятия решения, написания в виде резолюций указаний по исполнению и для подписания; отправляются адресатам.
Документы ООО «ГРАНД» оформляются в основном на бланках и имеют установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.
В процессе документирования деятельности ООО «ГРАНД» создаются различные виды документов:
Организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
Информационно-справочная документация (письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки).
Должности главных руководителей занимают опытные специалисты, хорошо знающие технологию, способные рационально планировать производство, правильно его организовать, выполнять административные функции.
В ООО «ГРАНД» используется цеховая структура управления, которая образуется в результате построения аппарата управления только из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы. Во главе каждого подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками, сосредотачивающий в своих руках все функции управления (Приложение 1).
Эта структура обеспечивает: единство и четкость распорядительства; согласность действий исполнителей; четкую систему взаимных связей между руководителем и подчиненными; быстроту реакции в ответ на прямые указания; получение исполнителями указанных между собой распоряжений и заданий, обеспеченных ресурсами; личную ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.
Рассматривая документационную деятельность можно сказать, что для любого предприятия она включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы.
В ООО «ГРАНД» создается, принимается от других организаций масса документов, содержащая информацию различного плана экономическую, политическую, бухгалтерскую, статистическую, социальную и др.
В результате наблюдений за деятельностью служащих в ООО «ГРАНД» было выявлено, что все главные специалисты в той или иной степени занимаются документационным обеспечением управления. У директора много времени тратится на переезды, поиски документов проверку правильности вследствие халатного отношения специалистов. Главный бухгалтер выполняет работу с документами неаккуратно, наблюдаются ошибки, представляет документы с опозданием, много времени тратится на поиск документов. Главный экономист уделяет много времени планированию, организации нормирования и оплате труда, учету и отчетности, анализу, что является его основными функциями. С другой стороны много времени затрачивается на выполнение работ, не предусмотренных должностными обязанностями, имеются также потери рабочего времени, связанные с нарушением режима труда. Главный инженер составляет заявки на трудовые и материально-технические ресурсы, много времени затрачивает на работы, непосредственно являющиеся его должностными обязанностями. Наряду с этим большой удельный вес занимают переезды и переходы. Техники ведут техническую документацию, много времени уделяет технологическому руководству, оперативному управлению. Секретарь-делопроизводитель много времени тратит на телефонные звонки, работу на компьютере, копирование документов и мало времени уделяется непосредственно работе с документами, что должно быть основной его деятельности. Мало времени тратится, как на работу с поступившей, так и с исходящей документацией. Главный инженер занимается ведением технической документации: журнал приема на ремонт и выдачи из ремонта техники, технические паспорта, журнал по технике безопасности. Необходимо отметить то, что рабочий день работников аппарата управления начинается в 8-00 и заканчивается в 17-00, перерыв на обед с 12-00 до 13-00. В период уборки рабочий день главных специалистов не нормирован.
Основой организации труда персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах - положениях о подразделениях и должностных инструкциях их работников.
Следует отметить, что до настоящего момента в ООО «ГРАНД» отсутствует такой нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управления предприятия как инструкция по делопроизводству. Она является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля их исполнения. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором.
Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.
Анализ показывает, что из работающего в настоящее время на предприятии секретарь-делопроизводитель выполняет основные функции, связанные с документационным обеспечением управления. Он является главной фигурой делопроизводственного процесса, при этом имеет высшее образование и формально подчиняется директору. При этом, ООО «ГРАНД» не имеет службы документационного обеспечения управления.
Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-делопроизводителя, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации.
Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-делопроизводителя в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая в ООО «ГРАНД» отсутствует.
Все документы ООО «ГРАНД» делятся на три документопотока: входящие, получаемые от других предприятий; исходящие, предполагающие при создании отправку в другие предприятия; внутренние, составленные для нужд самого предприятия. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направление движения.
Входящий документопоток составляют документы вышестоящих организаций, приказы, письма и т.п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения, документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий, жалобы и заявления граждан.
Этапы обработки входящих документов:
Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителем, переданы по факсу.
В ООО «ГРАНД» по почте поступает 35% документов, по факсу - 15% документов, с помощью курьера - 10%, по электронной почте - 35% документов, от частных лиц - 5%.
На предприятии нет сотрудника документально ответственного за получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают иногда сами работники ООО «ГРАНД». Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками. Поэтому регистрация входящей, исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов проводится не четко.
Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.
