Журналы-ордера и вспомогательные ведомости представляют собой основные формы регистров бухгалтерского учета, используемые в журнально-ордерной форме счетоводства. Основные формы журналов-ордеров ведутся в сочетании со вспомогательными ведомостями, группирующими записи по дебету счета в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов. Как сформировать эти формы в "1С:Бухгалтерии 8" с детализацией по различным аналитическим показателям, рассказывают методисты фирмы "1С".

До появления компьютерной техники основной формой ведения бухгалтерского учета в СССР была журнально-ордерная, основанная на использовании журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей в качестве учетных регистров*. В настоящее время бухгалтерский и налоговый учет в большинстве организаций ведется автоматически с помощью специальных программ, однако для многих бухгалтеров остались привычными формы журналов-ордеров и ведомостей по счету.

Примечание:
* О журнально-ордерной форме счетоводства читайте в номере 6 (июнь) "БУХ.1С" за 2004 год, стр. 42.

Традиционно журналы-ордера построены на использовании принципа регистрации в них кредитовых оборотов по каждому балансовому счету в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Основные формы журналов-ордеров ведутся в сочетании со вспомогательными ведомостями, группирующими записи по дебету счета в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов.

"1С:Бухгалтерия 8" позволяет сформировать журнал-ордер и ведомость по любому счету бухгалтерского учета с помощью отчета "Обороты счета" (меню "Отчеты" -> "Обороты счета"). Отчет "Обороты счета" выводит начальный и конечный остаток и обороты выбранного счета за указанный период, детализацию этих оборотов в разрезе корреспондирующих счетов. Данные выводятся с дополнительной разбивкой по периодам времени (по дням, по неделям, по месяцам и т. д.).

Для первоначального формирования отчета "Обороты счета" достаточно в форме отчета указать организацию, период и выбрать счет бухгалтерского учета. После чего нажать кнопку "Сформировать" на командной панели формы отчета. Для примера сформируем отчет "Обороты счета" по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" для организации ООО "Белая акация" за I квартал 2006 года (см. рис. 1).

Рис. 1

По умолчанию отчет в программе формируется с детализацией по субконто выбранного счета и показывает как дебетовые, так и кредитовые обороты счета, в корреспонденции с другими счетами. В приведенном примере данные в отчете детализированы по субконто счета 60: контрагенты, договоры, документы расчетов с контрагентом.

Для того, чтобы сформировать в программе журнал-ордер или ведомость по счету, нужно выполнить соответствующие настройки отчета "Обороты счета" с помощью кнопки "Настройка…" командной панели формы отчета.

Формирование журнала-ордера с помощью отчета "Обороты счета"

В окне настройки на закладке "Общие" выберем Период - По дням, снимем флажок "Дебет" для "Оборотов со счетами". На закладке "Детализация счета" с помощью кнопки удалим из списка субконто "Контрагенты", "Договоры" и "Документы расчетов с контрагентом" (список субконто на закладке должен быть пустым). После выполнения всех настроек нажмем на кнопку "ОК" в правой нижней части окна настройки (см. рис. 2).

Рис. 2

Сформированный отчет содержит все данные, характерные для журнала-ордера (кредитовые обороты счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в корреспонденции с дебетуемыми счетами), при этом название отчета остается прежним "Обороты счета 60". Отчет детализирован по дням совершения хозяйственных операций (см. рис. 3).

Рис. 3

Формирование ведомости по счету с помощью отчета "Обороты счета"

В окне настройки на закладке "Общие" выберем Период - По дням, установим флажок "Дебет" и снимем флажок "Кредит" для "Оборотов со счетами", правее установим флажок "По субсчетам кор.счетов" для детализации отчета по субсчетам корреспондирующих счетов. На закладке "Детализация счета" список субконто оставим пустым. После выполнения всех настроек нажмем на кнопку "ОК" в правой нижней части окна настройки.

Сформированный отчет содержит все данные, характерные для вспомогательной ведомости к журналу-ордеру (дебетовые обороты счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в корреспонденции с кредитуемыми счетами), при этом название отчета остается прежним "Обороты счета 60". Отчет детализирован по дням совершения хозяйственных операций и по субсчетам корреспондирующих счетов.

