План
Введение
1. НОТ руководителя
2. Рабочее место руководителя и его рациональная организация
3. Оснащенность техническими средствами обработки, учета и хранения информации
4. Требования к организации рабочего места руководителя
5. Проведение встреч на рабочем месте руководителя
Заключение
Список литературы
Введение
Рабочее место руководителя является «мозговым центром» компании и часто задает стилистику оформления всего офиса. Кабинет руководителя, пожалуй, самое необычное и многофункциональное пространство в офисе. Это помещение нельзя отнести ни к внутренней, ни к внешней зоне.
Помимо основной (рабочее место руководителя), кабинет выполняет и представительскую функцию, служит местом проведения деловых встреч, переговоров и совещаний, используется для отдыха и даже как музей «боевой славы» компании или своего владельца. При таком положении дел организация пространства и оснащение директорского кабинета является нетривиальной и сугубо творческой задачей. Причем не только для производителей, поставщиков мебели, архитекторов, дизайнеров, но и для самих глав компаний. Однако существуют общие принципы, которые помогают сделать работу руководителя эффективной, а его кабинет - по-настоящему комфортным и функциональным.
Цель реферата – рассмотреть особенности организации рабочего места руководителя.
1. НОТ руководителя
Научная организация труда (НОТ) является одним из направлений деятельности руководителя. НОТ подразумевает использование современных технологий, методов и приемов организации труда, обеспечивающих эффективную работу менеджера.
Основными элементами научной организации труда являются:
· Рационализация выполнения отдельных видов работ и операций, обеспечивающие рост производительности труда менеджера;
· сокращение прямых потерь времени;
· планирование и контроль использования временных ресурсов;
· перераспределение и делегирование работ.
Рационализация труда руководителя предусматривает:
· организацию рабочего места;
· оптимизацию использования рабочего времени.
Вопрос повышения производительности труда рано или поздно встает перед каждым руководителем. Благодаря научной организации труда производительность может быть увеличена в несколько раз даже без значительных финансовых вложений. Оптимизация рабочего пространства, вопросов разделения и кооперации труда, взаимодействия подразделений и сотрудников, снижение непроизводительных потерь рабочего времени, нормирование труда и оптимизация численности сотрудников – эти и другие мероприятия дадут возможность компании стать более эффективной.
В области научной организации труда руководитель решает следующие задачи: ; ; ; .
2. Рабочее место руководителя и его рациональная организация
Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет зависит и то, как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя (См. рис.1)
Рабочее место руководителя представляет собой обособленную часть помещения предприятия, оснащенную в соответствии с характером выполняемых функций необходимыми средствами труда. Рациональная организация рабочего места руководителя предусматривает:
· подбор необходимых средств труда;
· рациональное их размещение;
· обеспечение условий труда, способствующих поддержанию работоспособности руководителя и исключающих нанесение вреда его здоровью.
Размер площади и оборудование кабинета руководителя зависят от количества участников совещаний или заседаний, проводимых в кабинете руководителя, от количества одновременно приходящих посетителей, номенклатуры и объема дел и документов, различных технических средств и рабочих материалов, таблиц, т.е. планировка кабинета руководителя может быть различной в зависимости и от характера, и объема работы. Разработано несколько типовых рабочих мест для различных категорий руководителей, и с этими проектами надо ознакомиться, решая вопрос о рабочем месте.
При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:
1. Внутренний объем и форма кабинета.
В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м 2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2.
2. Мебель.
Здесь необходимо учитывать следующие моменты:
· антропометрические показатели (рост, длина корпуса, длина рук и др.);
· обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;
· рациональная планировка и компоновка мебели;
· мебель должна выглядеть эстетично.
3. Оборудование.
Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:
· канцелярские принадлежности;
· два телефона (один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.
· компьютер.
· ежедневник.
4. Цветовое оформление кабинета.
Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.
Рис.1. Пример организации рабочего места руководителя
3. Оснащенность техническими средствами обработки, учета и хранения информации
Важное значение имеет оснащение рабочего места руководителя в целом. Это стол модульной конструкции, подвижное кресло, устройство для чтения микрофильмов (на столе), встроенный диктофон, телефон, переговорное устройство.
В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии хорошего программного обеспечения, выхода на внешние компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.
Современные типы рабочих мест руководителей нередко оснащены терминалами. Важнейший элемент терминального устройства - дисплей (экранный пульт) раскрывает перед руководителем широкие возможности для совместной работы с ПК. Дисплей позволяет увидеть в нужный момент на экране формуляры, характеризующие ход производственных процессов, показатели готовой продукции и деятельности предприятия в целом. Такие дисплеи дополняются традиционными техническими средствами общения с подразделениями предприятия.
В работе руководителя применяются и различные средства вызова, обеспечивающие главным образом текущую связь руководителя с заместителями, помощниками и т. д. Удобным средством передачи устной информации являются различные громкоговорящие установки. Эффективную связь в учреждении обеспечивают специальные системы громкоговорящей связи, где возможно соединение любых двух абонентов, имеющих аппараты с наборной клавиатурой.
Современные типы телефонной и громкоговорящей связи позволяют циркулярно проводить служебные совещания, осуществляют выборочные и общие отключения абонентов, перевод на ожидание и т. д.