При получении документов проверяется правильность их доставки (корреспонденция, доставленная не по адресу, пересылается отправителю), вскрываются конверты, оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа, адрес отправителя. В этих случаях конверт подкладывают к документу. Если текст документа поврежден, в нем отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается отправителю.
На этом этапе предварительного рассмотрения документов секретарь-делопроизводитель обязан распределить корреспонденцию между генеральным директором и структурными подразделениями. На входящих документах проставляется отметка об их исполнении, и они регистрируются в специальном журнале регистрации документов.
Соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, содержащую принятое им решение по информации, представленной в документе. Далее документ с резолюцией поступает главному бухгалтеру. После регистрации документ передается на исполнение. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих предприятий, заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других предприятий, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения.
Часто на предприятии не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.
Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.
В ООО «ГРАНД» не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется.
В связи с отсутствием контрольных сроков:
Не ведется проверка хода исполнения документов;
Исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения;
Сводки о неисполненных в срок документах не составляется.
Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.
Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.
Исходящие документы в ООО «ГРАНД» в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки.
Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель составляет черновой вариант - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. После необходимых консультаций исполнитель составляет проект документа, подлежащий согласованию.
Документ оформляют на бланке, причем исполнитель должен знать, какой бланк ему следует взять для соответствующего проекта документа: общий бланк, бланк для письма, бланк конкретного вида документов, бланк должностного лица или бланк структурного подразделения. Бланк должностного лица или бланк структурного подразделения используется в том случае, если должностное лицо или руководитель структурного подразделения имеет право подписывать вид документа, оформляемого на соответствующем бланке. Это право закреплено в должностной инструкции лица, составляющего документ.
При необходимости внешнего согласования на проекте документа предприятия оформляется гриф согласования лишь в том случае, когда документ необходимо согласовать с другими организациями.
Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку, дату визирования. Внутреннее согласование проводится с руководящими сотрудниками предприятия, руководителями структурных подразделений, специалистами, если текст документа касается их должностных обязанностей. Визируя документ, каждый из них высказывает свое мнение в соответствии с направлением деятельности, за которую несет профессиональную ответственность. Визы помогают руководителю принять верное решение, так как, подписывая документ, он всю ответственность берет на себя.
Некоторые документы предприятия обретают юридическую силу после их утверждения. Этот особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан. Секретарь-делопроизводитель ООО «ГРАНД» имеет у себя перечень документов, требующих утверждения.
Подготовленный и оформленный документ передается на подпись руководителю, в бланке проставляется дата подписания документа.
Полностью готовый подписанный документ передается для регистрации и отправки.
Обработка и отправка исходящих документов проводятся секретарем-делопроизводителем предприятия. Перед заклейкой конвертов он не всегда проверяет наличие всех вложений, правильность, точность написанного адреса.
Документы, переданные для отправки, часто отправляются на следующий день, телеграммы и срочная корреспонденция с опозданием.
Внутренние документы предприятия проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.
Однако некоторые виды внутренних документов ООО «ГРАНД» имеют свои маршруты. Протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание .
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом .
В этом определении делается упор на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. На этом пути одни будут знакомиться с его удержанием для принятия решений, другие будут согласовывать текст и его редактировать, регистрировать и постоянно будут контролировать все этапы его движения и, наконец, подготовят к отправке.
Все документы предприятия представлены двумя большими группами:
Получаемые извне, от других предприятий (входящие документы);
Созданные на самом предприятии.
При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.
Входящие документы ООО «ГРАНД» анализируются по корреспондентам - авторам документов, от которых они получены:
От вышестоящих инстанции, в том числе органов власти и управления (от них идут руководящие документы, предписания, приказы);
От подведомственных предприятий;
От других предприятий, не находящихся в соподчиненной связи с данным предприятием. Это могут быть клиенты, поставщики, частные лица, присылающие письма, заявления, жалобы (обращения граждан).
Документы, созданные на предприятии, четко делятся на две группы:
Внутренние, составленные для нужд самого предприятия, и циркулирующие внутри него;
Исходящие, предполагающие при создании отправку в другие предприятия.
Все документы, создаваемые на предприятии, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своего предприятия, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.
Исходящие документы так же, как и входящие, можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).
Важнейшим фактором при изучении документооборота является подсчет его объема. В ООО «ГРАНД» объем документооборота можно представить в таблице 1.