Если проводить аналогию с программой "1С:Бухгалтерия 7.7", то отчет "Обороты счета" позволяет с помощью настройки его параметров получить как "Журнал-ордер (ведомость) по счету" так и "Журнал-ордер по субконто". Для получения аналога первого отчета нужно в параметрах настройки на закладке "Общие" выбрать "Период" - "По дням", а на закладке "Детализация" удалить из списка все значения субконто, после чего нажать кнопку "ОК" в форме настройки. Чтобы получить раздельно "Журнал ордер" и "Ведомость по счету", нужно выполнить дополнительные настройки, описанные в настоящей статье. Для получения аналога "Журнала-ордера по субконто" достаточно указать в форме отчета "Обороты счета" счет бухгалтерского учета и период, за который нужно получить данные, и нажать кнопку "Сформировать" в командной панели формы отчета.

Многим предприятиям и организациям необходимо вести журнал-ордер №8 грамотно, регулярно уделяя ему необходимое внимание. И причина не только в том, что он может быть затребован налоговыми службами, или в том, что его форма утверждена законодательно и является единой на территории Российской Федерации. Он действительно нужен, это удобно и безопасно для финансового состояния юридического лица.

Журнал являет собой учетный регистр, в котором проводится аналитический учет показателей расчета по бюджетным и внебюджетным платежам, по кредитам и авансам, а также с дебиторами. Он же предоставляет возможность получить отчетность по доходам акционеров и персонала, отображает долгосрочные и краткосрочные финансовые вложения организации, платежи по аренде.

Предлагается образец бланка, который можно будет скачать по ссылке, расположенной после текста статьи.

Исходная информационная база

Первичной информацией, на которой основывается заполнение журнала, являются первичные документы, оформленные в зависимости от проведенной операции: продажи, покупки, выплаты или оказания (получения) услуги. Используются и листки расшифровок.

Необходимость их отображения в ордере №8 объясняется способностью подтверждать (опровергать) проводимые операции.

Отчетность отображается по счетам №06, 09, 58, 61, 63, 64,67, 68, 73, 75, 76, 77, 97.

Аналитическая часть учета

Отражает показатели, которые при обобщении позволяют выполнять необходимую функцию контроля по финансовой деятельностью организации и ее состоятельностью. При изучении документа можно получить информацию:

• о суммах полученного аванса;
• о частях, в которых была совершена оплата заказов (товаров, услуг) контрагентами.
• по операциям по дебитным и кредитным счетам.

Аналитическая часть учета предшествует синтетической и позволяет совершать расчеты доходов акционеров.

Особенности заполнения ордера №8

Поскольку журнал относится к бланкам строгой отчетности, то:

1. Заполнением ордера №8 занимается бухгалтер.
2. Необходимо точно проставить все отметки, а оттиски печати и подписи ответственных лиц (бухгалтера и директора) должны быть отчетливыми.
3. Внесенные данные должны быть достоверными, точно соответствовать графам.

Документ подлежит проверке налоговыми органами, и в случае допущенных нарушений ответственным лицам грозят штрафные санкции.

Поскольку ведение подобной документации - процесс весьма трудоемкий и сложный, можно воспользоваться автоматической формой ведения учета, особенности которой, а также других журналов, предлагаются в видео по ссылке.

В отдельных консультациях мы рассматривали и , а также приводили примеры их заполнения. В этом материале расскажем о журнале-ордере № 10.

Для чего используется журнал-ордер 10

Журнал-ордер № 10 применяется для выявления оборотов по кредиту следующих основных счетов (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63):

• 05 «Амортизация нематериальных активов»;
• 20 «Основное производство»;
• 21 «Полуфабрикаты собственного производства»;
• 23 «Вспомогательные производства»;
• 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
• 96 «Резервы предстоящих расходов»;
• 97 «Расходы будущих периодов»

в корреспонденции со счетами учета затрат на производство.

Основанием для записей в журнал-ордер № 10 являются данные ведомостей № 12 о затратах цехов основного и вспомогательных производств и ведомости № 15 об общезаводских расходах, расходах будущих периодов и резерве предстоящих платежей.