Руководителю очень часто приходится пользоваться телефоном, причем нередко сразу несколькими аппаратами. Ускорить связь можно с помощью аппарата с автоматическим набором номеров типа «Автонабор» или «Элетап». Первый обеспечивает возможность закодирования 24 семизначных номеров, наиболее часто вызываемых руководителем; второй позволяет сделать это для 60 номеров. Вызов нужного абонента осуществляется нажатием одной из 24 (60) кнопок. Для ряда руководителей необходима радиосвязь. Радиосвязь может быть установлена как в кабинете, так и в автомобиле. Портативные средства радиосвязи отдельные категории работников управления могут иметь на работе всегда при себе. Важно, чтобы из множества различных устройств руководители умели правильно выбрать и использовать соответствующий вид связи.
Для хранения информации руководитель может использовать перфокарты, различные карточки, бланки, журналы учета, блокноты. К простым средствам хранения информации относятся также различного рода папки, альбомы, конверты, ящики, футляры и подставки. Для хранения и систематизации более обширной информации следует использовать картотеки. В настоящее время разработано более 25 конструкций картотек: плоские, вертикальные, вращающиеся. Необходимо стремиться к тому, чтобы все эти носители информации в целом занимали как можно меньше места и чтобы в них можно было бы легко найти нужные данные.
Рациональным способом хранения материалов является подвесной способ, при котором документы располагаются в папках с индикаторами и подвешиваются на направляющихся рейках. Основное преимущество подвесного способа хранения заключается в экономии места и оперативности нахождения и извлечения нужного документа по индикаторному корешку, укрепленному на папке. Причем некоторые индикаторы могут соответствовать не только реквизитам документов, но и срокам их исполнения, важности и другим признакам, по которым руководитель наглядно может представить себе очевидность исполнения того или иного документа. Хранящиеся таким способом документы занимают на 40% меньше места и позволяют экономить, по крайней мере, около 50% времени, затрачиваемого на раскладку материалов при традиционном горизонтальном способе хранения документации.
4. Требования к организации рабочего места руководителя
Условия труда руководителя определяются главным образом:
· площадью помещения;
· санитарными условиями;
· нормой освещенности; температурой помещения;
· уровнем влажности;
· уровнем шума;
· дизайном и цветовой гаммой помещения.
В таблице 1 приведены наиболее общие требования к организации рабочего места руководителя с учетом нормативов СниП.
Таблица 1. Требования к организации рабочего места руководителя с учетом нормативов СниП
| ПОКАЗАТЕЛИ | НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ |
| 1. пространственная планировка рабочего места | По СниПу для служебных помещений |
| 1.1. площадь кабинета | 20-50 кв. мет. |
| 1.2. форма кабинета | Прямоугольник с соотношением сторон 1:1,5; 1: 2 |
| 1.3. Высота потолков | |
| 1.4. соотношение площади пола и окон | 1:10 для служебных помещений, площадь окна= 2,4 кв.мет. |
| 2. санитарные требования | |
| 2.1.средняя температура воздуха (С°) | В теплый период- 22-25, в холодный 18-22 |
| 2.2. кратность обмена воздуха | Приток- 1,5, вытяжка- 1,5 |
| 2.3. Относительная влажность воздуха (%) | Не более 75 зимой, не более 55 летом |
| 2.4. Уровень шума | |
| 2.5. Скорость движения воздуха (м/с) | |
| 2.6. искусственное освещение | 200 лк (люкс) для малых ламп, 75 лк для ламп накаливания |
| 3. офисная мебель | |
| 3.1. рабочий стол | Высота при среднем росте- 720 мм, при высоком- 750 мм |
| 3.2. стол для компьютера | |
| 3.3. вспомогательный стол | Для установки средств связи |
| 3.4. кресло для руководителя | Подбирается в соответствии с антропометрическими данными руководителя |
| 3.5. кресла и стулья для посетителей | |
| 3.6. стол для заседаний | |
| 3.7. шкафы для хранения документов | Специальные |
| 4. средства оргтехники | В соответствии с нормативно-техническими документами |
| 4.1. компьютер | |
| 4.2. диктофонная техника | |
| 4.3. средства обработки документов | |
| 4.4. принтер | |
| 4.5. копировально-множительная техника | |
| 4.6. уничтожитель бумаги | |
| 4.7. средства для вычислительных операций | Калькулятор |
| 5. Средства для связи и системы информации | |
| 5.1.телефон многофункциональный | |
| 5.2. переговорное устройство внутренней связи | |
| 5.3.телефакс | |
| 5.4. радиотелефон | |
| 5.5. программные средства | |
| 6. инвентарь | |
| 6.1.корзина для бумаг | |
| 6.2. лампа настольная | |
| 7. средства психологической разгрузки | В соответствии с технической документацией |
| 7.1.кабинетный тренажер для физических упражнений | |
| 7.2. функциональная музыка | |
| 7.3. радио, телевизор |
Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.
5. Проведение встреч на рабочем месте руководителя
Деловые встречи можно проводить:
· за столом для конференций, совещаний. Это поставит руководителя и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но руководитель хочет лучше наладить межличностный контакт;
· за рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы, которые может увидеть посетитель и по ряду другим причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когда руководитель сидит за рабочим столом, а работник находится спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы не критикуя работник понял свою вину.
Не официальные приемы лучше проводить в “зоне отдыха”. Удобно расположившись на диване или в кресле руководителю и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший с личной и интимной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной.