Таблица 1. Объем документооборота ООО «ГРАНД» по данным 2012 года
Таким образом, объем документооборота в ООО «ГРАНД» по данным 2012 года составляет 1274 документов, из них 30,69% приходится на подлинники и 69,31% на копии документов.
Структура подлинных документов представлена на рисунке 2.
Рисунок 2 - Структура документооборота ООО «ГРАНД»
Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (44,50%), только 30,69% документов - исходящих.
Величина документооборота нужна для:
Расчета необходимой численности делопроизводственного персонала:
Расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
Определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом документооборот показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
Таблица 2. Динамика документооборота за 2009-2011 годы
Данные таблицы 2 показывают, что наблюдается тенденция роста документооборота ООО «ГРАНД».
Объем документооборота в 2011 году по сравнению с 2010 вырос на 9,96%, а в 2012 году по сравнению с 2011 годом на 25,12%.
Таким образом в ООО «ГРАНД» не соблюдаются требования ГСДОУ что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии.
Секретарь-делопроизводитель ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию документов, что в итоге должно давать централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также секретарь-делопроизводитель обязан контролировать сроки исполнения документов и снятие с контроля, организовывать работу по формированию и хранению дел, вести номенклатуру дел, как в бумажном виде, так и в электронном.
Совокупность всех этих положений, должна быть изложена в должностной инструкции, что существенно улучшит работу предприятия. Для сравнительно маленького предприятия как ООО «ГРАНД» не требуется введение дополнительного сотрудника, необходимо лишь разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретаря-делопроизводителя.
В своей работе секретарь-делопроизводитель ООО «ГРАНД» пользуется только программным обеспечением Office 2007 и сканером, что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд. Работа в любой организации должна быть организована таким образом, чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом. Для достижения всего этого следует четко выделять должностные инструкции каждого работника организации.
Сотрудники предприятия часто сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации. То есть специальные знания секретаря-делопроизводителя в области составления и оформления документов используются очень мало, что отрицательно влияет на состояние системы документационного обеспечения управления.
В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в систему документооборота ООО «ГРАНД», секретарю-делопроизводителю необходимо создать на сервере папку с шаблонами основных видов документов для использования всеми сотрудниками, для того чтобы дальнейшая работа велась с электронными файлами этих документов.
В ООО «ГРАНД» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.
В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, уставом предприятия, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства.
Секретарь-делопроизводитель несет административную ответственность за нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов, за некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей, за неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.
Секретарь-делопроизводитель может взаимодействовать с трудовым коллективом по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов, со сторонними организациями, органами власти по вопросам получения и предоставления документов.
В ООО «ГРАНД» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты).
В зависимости от сроков хранения секретарем-делопроизводителем проводится полное или частичное оформление дел. При этом большое количество дел остаются не оформленными.
Хранение документов в ООО «ГРАНД» осуществляется децентрализовано. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов», а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.
В структуре ООО «ГРАНД» до настоящего момента отсутствует архив. Часть дел хранится в структурных подразделениях, часть у секретаря. Специального оборудованного помещения в хозяйстве нет, папки с делами хранятся в шкафах и столах. За сохранность документов в делах отвечает секретарь. На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.
Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов. Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.
Учет документов обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.
Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело».
Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения; под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку .
Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.
Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов предприятия.
Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.
За время существования ООО «ГРАНД» не было составлено ни одной номенклатуры дел.
В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.
В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.
Формируют и хранят дела в ООО «ГРАНД» в структурных подразделениях по месту образования документов.
Распорядительные документы, переписка руководства и важнейшие внутренние документы формируются и хранятся у руководства.
Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам.
Бухгалтерия отправляет в структурные подразделения сведения о затратах на производство по элементам, сведения о выполнении производственных показателей и прочие сведения.
Структурные подразделения в свою очередь передают отчеты выполнения плана работ в натуральных измерителях и отчеты о состоянии незавершенного производства и другие документы необходимые для ведения бухгалтерского учета, а также контроля за производственной деятельностью.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилии.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, квитанции, накладные и другая подобная документация располагается в порядке последовательности их номеров.
Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, органами налоговой инспекции и полиции. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
В случае пропажи или гибели документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов. В комиссии могут участвовать представители следственных органов и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем.
Дела размещаются в шкафах и сейфах. Выдача дел в другие организации производится лишь с разрешения руководителя организации.
Делая вывод из выше изложенного необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретаря-делопроизводителя.