Журнал-ордер 10: образец заполнения

Форму журнала-ордера № 10 организация разрабатывает самостоятельно с учетом своей специфики. Упрощенную форму журнала-ордера 10 (бланк) скачать можно .

При применении бухгалтерских программ построение журналов-ордеров производится автоматически на основании отраженных в бухгалтерском учете первичных учетных документов.

Для заполнения журнала-ордера № 10 приведем условные данные за октябрь 2016 года:

Каждую хозяйственную операцию, будь то поступление в кассу, покупка оборудования или списание ГСМ, нужно подтвердить первичным документом и принять к учету. Регистрировать первичку следует в момент операции либо сразу после ее завершения. А для систематизации информации принято использовать специальные учетные регистры — журналы хозяйственных операций.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Форму бухучета, при которой все данные о хозяйственных операциях учитываются и систематизируются журналах регистрации хозяйственных операций, называют журнально-ордерной.

Основные принципы таковы:

1. Записи производятся исключительно по кредитующим счетам, с указанием корреспонденции по дебету.
2. Записи синтетического и аналитического учета совмещены в единой системе учета.
3. Данные отражаются в учетных документах в разрезе показателей, необходимых для контроля и формирования отчетности.
4. Можно применять объединенные журналы по связанным счетам.
5. Можно формировать их помесячно.

Применять такую форму бухучета не обязательно. Организация может вести учет по мемориально-ордерной форме, в основе которой составление мемориальных ордеров на каждую хозяйственную операцию. Такой вид имеет ряд недостатков: значительное отставание аналитического учета от синтетического, а также повышенная трудоемкость: приходится дублировать записи несколько раз.

Формы журналов

Для бюджетников Минфин разработал и рекомендовал унифицированные бланки (Приказы от 23.09.2005 №123н и 10.02.2006 №25Н). Но применять их не обязательно (№402-ФЗ от 06.12.2011). Организация в праве самостоятельно разработать и утвердить бланки журналов учета. Но для этого их следует утвердить отдельным приказом руководителя или в виде приложения к учетной политике.

Бланк журнала ОКУД 0504071

Перечень действующих журналов

Бюджетники используют такие виды.

Некоммерческие организации применяют другие.

Особенности формирования регистров бухучета

Закон №402-ФЗ устанавливает обязательные требования к учетной документации. Не зависимо от того, какой вид бланка был выбран организацией: унифицированный или разработанный самостоятельно.

Обязательные реквизиты регистра:

1. Наименование документа и его формы.
2. Полное наименование учреждения.
3. Дата начала и дата завершения ведения записей в журнале. Период, за которыйон сформирован.
4. Вид группировки объектов учета (хронологическая или систематическая группировка).
5. Указание единицы измерения объектов бухучета, либо денежной величины измерения.
6. Указание должностных лиц, ответственных за ведение регистра.
7. Подписи ответственных лиц.

Регистрационные журналы составляются на бумажном носителе, либо в электронном виде. Для последних понадобится электронная подпись, которой заверяется документ. Без подписи (электронной или рукописной) журнал-ордер считается недействительным.

Исправления допускаются. Внести их может только лицо, ответственное за ведение журнала. Рядом следует указать дату и заверить исправительную запись подписью, с расшифровкой должности и ФИО ответственного лица.

Правила заполнения

Для каждого журнала действуют свои особенности заполнения. Рассмотрим основные правила заполнения подробнее.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ЖО №1)

Делаем записи на основании отчета кассира, подтвержденного соответствующими документами ( и ) по итогам рабочего дня. Если движения по кассе незначительные, допускается вносить записи в регистр за 3-5 дней, по нескольким отчетам одновременно. Тогда в поле «Дата» указываем период, за который делаем записи. Например, 3-6 или 20-23.

Журнал-ордер 2

Записи осуществляются на основании банковских выписок и прочих подтверждающих документов (чеков, отчетов о состоянии лицевого счета). Допускается внесение одной записи по нескольким банковским выпискам. В таком случае, в поле «дата» обязательно указываем начальную и конечную дату выписок.

Журнал-ордер 6

Заполняем регистр на основании документов, подтверждающих расчеты с поставщиками и подрядчиками. Объединение записей не допускается. Итоговые остатки предыдущего периода переносятся в следующий регистр, в поле «Сальдо на начало месяца».