Заключение
Современный кабинет руководителя фирмы или компании - специфическое помещение, в котором происходит процесс принятия ответственных решений.
Обстановка кабинета должна быть продумана до мелочей, чтобы, во-первых, сделать рабочее место руководителя максимально комфортным, во-вторых, способствовать укреплению имиджа фирмы среди партнеров и конкурентов, в-третьих, это не пространство личного вкуса, обстановка кабинета должна максимально концентрировать в себе фирменный стиль компании.
Итак, обстановка самого главного кабинета офиса должна подчеркивать основные достоинства фирмы, в ней ничего не должно быть лишнего и ничего не должно быть упущено, ведь интерьер должен помочь расположить клиентов и партнеров на долгосрочное и перспективное сотрудничество, а самое главное - создать комфортную атмосферу, которая поможет продумать и воплотить в жизнь интересные и важные проекты фирмы.
Список литературы
1. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1995. - 704 с.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Персональный менеджмент - это последовательное и целенаправленное применение в повседневной практике испытанных методов работы с целью оптимального использования времени, собственных возможностей и сознательного управления своей деятельностью.
Очевидные преимущества персонального менеджмента:
снижение нагрузки,
уменьшение числа возможных ошибок,
сокращение затрат времени и усилий при выполнении работы,
уменьшение числа стрессов,
получение большего удовлетворения от работы,
достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.
Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.
Правильная организация рабочего места предполагает:
соблюдение санитарно-гигиенических норм, включая поддержание постоянной оптимальной температуры в служебном помещении, отсутствие шума и правильную освещенность рабочего места;
цветовую композицию рабочего помещения;
правильную планировку, укомплектование мебелью, различными вспомогательными устройствами и канцелярскими принадлежностями;
оснащение техническими средствами.
По медицинским заключениям при сидячей работе необходим приток свежего воздуха около 30 кубических метров в час (разрешается применение кондиционеров и вентиляционных установок). Благоприятно наличие зеленых растений, не только улучшающих воздух, но и снижающих зрительное и нервное переутомление. Не рекомендуется размещать цветы на подоконниках и шкафах. Также не следует курить на рабочем месте. Действующие нормы температурного режима - 18-20С, относительная влажность воздуха в зимний период от 45 до 50%, в летний - от 50 до 55%. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. При пониженной температуре часть энергии человека расходуется на поддержание температуры тела, следовательно, снижается работоспособность.
Цветовая композиция рабочего помещения должна способствовать снижению утомляемости, поддержанию бодрого настроения у человека. Создание определенного цветового климата рабочего помещения основывается на установленной наукой закономерности, которая проявляется во влиянии цвета окружающей среды на зрение и нервную систему человека.
Цвет существенно влияет на психоинтеллектуальное состояние человека, обращаясь к чувствам, а не к логике человека. Между цветовым решением объекта и естественным восприятием человека существует определенная зависимость, и любой цвет в той или иной степени вызывает подсознательные ассоциации и вполне определенные эмоции. Цвет может нравиться или не нравится, но характер его влияния, специфика его воздействия на психику остаются неизменными, вне зависимости от состояния организма в момент воздействия. Если суммировать достаточно похожие друг на друга многочисленные данные относительно корреляции цветовой палитры с эмоциональным состоянием и прочими параметрами жизнедеятельности организма, признанными экспертами в области комплексного исследования природы цвета, то получается следующая интегральная картина.
Во многом выбор удачного визуального образа зависит от скоординированного и точно рассчитанного соответствия цветов.
Психофизиологическое воздействие цвета зависит не только от освещенности (цвета выглядят по-разному в разное время суток), большей или меньшей насыщенности или размера цветового пятна, но и от расстояния и направления воздействия цвета. Цвет, расположенный по вертикали, воспринимается легким, по диагонали - динамичным, а по горизонтали - устойчивым.
Помещения, окрашенные в светлые тона, кажутся шире, создается зрительное впечатление большого объема. Рациональное цветовое оформление рабочего кабинета руководителя снижает напряжение, повышает производительность труда при наименьших затратах на искусственное освещение. Большое значение имеет декоративное оформление рабочего места (шторы, цветы, светильники, расстановка мебели).
Организация рабочего места руководителя включает выбор правильной планировки, применение таких систем обслуживания, средств связи и условий труда, которые обеспечивают:
удобство, быстроту и высокое качество выполнения функций управления;
непрерывность связи и регулярность поступления необходимой и достоверной информации;
рациональное использование рабочего времени;
комфортность условий труда, и как следствие, - высокую работоспособность и производительность труда руководителя.
Под рабочее место руководителя отводится отдельное помещение, которое должно содержать три зоны: личной работы, коллегиальной деятельности и дружеского общения.
Зона личной работы располагается в наиболее освещенной части кабинета, оснащается рабочим столом, столом-приставкой, рабочим креслом, столом и креслами для посетителей, современным организационно-техническим оборудованием. Рабочий стол должен быть удобным и вместительным (руководитель работает с большим количеством документов). На столе не должно быть папок, документов и других предметов, не нужных для выполнения работы. Рекомендуется на левой стороне стола располагать неисполненные документы, а на правой - исполненные. На столе должны находиться только предметы, необходимые для оперативной работы (лампа, календарь-еженедельник, письменные принадлежности, блокнот для записи). Текущие документы, с которыми ведется работа в течение дня раскладываются на многоярусных лотках. Все, что постоянно требуется во время работы должно находиться в пределах вытянутой руки. Каждый предмет должен лежать на установленном месте.