В ООО «ГРАНД» документационным обеспечением занимаются те специалисты, у которых имеется свободное время, поэтому документирование ведется неаккуратно, документы часто теряются, 10% рабочего времени тратится на их поиск, допускаются ошибки при оформлении документов, документы отправляются с опозданием, перед отправкой документов правильность их проверяется не всегда. Такая ситуация объясняется тем, что в ООО «ГРАНД» ответственность за четкое и правильное ведение делопроизводства никто не несет, отсутствует важные документы по организации делопроизводства, а именно должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, номенклатура дел и инструкция по делопроизводству, документы не имеют четко обозначенного графика, вследствие этого теряются. имеет место дублирование и параллелизм функций. Существующая в организации система документационного обеспечения управления не является оптимальной для работников, не побуждает их к эффективной деятельности и не создает для нее соответствующих условий.
Все существующие недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации. Для этого потребуется разработать техническое задание на проведение проекта совершенствования документационного обеспечения управления.
ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007
Список использованной литературы
1. Архипова Е.В. Основы методики развития речи учащихся. - М.: Вербум-М, 2004. - 192 с.
2. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи для инженеров. - Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2003. - 384 с.
3. Гольдин В.Е., Сиротинина О.Б., Ягубова М.А. Русский язык и культура речи: Учебник для студентов-нефилологов / Под ред. О.Б. Сиротининой. - 2-е изд., стереотипное. - М.: Едиториал УРСС, 2003. - 216 с.
4. Данцев А.А., Нефедова Н.В. Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. - 4-е изд., доп. перераб. - М.: Изд-во ««Феникс», 2005. - 317 с.
5. Максимов В.И., Голубева А.В., Костомаров В.Г Русский язык и культура речи: Учебник для технических вузов. - М.: Высшее образование, 2006. - 356 с.
6. Пособие по научному стилю речи. Для вузов технического профиля /Под ред. И.Г Проскуряковой. - 2-е изд., доп. и перераб.- М.: Финта: Наука, 2004. - 320 с.
7. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / О.Я. Гойхман, Л.М. Гончарова, О.Н. Лапшина и др.; Под ред. проф. О.Я. Гойхмана. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 192 с.
Совершенствование документационного обеспечения управления деятельностью ВУЗА
О.В. Воробьева
ГОУВПО «Московский государственный университет сервиса»
Вследствие социально-экономических и организационных изменений последнего времени в сфере управления современная система образования России переживает период кардинального реформирования и требует обновления существующей законодательной и нормативно-методической базы управления, совершенствования его документационного обеспечения с целью повышения эффективности.
С введением многоуровневой подготовки специалистов в высшей школе России наблюдается тенденция к увеличению доли индивидуальной работы в подготовке специалиста (расширение числа по выбору студента, увеличение объема самостоятельной работы и т.д.). В связи с этим требуются изменения технологии организации и поддержки учебного процесса в вузе. Снижение качества организации учебного процесса часто связано с трудностью получения и переработки больших объемов информации. Снижается эффективность анализа полученных данных и принятия решений управленческим персоналом. Обработка большого числа бумажных документов требует значительных затрат ручного труда и увеличивает влияние субъективных факторов (человеческий фактор).
В настоящее время созрели объективные условия для перехода к электронным технологиям организации учебного процесса. К ним относятся: оснащенность высшего учебного заведения современными средствами вычислительной и оргтехники; широкое внедрение автоматизированных информационных систем и распределенных баз данных.
В большинстве вузов используется трехступенчатая система управления учебным процессом: ректорат - факультет - кафедра. На каждом из этих уровней решаются свои задачи и имеются собственные резервы улучшения качества организации учебного процесса.
В данной статье мы рассмотрим документационное обеспечение управления факультета. Факультет
Учебно-научное подразделение университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин своих специальностей на других факультетах. В тесной связи с учебным процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.
В состав факультета входят кафедры, деканат, учебные и научные кабинеты.
Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи
Подготовке высококвалифицированных специалистов.
Кроме того, в рамках учебного процесса кафедра выполняет следующие функции:
Организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;
Формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;
Проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;
Организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;
Предпринимает усилия по увеличению поступле-
ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007
ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ
ний внебюджетных средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;
Способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;
Вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;
Осуществляет иную деятельность, предусмотренную Уставом университета и действующим законодательством.
На кафедре ежемесячно проводятся заседания кафедры по разработанным планам работы. Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации.
Администрация факультета (деканат) - подразделение, осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.
В Уставе университета деканат не выделен как подразделение факультета и, следовательно, не определены его функции.
