Вопросы по делопроизводству на собеседовании. Как успешно пройти собеседование на должность секретаря? Собеседование секретаря: как выбрать помощника руководителя, референта и офис-менеджера

Узнайте больше о должностных обязанностях секретаря-референта. В этот список входят, как правило, организация встреч для руководителя, поддержание бумажной и электронной систем регистрации документов, ведение записей, использование баз данных для внесения и формирования информационных отчетов, работа с многоканальным телефоном (переадресация звонков), а также подготовка некоторых документов, таких как докладные записки и исходящие письма (бумажные и электронные).

Соберите информацию о компании. При подготовке к любому собеседованию, необходимо собрать максимум информации об организации, в которую вы хотите устроиться на работу. Так, вы покажете работодателю, что заинтересованы в получении именно этой должности, а не находитесь отчаянном поиске любой работы.

Ознакомьтесь с вакансией. У каждого работодателя свои требования к уровню профессионализма, квалификации будущего сотрудника, а также свое понимание его функциональных обязанностей. Важной частью подготовки к собеседованию является изучение особенностей той вакансии, на которую вы подали резюме. Если для одного работодателя приоритетом является своевременность и пунктуальность, то для другого важна гибкость и креативное мышление.

Будьте готовы рассказать о прошлой работе, вашем опыте, профессиональных навыках, а также о ваших сильных и слабых сторонах. Приготовьте краткое, лаконичное объяснение, относящееся к конкретной должности в рамках этого собеседования.

Просмотрите свое резюме. Вы должны быть готовы отвечать на вопросы по нему. К тому же, следует убедиться в том, что в нем отражена актуальная информация, подтверждающая ваши навыки работы секретарем-референтом.

Попрактикуйтесь в скоропечатании. Очень часто при выборе секретаря-референта, на собеседованиях проводится тестирование по ручному введению данных на время (скорость печати). Это значит, что часть времени, отведенного на подготовку к предстоящему собеседованию вы должны уделить практике скоропечатания и развитию навыков работы с десятичной клавиатурой.

Подбор секретаря только на первый взгляд является простым делом. Основные функции секретаря это: прием посетителей, телефонных звонков, обработка входящей-исходящей документацией, обеспечение и организация работы руководителя и техническое обеспечение приемной (офиса). Спектр требования, которые предъявляются секретарю, довольно широк. Это и нание этикета, этики, эстетики, культуры делового общения, соблюдение дрес-кода. Знание ПК, офисной оргтехники, ведение делопроизводства,

Среди личных качеств можно выделить наличиле организаторских способностей, коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность, тактичность, самостоятельность эмоциональная устойчивость внимательность, хорошая память неконфликтность,

Вопросы для собеседования с секретарем

1. Легко ли вы нас нашли? (Для снятия напряжения)
2. Вы сейчас работаете?
3. Почему вы ищете работу? (Мотивация работы)
4. Что вам нравится в данной профессии? (Амбициозность)
5. Кем вы себя видите через три года? (Целеустремленность)
6. Что планируете сделать, чтобы достичь желаемого? (Реальная оценка своих возможностей)
7. Готовы ли вы в случае необходимости учиться? Какими путями вы намерены идти к своей цели? К кому будете обращаться за помощью? (Способность учиться, искать реальные пути достижения цели)
8. Вы ощущаете дискомфорт, когда кто-то достигает успехов в той сфере, в которой вам бы тоже хотелось работать? (Целеустремленность)
9. Возникают ли у вас конфликты с людьми из-за невыполнения ими своих обещаний или обязанностей? (Дисциплинированность, ответственность)
10. Есть ли у вас организаторский опыт? Что именно вы организовывали? (Организационные способности)
11. При проведении каких-либо служебных мероприятий какую функцию вы выполняете? (Инициативность)
12. Приходилось ли вам выполнять производственные задания в свободное время? (Ответственность)
13. Как вы планируете свой рабочий день? (Организованность)
14. Когда возникают неожиданные изменения в вашем трудовом распорядке, легко ли вы переключаетесь на другую работу? (Скорость реакции)
15. Были ли случаи, когда вам приходилось говорить неправду? (Честность)
16. Ваши действия в подобных ситуациях? (Честность, артистизм)
17. Что вам не нравится в людях?
18. Вам нравится наука «психология»? Как вы совершенствуете свои знания?
19. Что вас может обидеть или вывести из равновесия? (Эмоциональная и психологическая устойчивость)
20. Как вы ведете себя с людьми, обидевшими вас? (Порядочность, уравновешенность)
21. Когда у вас или у ваших близких родственников случаются неудачи, анализируете ли вы их причины? (Способность к логическому анализу)
22. Часто ли вам приходилось самостоятельно принимать важные решения? (Объективность суждений)
23. Кто может повлиять на ваше мнение или решение? (Наличие авторитетов, собственная уверенность)
24. Из каких источников вы черпаете для себя информацию? (Общая эрудированность, интеллектуальный потенциал)
25. Что вы обычно смотрите по телевидению?
26. Чему вы отдаете предпочтение: книгам или периодическим изданиям?
27. Любите ли вы рассказывать знакомым о просмотренном фильме или новостях обстоятельно и подробно? (Внимание, память)
28. С какими людьми вам легче всего общаться? (Гибкость в общении)
29. Вам часто приходится первой начинать разговор с незнакомыми людьми?
30. Что входило в ваши обязанности на предыдущей работе? (Профессиональная ориентированность)
31. Как вы относитесь к ненормированному рабочему дню?
32. Как Вам легче формулировать мысли: в устной или письменной форме?