Зона коллегиальной деятельности оборудуется с учетом требований организации совещательной работы с людьми. Комплектуется специальным столом, стульями и креслами. Также необходимы: карандаши, ручки, листы чистой бумаги, вода и стаканы. Может использоваться техника.
Зона дружеского общения комплектуется журнальным столиком, 2-3-мя креслами и обеспечивается прохладительными напитками. Зона находится в стороне от двух других зон. Ее оформление призвано предрасполагать к дружеской, неофициальной атмосфере общения.
Рабочее место руководителя должно быть оснащено средствами связи и автоматизированной системой информации (коммутатор, телефоны, переговорное устройство, компьютер и т.п.).
Поэтому от того, какую мебель выбирают для своего офиса современные фирмы, зависит физическое состояние и, конечно, производительность туда сотрудников.
Как считают врачи-специалисты, самая «вредная» для сотрудников мебель -- стулья и кресла, так как от сидячего, чаще всего неправильного, положения тела в течение длительного времени страдает опорно-двигательный аппарат. При выборе офисного стула или кресла важно учитывать возможность регулирования высоты сиденья для людей разного роста и комплекции. Стул или кресло обязательно должны быть оснащены прочными подлокотниками и спинкой (иногда с подголовником). Идеальный вариант для работников -- мебель, которая имитирует положение «сползающего человека», в таком случае спинка должна быть подвижной, отклоняться назад, а сиденье -- выдвигаться вперед. Оптимальная величина угла между сиденьем и спинкой стула -- чуть больше 90 градусов -- позволяет работнику иногда откидываться назад. Спинка -- не только поддержка для спины, она также распределяет нагрузку и вес, дает возможность сидеть «динамично», меняя положение. Поэтому хорошо, когда стул или кресло работника имеет спинку, высота которой может регулироваться.
Особое внимание необходимо уделить подлокотникам. Их главная функция -- снижать утомляемость плеч, шеи и верхней части торса, а также поддерживать предплечья. Подлокотники помогают человеку садиться и вставать со стула, но если они неудобны и создают дискомфорт -- они теряют свою практичность. Подлокотники должны слегка касаться нижней части локтей, когда они находятся под прямым углом к спинке стула. Задача подлокотников состоит не в том, чтобы поднимать локти работника, и, если они мешают, их лучше демонтировать.
Офисный стул (или кресло) должен быть функциональным, а потому ему совсем не помешают колесики и шарниры, которые позволяют свободно перемещаться по комнате, придают больше «мобильности» сотрудника, но при этом они не должны снижать его устойчивости.
Не менее важен и край сиденья -- обязательно с мягкой и скругленной внизу формой, которая не нарушает циркуляцию крови в ногах. Лучший стул или кресло для офиса тот, который может регулироваться по высоте сиденья в пределах 40-55 см., по углу наклона сиденья -- до 15° вперед и до 5° назад, по углу наклона спинки -- в пределах 30° от прямого положения, а также по расстоянию спинки от переднего края сиденья -- в пределах 35-50 см. Оптимальные требования к подлокотникам (желательно, чтобы они были съемными, а не стационарными): длина -- не менее 25 см., ширина 5-7 см., регулировка по высоте над сиденьем -- от 23 до 26 см. и по внутреннему расстоянию между ними -- от 35 до 50 см.
Чтобы проверить, правильно ли подобрано кресло или стул, нужно сесть в него и постараться занять «правильное» положение: бедра находятся под прямым углом к туловищу, колени -- под прямым углом к бедрам, ноги твердо стоят на полу либо на подставке (если человек невысокого роста), зазор между передней частью стула и икрами составляет 5 см. Конечно, при подборе оптимальных вариантов посадки необходимо учитывать и высоту рабочей поверхности стола и клавиатуры компьютера.
При выборе стула или кресла для офиса велика возможность пасть жертвой модного дизайна или дешевизны в ущерб здоровью сотрудников. Нужно учитывать, что итальянские производители -- короли дизайна, а польские, китайские и российские стулья не могут похвастаться выгодным соотношением цены и качества. Самыми «безвредными» по отношению к потребителю считаются офисные стулья и кресла немецких фирм.
Существуют особые требования и для офисных столов. На смену простым прямоугольным приходят треугольные, трапециевидные эргономичные формы со сглаженными углами. Оптимальная форма комбинированного стола -- криволинейная угловая с особой тумбой, удлиняющей одну из половинок, предназначенную для письма (короткая половинка предназначена для компьютера). Стол, окружающий работника с трех сторон позволяет использовать максимум площади столешницы.
При выборе офисного стола любой формы необходимо следовать нескольким «золотым» правила: глубина рабочей поверхности -- не менее 60-80 см., ширина -- не менее 120-160 см. Лучшая модель имеет такие параметры -- площадь -- не менее одного квадратного метра (на столе должно быть достаточно свободного места, чтобы было удобно работать, не отрываясь по пустякам), а высота -- около 74 см.
Проверить, подходит стол по высоте или нет, можно прямо в магазине: при посадке край его должен быть на уровне груди, ноги должны стоять под прямым углом, а колени -- не касаться внутренней части столешницы. Идеальный вариант -- когда стол имеет регулируемую по высоте рабочую поверхность.