Однако именно деканат является органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета.
Основной целью работы деканата является организация учебного процесса, с чем связано основное делопроизводство.
В процессе деятельности университета издаются приказы, служебные записки, указания, протоколы и т.п. Они фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности.
Документы, входящие в систему организационнораспорядительной документации, подразделяются на три группы:
1. Распорядительные (приказы, указания и т.п.);
2. Организационные (положения, инструкции, правила и т.п.);
3. Справочно-информационные (служебные письма, докладные записки, протоколы, акты и т.п.).
Документами, образующими документооборот факультета, являются:
1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.
2. Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.
3. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными
лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному вопросу.
4. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
5. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.
6. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов (Советов, комиссий и др.).
7. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника.
8. Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.
К подразделениям, организующим документооборот факультета, относятся:
Деканат (издает приказы по студентам, по организационным вопросам, получает приказы из отдела кадров по личному составу, регистрирует документы, подготавливает книги протоколов, сдает документы в архив и т.д.);
Кафедры (получают документы, издают их, раздают ведомости на сессию, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);
Отдел кадров (студенческий и работников) (хранит личные дела, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);
Бухгалтерия (ведет прием денежных средств от студентов, выдает заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т.д.).
В деканат поступают документы, зарегистрированные канцелярией университета. Все документы подшиваются по номерам, датам и наименованиям в соответствующие папки. Для учета и контроля студенческого состава института заведены журналы регистрации приказов по студентам отдельно по дневному и заочному отделениям. В эти журналы заносятся списки студентов (или отдельные студенты), поступивших на обучение в институт. Указывается основа обучения, номер и дата приказа о зачислении, переводе или восстановлении. Вносятся номера и даты текущих приказов. При отчислении из института, строка с данными студента вычеркивается, и в конце проставляются следующие данные: номер и дата приказа об отчислении, причина отчисления. Данные, внесенные в журналы по студентам, разбиты по курсам, годам и группам, листы с группами промаркированы. Журналы значительно облегчают учетно-контрольную и поисково-справочную работу.
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль; проверку своевременного доведения документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения
ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ
ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007
Обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководство, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы.
При формировании документов в дела службой ДОУ используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, акты, справки и т.д. В дело помещаются документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
В деканате сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Так, приказы по личному составу студентов группируются отдельно от приказов по личному составу преподавателей и сотрудников; приказы по академии - отдельно от приказов по институту. Документы, являющиеся необходимыми для издания приказа по личному составу студентов-заочников, подшиваются в личные дела или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам или распоряжениям (например, личные за-
явления, копии свидетельств о браке, о рождении ребенка и т.п.). По дневному отделению такие документы пересылаются в студенческий отдел кадров университета. Личные дела студентов института по дневному отделению полностью ведутся и хранятся в студенческом отделе кадров.
В результате научной деятельности факультета (собрание Ученого совета, различных конференций, принятие студентов в магистратуру) образуются такие виды документов, как: приказы, протоколы, решения, выписки. Для них всех существуют папки, в которые они и подшиваются.
На факультет также поступают различные материалы по конференциям. Ежемесячно проводятся заседания Ученого совета, для которых готовится явочный лист, повестка дня, которая разносится членам совета. После заседания все протоколы подшиваются в папку.
Ежегодно деканат собирает информацию о хоздоговорных и госбюджетных НИР, которую потом передает в учебный отдел.
На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы (табл. 1).
Входящие, внутренние и исходящие документы
Входящие прием и первичная обработка (канцелярия) предварительное рассмотрение (канцелярия) регистрация (канцелярия) рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректор) доставка документов исполнителям (декану или зам. декана) контроль исполнения подшив исполненного документа в дело (канцелярия)
Исходящие составление проекта документа (факультет) изготовление документа (деканат, кафедры факультета) визирование проекта документа, его согласование подписание документа (подразделения университета) регистрация (деканат или канцелярия) отправка документа адресату (канцелярия)
Таким образом, только совокупность документов факультетов составляет значительное количество организационной, распорядительной, информационной и др. документации (и это не считая общеуниверситетских документов). В связи с этим организация документооборота университета должна регулироваться и упорядочиваться.
Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.
Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение документообразования. Основным методом здесь выступает унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.
Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной уп-
равленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.
Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул.
Сокращение объемов документации достигается построением эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может
ВЕСТНИК МГУС №2 (2) / 2007
ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ И ВОСПИТАНИЯ
быть, и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.