Журнал-ордер 7

Регистрируем расчеты с подотчетными лицами. По каждому авансовому отчету делаем отдельные записи. Не допускается объединение или группировка строк.

Журнал-ордер 13

Делаем записи о расходах на собственное производство, в разрезе каждой хозяйственной операции (амортизация, заработная плата производственного персонала, материалы, расходы будущих периодов и прочее).

При использовании автоматизированных бухгалтерских программ данные в журналах-ордерах заполняются автоматически. Причем записи формируются по каждой хозяйственной операции в отдельности.

Компания должна оформлять операции с наличными деньгами по кассе первичными документами, в соответствии с Порядком ведения операций по кассе. Ранее для их учета и группировки применялись еще и специальные регистры – журналы-ордера №1, а также ведомость №1 к нему. В настоящее время данные документы используются в специализированных программах в качестве одного из видов отчета при выборке.

Журнал ордер 1 применялся ранее при одноименной форме учета. На основе ее построены в настоящее время программы по бухгалтерскому учету. В них все журналы ордера заполняются автоматически, после оформления первичной документации.

Только на малых предприятиях еще сохранилась данная форма учета, при которой суммы по первичным документам нужно разносить в специальных таблицах. Однако, и здесь достаточно редко сейчас можно встретить заполнение журнала ордера в ручную.

Главное его достоинство заключается в возможности группировать документы одновременно в хронологическом порядке и по счетам бухгалтерского учета, то есть по направлениям расходования средств. А построение ее по принципу шахматной ведомости, значение итога по столбцам равно общему итогу по строкам, предоставляет возможность дополнительно осуществлять контроль за правильностью разнесения документов в Главной книге.

Журнал ордер № 1 и ведомость к нему в настоящее время не являются обязательными к заполнению. Их составляют в качестве одного из видов сводных отчетов для контроля и получения информации в разрезе использования наличных денег.

Кроме того, существуют разновидности этого регистра для предприятий разных отраслей. В строительстве оформляется – журнал-ордер 1с, в сбытовых и снабженческих фирмах - журнал-ордер 1сн.

Порядок применения журнала

Журнал-ордер оформляется на основании данных из расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей или отчетов кассира. Он может составляться в настоящее время за любой период - день, неделю, декаду, месяц. На крупных предприятиях с большим количеством документов по кассе его оформляют за один или несколько дней. Журнал-ордер №1 служит только для отражения операций по кредиту сч. 50 Касса, для аналитики по дебету используется ведомость № 1.

Кассовый документ или отчет кассира отражаются в шахматной ведомости. Если регистр составляется за день, по горизонтали указывается номер по порядку, в противном случае дата оформления первичных документов. Суммы распределяются в столбцах в соответствии со счетами учета, указанных в них.

При закрытии журнала-ордера подсчитываются итоги по каждой строке и графе. Сумма всего должна сойтись «на угол». После этого выводится остаток по кассе (сальдо) на конец периода.

Данный регистр после оформления (распечатки) подшивается вместе с первичными документами, которые в нем отражены.

Остатки на определенные даты в нем должны совпадать с сальдо в отчетах кассира, а итого - с оборотом по кредиту сч. 50 в Главной книге за соответствующий период.

Образец заполнения журнала-ордера №1

В верней части документа указывается название фирмы, ее регистрационные номера, адрес.

Ниже заполняется «Журнал-ордер №1» и если он формируется за несколько дней, то указывается дата начала и конца периода.

Название граф таблицы содержат коды счетов бухучета, в дебет которых с кредита сч. 50 относятся суммы. По Плану счетов, который дает примерную корреспонденцию по данному счету, можно проверить правильность используемых кодов в первичных документах.

В первой графе отражается номер по порядку производимой записи или дата операций по кассе, если разносятся отчеты кассира за несколько дней.

Последняя строка журнала-ордера также содержит итоги, но уже по разным счетам (по направлениям расходования средств).

Отчет визируется директором компании и главным бухгалтером с расшифровкой их личных данных.

Нюансы

Если журнал-ордер №1 оформляется за день, то у него графа сальдо по дебету отсутствует.