Еще один важный аспект -- устойчивость. Массивный, тяжелый стол снижает вибрации, вредные для техники и человеческого организма.
Самый распространенный и недорогой материал для офисного стола -- ДСП и другие древесные плиты. Сочетаясь с прочными покрытиями, ламинатом и меламином, такая основа дает отличный результат.
На сегодня наиболее популярными становятся стеклянные столы, которые создают визуальное впечатление свободного пространства и отлично сочетаются с дизайном офисной оргтехники.
Для оборудования офиса используются также стеллажи и шкафы, которые комплексно решают вопрос хранения документов. Часто они являются модульной мебелью, гибко расширяются и модифицируются, способствую максимальной функциональности офиса.
Главное при выборе шкафов и стеллажей в свой офис учитывать их размеры, т. к. если шкафы для документов слишком малы, то бумаги, файлы и папки постепенно скапливаются на столах сотрудников и мешают работе.
Но в идеале такая мебель не должна и загромождать пространство, поэтому для офиса лучше выбрать легкие конструкции из стекла, пластика и алюминия.
Также должны быть предусмотрены дополнительные элементы мебели, например, полочки на столах, функциональные офисные перегородки. Такие «мелочи» помогают создать ощущение нескольких офисов в одном, выделить личное пространство каждого сотрудника, защитить сидящего напротив коллегу от вредных электромагнитных излучений компьютера.
Цвет мебели в офисе может быть разнообразным -- от черного до молочного, но следует помнить, что светлые тона успокаивают, снижают раздражительность. Хорошо воздействует на сотрудников и округлая форма всех предметов меблировки. Отказ от острых углов создает оптимальные условия для работы людей, а также поддерживает в коллективе дух сотрудничества.
Для создания удобного места размещения стендов и книжных полок можно установить стол напротив стены, в офисах с открытой планировкой такое размещение стола помогает исключить случайные помехи и снижает отвлекаемость.
Размещать столы лучше у окна, так, чтобы свет падал слева, а не в глаза, в противном случае -- завешивать окна плотными шторами. Учитывая всевозможные «мебельные аспекты», нельзя забывать и о «человеческом факторе», так как «правильная» мебель -- это еще не залог здоровья и успешной работы сотрудников офиса. У работника в течение рабочего дня должна быть возможность чаще менять позу, вставать из-за стола, прогуливаться по лестнице или хотя бы по коридору. Необходимо пользоваться любым случаем, чтобы пройтись, размяться, а если есть возможность -- сделать и минизарядку.
К АРМ руководителя предъявляются следующие требования:
наличие распределенных баз данных и сведений, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией;
возможность доступа к отдельным базам данных и их ограниченного круга лиц, а к отдельным элементам - только руководителя;
наглядность представления информации в форме, адаптированной к психологическим характеристикам руководителя;
обеспечение оперативного поиска информации;
наличие программного обеспечения принятия управленческих решений;
простота работы;
обеспечение накопления опыта в выработке управленческих решений;
обеспечение оперативной связи с другими источниками информации в пределах организационной структуры объекта управления.
Задачи персонального менеджмента руководитель решает совместно со своим секретарем.
Руководителю необходимы функции калькулятора, записной книжки, рабочего календаря, телефонного справочника и электронной почты. Минимальный набор средств персонального менеджмента реализуется операционной системой Windows.
РАБОЧЕЕ МЕСТО РУКОВОДИТЕЛЯ
Работая в своем офисе или кабинете, менеджер ежедневно пользуется различными техническими устройствами, которые существенно облегчают и ускоряют работу руководителя.
Если бы он устраивался на работу конторским работником сто лет назад, наниматель обязательно поинтересовался бы тем, красив ли у него почерк. Сейчас же в первую очередь спросят о том, умеете ли вы пользоваться компьютером, факсом и прочими техническими средствами.
Рабочее место - это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.
Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Рациональная организация рабочих мест руководителей предполагает правильную их планировку, укомплектование мебелью и необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями и различными вспомогательными устройствами.
Правильно организованное рабочее место играет важную роль для успешного осуществления трудовой деятельности, так как именно на рабочем месте протекает большая часть времени руководителя. Поэтому серьезно подойти к вопросу организации своего рабочего места должен каждый руководитель: от менеджера низшего звена до директора крупного предприятия.
Научный подход при организации рабочего места требует изначально определенных единовременных затрат, но в будущем это позволит руководителю сэкономить свое время и сохранить здоровье.
Рациональная организация рабочего места и создание наилучших условий труда для работников управления включают следующий комплекс основных проблем:
Планировку рабочих помещений на основе изучения и анализа технологии
выполнения основных и наиболее массовых видов работ и потоков информации на предприятии или в учреждении;
Размещение мебели и оборудования на рабочих местах исходя из функций и состава работ, выполняемых каждым работником, и максимального
снижения физических усилий при выполнении работ;
Эффективное использование рабочих площадей с учетом требований рабочего процесса, эксплуатационных характеристик оборудования и оптимальных условий труда.
Особенностью труда руководителя является большой удельный вес умственных (творческих и логических) операций. Этим в значительной степени определяются требования к организации и оборудованию рабочих мест, а также к условиям труда руководителя. На повышении производительности труда благоприятно сказываются шумовой, температурный и влажностный режимы, хорошее освещение, рационально организованное и оборудованное рабочее место, оснащенное современными средствами офисной и вычислительной техники.