Уменьшение физического размера документов -существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора и т.п.
По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращайся за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%. Объемные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливать с заменяемыми страницами, что позволит не перепечатывать весь текст при внесении изменений. При подготовке документов оперативного характера рекомендуется использовать телеграфный стиль, писать ответы на самом запросе, не писать дополнительной избыточной информации, увеличивая информационный шум, и т.д.
Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.
Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов.
При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети в университете предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, те. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.
Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.
Важное значение имеет соблюдение ГОСТ 6.10.484 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности, установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.
Для решения задач университетского уровня в различных вузах разработаны и внедрены программные системы (например, в Новосибирском государственном техническом университете, в 1992 году), позволяющие автоматизировать наиболее рутинные операции, связанные с составлением и оформлением документации: списки групп, приказы, личные карточки и пр.
Основным недостатком таких систем являются сложность их интегрирования в системы более высокого уровня и закрытость.
Основными свойствами этой системы являются: управляемость пользователем и событиями; возможность интеграции с системами более высокого уровня (ректорат) и более низкого уровня (кафедра, приемная комиссия и т.д.); открытость для модификации и расширения; возможность работы в сети и подготовки данных для служб вуза в электронной форме. Система выполняет следующие функции:
Учет и анализ кадрового состава студентов и преподавателей факультета;
Учет и анализ успеваемости студентов за все время обучения в вузе;
Формирование и накопление приказов;
Формирование и накопление документов по организации учебного процесса (учебные планы, учебные поручения кафедрам, рабочие учебные планы студентам, расписание экзаменов и т.д.);
Учет и анализ финансовой деятельности факультета (стипендии, пособия, контрактные студенты и т.д.);
Формирование и накопление текущей документации (справки, экзаменационные ведомости, списки групп и т.д.);
Контроль своевременного формирования и прохождения документов;
Формирование групп пользователей с присвоением каждому пользователю определенных прав доступа к информации.
Применение программных систем обработки документов, переход к электронным технологиям организации учебного процесса в вузе приведет к увеличению эффективности анализа полученных данных и принятию верных управленческих решений. Это позволит высшему учебному заведению соответствовать современным социально-экономическим и организационным изменениям в стране.
Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - С. 124.
Определение роли системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом. Понятие, структура, методика оценки состояния документационного обеспечения менеджмента персонала на примере ООО "Лолита", разработка программы ее совершенствования.
Подобные документы
Понятие человеческих ресурсов. Основные направления совершенствования кадрового и документационного обеспечения управления. Содержание системы управления человеческими ресурсами организации. Анализ кадрового и документационного обеспечения управления.
дипломная работа , добавлен 08.02.2015
Роль системы управления персоналом в деятельности организаций социально-культурной сферы. Исследование системы управления персоналом на примере ООО "Турист". Совершенствование документационного обеспечения кадровой деятельности туристической фирмы.
контрольная работа , добавлен 12.02.2014
Система документационного обеспечения управления, её место в системе управления персоналом. Анализ документооборота ОАО ЦТД "Диаскан". План организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления.
дипломная работа , добавлен 13.02.2015
Сущность и функции системы управления персоналом. Требования к кадровому обеспечению системы управления персоналом на предприятии. Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом. Кадровая безопасность и охрана труда.
дипломная работа , добавлен 15.11.2010
Обоснование требований к кадровому обеспечению системы управления персоналом. Количественные и качественные характеристики работников, выполняющих функции управления персоналом. Анализ существующего кадрового обеспечения системы управления персоналом.
курсовая работа , добавлен 29.11.2009
Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации. Основные цели, задачи и функции службы документационного обеспечения управления, ее права и ответственность. Анализ порядка организации делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком".
реферат , добавлен 31.03.2015
Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.
дипломная работа , добавлен 06.01.2013
Нормативно-методическая база организации документационного обеспечения. Термины и определения в делопроизводстве. Делопроизводственные функции системы управления персоналом. Документирование оценки деятельности персонала, организация документооборота.
реферат , добавлен 21.03.2010
Понятие, цели и функции кадрового менеджмента. Методы построения и исследования систем управления персоналом на предприятии. Разработка мероприятий по совершенствованию системы управления кадрами на примере ООО "Новэм", для повышения эффективности работы.
дипломная работа , добавлен 01.10.2012
Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности на примере ООО "Теплосеть". Документы, регламентирующие организацию делопроизводства предприятия. Функции специалистов службы по управлению документацией.