Обеспечение рабочего места необходимой оргтехникой позволяет ускорить процесс принятия решений, подготовки служебных записок, отчетов, освобождает руководителя от ненужной, зачастую очень трудоемкой работы.
Эффективность работы руководителя напрямую связана с правильно спланированным и хорошо оснащенным рабочим местом. Не следует забывать при этом, что прибыль любой организации в первую очередь зависит от эффективности деятельности управляющего персонала.
Мероприятия по улучшению условий труда работников управленческого аппарата должны быть направлены на повышение их работоспособности и сохранение здоровья путем создания освещения, соответствующего нормативным требованиям; необходимой чистоты, влажности и температуры воздуха; благоприятной окраски рабочего помещения; устранения шумов; установления правильного режима труда и отдыха, а также на основе применения современных средств оргтехники.
ОБУСТРОЙСТВО КАБИНЕТА (ОФИСА)
Обустройство кабинета (офиса). Внешний вид офиса, кабинета - это лицо его хозяина. По внешнему виду офиса, как правило, составляется определенное впечатление о характере, вкусе и интеллекте руководителя.
Внешний вид офиса зависит от многих факторов, в том числе и от таких, как пол руководителя, возраст; характер, вкус, привычки; характер работы.
Как отсутствие визитной карточки является несоблюдением делового этикета, так и примитивный, а тем более неряшливый вид рабочего места и служебных кабинетов наносит труднопоправимый ущерб деловой репутации фирмы. В итоге страдает профессиональный имидж ее работников.
Основные принципы, положенных в основу оформления любого офиса:
1. Мебель, оргтехника, осветительные приборы и даже канцелярские принадлежности должны быть выдержаны в одном стиле.
2. Прежде чем начать обставлять офис, руководителю необходимо изучить свое
помещение. Размеры офиса должны соответствовать размерам и количеству
предполагаемых к размещению предметов.
3. Необходимо решить, подойдет ли руководителю мягкое освещение или офису нужен яркий свет.
4. Если окна офиса выходят на шумную улицу, придется подумать о шумоизоляции. Солнечная сторона «просит» жалюзи или затемненных стекол.
5. Необходимо решить вопросы декоративного оформления офиса. Например,
современные офисы принято украшать цветами, картинами. Они преображают рабочее место, поднимают настроение не только самому руководителю, но и клиентам, посетителям. Важно не увлекаться - слишком много украшений отнюдь не говорит о хорошем вкусе.
6. Офис должен быть не только красив, но и удобен как для хозяина (руководителя), так и для посетителей.
7. Важно учесть и экологическую чистоту материалов, из которых изготовлена
мебель. Натуральная кожа, стекло, сталь, дерево безвредны. В то же время искусственная кожа, обилие лаков, красок вряд ли будут способствовать укреплению здоровья руководителя.
8. Мебель должна быть расставлена удобно с точки зрения пользования ею.
Прежде всего, это касается рабочего стола. Среди предъявляемых к нему требований на первое место следует выделить его функциональность (удобство пользования столом как рабочим инструментом) и комфортность (создание рабочего на строения у руководителя и посетителя).
9. Размер стола следует подобрать так, чтобы до любого размещенного на нем
предмета можно было легко дотянуться либо доехать, если рабочее кресло на колесиках.
10. Не рекомендуется накрывать стол оконным стеклом, так как оно дает блики,
отвлекает внимание, плохо влияет на зрение, да и на здоровье в целом; гораздо
безобиднее плексиглас (оргстекло), еще лучше обтянуть стол зеленым сукном или
обить кожей. Слева, вне зоны прямой вытянутой руки, целесообразно положить
листы бумаги («чистовики» и «черновики»). В этой же зоне могут находиться рас
сортированные карандаши, фломастеры, клей, ножницы и прочие канцелярские
принадлежности.
11. Целесообразно завести две папки: «К исполнению» и «Выполнено»; первая
- справа, вторая - слева. Папка «К исполнению» поможет уменьшить риск за
быть что-либо важное или потерять на своем столе.
Рабочие помещения также оснащаются необходимым оборудованием и мебелью.
В комплект мебели для оборудования рабочего места руководителя входят:
Письменные столы (обычные и специализированные);
Вспомогательные столы и тумбочки, предназначенные для хранения справочного материала;
Кресла, стулья (подъемно-поворотные);
Шкафы обычного типа или специальные (для хранения документов).
При организации рабочих мест могут быть использованы готовые образцы мебели, выпускаемые промышленностью или изготовленные по индивидуальным заказам.
ПЛАНИРОВКА РАБОЧИХ МЕСТ
Кабинет (офис) руководителя организации может занимать различную площадь и предназначается, кроме работы за столом, для приема посетителей, проведения деловых совещаний.
Наиболее характерна для рабочего места руководителя Т-образная планировка, когда непосредственно к рабочему столу перпендикулярно ставится стол-приставка для совещаний.
При этом следует соблюдать следующие правила:
Отделы, связанные с приемом посетителей (отдел кадров, касса, бухгалтерия,
отдел труда и заработной платы), следует располагать вблизи входа в здание;
Смежные отделы должны располагаться рядом. Например, зал заседаний
должен размещаться рядом с кабинетами руководства и отделами, которые будут
его часто использовать. Канцелярия должна располагаться на одинаковом расстоянии от всех отделов.
Планировка рабочих мест считается рациональной, если выполнены следующие требования:
Рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом об
работки документов. В результате устраняются ненужные перемещения сотрудников и документов;
Площадь рабочих комнат в расчете на одного работающего соответствует
нормативной;
Расстояния между рабочими местами, рабочими местами и стенами, проходы
не затрудняют передвижения;
Предусмотрено оперативное пространство рабочего места, ограниченное зоной максимальной досягаемости и включающее стол и стул, средства составления,
обработки, хранения и поиска документов индивидуального пользования;
Предусмотрено вспомогательное пространство для рабочего места, где располагаются предметы труда и средства оргтехники, применяемые реже;
Группировка рабочих мест при создании зон должна базироваться на общности
выполняемых работ;
Столы сотрудников, которые чаще других принимают посетителей, размещают
ближе к выходу, что исключает лишнее перемещение посетителей;
Шкафы, картотека и другие средства оргтехники общего пользования расположены так, чтобы сотрудникам было удобно подходить к ним и пользоваться ими;
Естественный свет из окон падает на рабочее место слева и спереди;
Обеспечен свободный и безопасный доступ к местам включения в сеть средств
оргтехники;
Исключено неблагоприятное воздействие теплового излучения от приборов
отопления (батареи рекомендуется прикрывать щитами);
Рабочие места расположены так, что исключено отвлекающее влияние уличных раздражителей.
При использовании на рабочем месте профессиональной персональной ЭВМ следует предусмотреть зоны размещения процессора, дисплея, клавиатуры и печатающего устройства, определить места подключения питания.
Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места руководителя средствами труда и их функциональному размещению.
Правильная организация рабочего места не только позволяет создать комфортные условия для работы, что само по себе является важным, но и способствует повышению эффективности и качества труда руководителя.
Рациональная организация рабочего места руководителя предполагает:
Соблюдение санитарно-гигиенических условий;
Оптимальную планировку рабочего помещения и укомплектование его мебелью, различными вспомогательными устройствами и приспособлениями;
Оптимальное цветовое оформление и дизайн рабочего помещения;
Оснащение современными техническими средствами.
Санитарно-гигиенические нормы требует обеспечения чистоты рабочего места в кабинете руководителя, его освещенности и поддержания в нем оптимальных климатических условий.
Поддержание чистоты рабочего места делает его привлекательным, улучшает настроение руководителя и благодаря этому повышает его работоспособность.
Создание оптимальных климатических условий на рабочем месте руководителя предполагает обеспечение притока свежего воздуха, оптимального температурного режима и уровня влажности воздуха. Медики подсчитали, что при сидячей работе необходим приток свежего воздуха около 30 м 3 /ч. Отсутствие свежего воздуха приводит к преждевременному утомлению. Поэтому рабочее место руководителя, как правило, комплектуется вентиляционными установками и/или установками по кондиционированию воздуха. Хорошо влияет на состав воздуха озеленение служебного помещения. Растения обогащают воздух кислородом и, кроме того, снижают нервное и зрительное утомление, выполняют декоративную функцию.
В соответствии с действующими нормами температура в служебном помещении должна находиться в пределах 18-20 °С, относительная влажность воздуха в зимний период - от 45 до 50%, а в летний - от 50 до 55%. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, расслабленность, снижает работоспособность. При пониженной температуре часть энергии, вырабатываемой организмом, затрачивается на борьбу с холодом, что снижает концентрацию внимания на решаемых задачах.
Важнейшим фактором, влияющим на работоспособность, является освещение рабочего места. Помещение (по возможности) должно иметь естественное освещение. При слишком ярком дневном свете следует применять жалюзи. Свет должен падать на рабочую поверхность стола с левой стороны или спереди. Наилучший эффект искусственного освещения достигается сочетанием общего (светильники установлены на потолке) и местного освещения (настольные светильники).
Важным условием рациональной организации рабочего места руководителя является дизайн и цветовое оформление служебного помещения. Это важно как с точки зрения влияния на работоспособность руководителя, так и с позиций создания его делового имиджа. Рабочее место руководителя, как правило, оформляется в строгом классическом стиле. При создании цветового оформления рабочего помещения необходимо учитывать влияние той или иной цветовой гаммы на зрение и нервную систему человека. Цветовой интерьер, воздействуя на психику человека, способен вызвать разнообразные чувства - от подавленности, настороженности до легкости и подъема. Например, светло-голубые тона кажутся холодными; зеленый цвет считается оптимальным, он благотворно воздействует на зрение, оказывает успокаивающее действие; красный цвет действует возбуждающе; оттенки желтого и оранжевого цвета эмоционально согревают.
Планировка рабочего помещения руководителя предполагает
выделение трех зон:
1) личной работы;
2) коллегиальной деятельности;
3) отдыха и дружеского общения.
Зона личной работы располагается в наиболее освещенной части кабинета. Она оснащается рабочим столом, креслом, столом-приставкой для размещения необходимых информационно-технических средств, столом и креслами для посетителей.
Зона коллегиальной деятельности формируется и оборудуется исходя из требований оперативных и прочих совещаний, проводимых руководителем в своем кабинете. Она комплектуется конференц-столом и стульями (креслами) с учетом максимального количества участников таких совещаний. При проведении совещания его участники должны быть обеспечены ручками, карандашами, листами чистой бумаги. Рекомендуется также иметь воду, стаканы.
Зона отдыха и дружеского общения располагается, как правило, в смежном по отношению к основному кабинету помещении. Она комплектуется журнальным столиком, диваном, креслами, обеспечивается прохладительными напитками. При оформлении данного помещения допускаются отклонения от строгого классического стиля: все здесь должно располагать к дружеской, неофициальной атмосфере общения.
Рабочий стол - основное рабочее место руководителя. Поскольку руководителю приходится работать с большим количеством документов, его рабочий стол должен быть удобным и вместительным. Непосредственно на поверхности рабочего стола должны находиться только предметы постоянной необходимости: настольная лампа, календарь-ежедневник, органайзер, набор канцелярских принадлежностей, блокнот для записей, папки для входящих и исходящих документов. Рекомендуется на левой стороне стола размещать неисполненные документы, а на правой - исполненные. Все остальные текущие документы, с которыми руководитель работает в течение дня, располагаются на многоярусных лотках, находящихся в пределах вытянутой руки, чтобы их можно было взять не вставая, причем каждый из них должен лежать в строго установленном месте. Беспорядочное расположение документов вызывает потери времени, связанные с их поиском, и снижает возможности концентрированной работы по выполнению стоящих перед руководителем задач. Документы, не требующиеся для ежедневной работы, справочные материалы, нормативная и законодательная литература располагаются в шкафах для документов и в выдвижных ящиках стола. Документы и материалы конфиденциального характера хранятся в сейфе.
Рабочее место – это зона, оснащенная необходимыми техническими и иными средствами для выполнения трудовой функции работников. Организация рабочего места – это грамотное и рациональное планирование и оснащение рабочей зоны.
Правильная организация рабочего места руководителя и работников имеет очень важную роль - она помогает эффективно выполнять работу, устранить ненужные перемещения, рационально расходовать время на выполнение задач, уменьшить общую утомляемость. Правильно организованное рабочее место помогает значительно повысить производительность труда работников. За обеспечение комфортных и безопасных условий труда работника на рабочем месте отвечает работодатель.
Типы офисной планировки
У офисных помещений, где располагаются работники, можно выделить основные типы планировки:
- Кабинетная - система, при которой основная площадь делится на отдельные помещения - кабинеты. К достоинствам такого типа планировки можно отнести комфортное размещение руководителей и сотрудников, низкий уровень шума. Однако данный тип планировки можно признать не самым бюджетным.
- Открытая (open space) - планировка, при которой сотрудники располагаются в одном большом помещении. Такой тип планировки очень популярен последнее время, так как является достаточно бюджетным. Однако не стоит забывать, что при таком размещении работников необходимо предусмотреть хорошее освещение и кондиционирование воздуха. К минусам такого размещения стоит отнести отсутствие личного пространства и повышенный уровень шума, что приводит к снижению концентрации и быстрой утомляемости.
- Ячеистая - это система планировки подразумевает разделение общей площади помещения передвижными перегородками. Сотрудники имеют личное пространство, коммуникации между отделами не нарушены, руководитель может наблюдать за работой подчиненных.
Стоит иметь ввиду, что для определенных категорий работников установлены особые требования к условиям труда. Так, рабочее место беременной женщины должно отвечать требованиям, установленным действующими санитарными правилами и гигиеническими рекомендациями: для женщин предпочтительно трудится на стационарных рабочих местах, по необходимости менять позу, нежелательно постоянно работать стоя или сидя. Исключены некоторые виды деятельности, например, работы на сквозняке.
Организация рабочего места руководителя
Особое внимание следует уделить организации рабочего места руководителя. От эффективной работы и решений руководителя зависит деятельность и успехи всей компании. Правильно организовать рабочее место руководителя очень важно.
Несмотря на то, что многие начальники предпочитают не занимать отдельное помещение, под рабочее место руководителя рационально выделить отдельный кабинет. У такого решения есть минусы: коммуникация с подчиненными может быть нарушена, невозможно наблюдать за дисциплиной и рабочей обстановкой в коллективе. Однако плюсов гораздо больше: комфортное размещение, отсутствие постороннего шума, возможность организовать рабочее место по своему усмотрению.
Согласно общим требованиям, площадь кабинета руководителя должна быть порядка 20 квадратных метров, предпочтительно прямоугольной формы, с высотой потолков 2,83 - 3,25 метра. Должны быть соблюдены санитарно-гигиенические требования: температура и состояние воздуха, влажность, чистота и т.д. Благоприятной температурой для работы в холодное время года считается температура 22-24 градуса, в теплое время года - 23-25, однако она может различаться в зависимости от энергозатрат трудящегося. При отклонении температуры воздуха выше или ниже допустимых пределов создается ситуация опасного влияния рабочей среды на здоровье и работоспособность человека, поэтому согласно санитарным правилам и нормам предусмотрено снижение времени нахождения на рабочем месте.
Очень важно оснастить рабочее место руководителя необходимыми предметами мебели и единицами необходимой офисной техники. Кроме того, кабинет руководителя нередко становится и местом для совещаний: даже если площадь кабинета не позволяет разместить полноценный стол для заседаний и несколько стульев, необходимо предусмотреть стулья и кресла для посетителей, по возможности дополнительный стол.