В современных компаниях должность секретаря очень ответственная. Он является лицом фирмы. Именно поэтому сейчас секретарями берут не просто симпатичных, а умных и образованных . Они обеспечивают компании нужную репутацию серьезного и надежного заведения.

В большинстве случаев в обязанности секретаря всходит разнообразная помощь директору. Мелкие поручения типа распечатки документов, договоренностей о встречах, коммутация с подчиненными - это только часть большой работы. Очень часто секретари отвечают за заказ воды и канцтоваров в офис, печать мелкой полиграфии (визиток), логистику и многое другое. Все это обязательно нужно уточнить на собеседовании.

Работодателя может интересовать ваш уровень знания английского языка, особенно если у фирмы есть зарубежные партнеры. В этом случае хороший уровень обязателен.

Выбирая костюм для собеседования, лучше придерживаться традиционных синих, серых, черных оттенков. Для варианта с юбкой обязательны колготки, даже в самый жаркий летний день.

Основы бухгалтерского учета, умение работать с программами world и excel - также являются стандартными требованиями при приеме на работу секретаря. На собеседовании могут попросить быстро напечатать текст или построить таблицу. К этому обязательно нужно быть готовыми.

Как вести себя на собеседовании

К собеседованию нужно тщательно подготовиться. Деловой костюм должен быть достаточно строгим, чтобы работодатели поняли, что вы профессионал. Можно принести с собой портфолио, в которое поместить отчеты о выполненных задачах. Кроме того, можно запастись рекомендательными письмами от прошлых работодателей.

Диплом не очень важен при устройстве на работу секретарем. При собеседовании на эту должность берут в расчет опыт и навыки работы, а не то, какой ВУЗ был окончен.

На собеседовании следите за речью. Не торопитесь, говорите четко, правильно выстраивайте фразы. Не спешите . Дайте работодателю понять, что вы человек ответственный, сначала думаете, а потом делаете. А вот задания выполняйте как можно быстрее. Это скажет о вашей компетентности в выбранной области работ.

Не стесняйтесь задавать вопросы. Вы так же нуждаетесь в работе, как и интервьюеры - в ваших услугах. Поэтому стройте диалог, давая понять, что вы тоже пока не определились, подходит ли вам организация.

Расскажем, как организовать собеседование секретаря, о чем спрашивать офис-менеджера и как HR-у оценить качества и навыки кандидата. Бонус - образцы нужных документов.

Из статьи вы узнаете:

Материалы по теме:

Какие требования установить при подборе секретаря и ассистента

На манеры, коммуникативные навыки и внешний вид секретаря будут обращать внимание и сотрудники, и клиенты, и партнеры компании. Он как визитная карточка организации или лицо компании, миновать общения с которым сложно, а иногда и вовсе нереально. А секретарь-референт, помимо всего прочего, должен хорошо разбираться в принципах и специфике работы организации, а также уметь находить общий язык с непосредственным руководителем.

Сотрудник должен в целом соответствовать должности, разбираться в основных функциях, уметь работать с документацией, знать особенности работы руководителя. Кроме того, он постоянно общается с людьми, поэтому высокий уровень грамотности просто необходим. Он должен одинаково хорошо владеть устной и письменной речью.

Образец должностных обязанностей, на основании которых можно формулировать требования к секретарю:

1. неконфликтность;
2. коммуникабельность, умение доброжелательно и тактично общаться с людьми;
3. пунктуальность и хорошая память;
4. наличие организаторских способностей;
5. ответственность и дисциплинированность;
6. эмоциональная устойчивость и внимательность.

Включите в обязательные требования:

1. знание английского языка или любого другого, если компания работает со странами мира;
2. владение ПК, умение работать с ПО;
3. знание кадрового делопроизводства.

Не надейтесь, что найдете уникального сотрудника, который сможет заменить любого специалиста в период его отсутствия. Чем выше требования вы устанавливаете, тем больше должна быть зарплата. Тогда увеличится шанс найти образованного и эрудированного секретаря или офис-менеджера.

План собеседование на должность секретаря

Работа секретаря в условиях современного офиса требует высокой стрессоустойчивости и хороших навыков работы с компьютером, поэтому любая специальная подготовка (курсы секретарей) и наличие практического опыта приветствуются. Начинайте общение с кандидатом на должность секретаря с изучения резюме и рекомендаций с предыдущих мест работы. В первую очередь анализируйте информацию о квалификации и опыте работы специалиста.

План подбора кандидата на должность секретаря

• Изучения резюме соискателя;
• Изучите рекомендации с предыдущих мест работы (если есть);
• Проанализируйте информацию о квалификации и опыте работы специалиста;
• Пригласите потенциального кандидата на собеседование.

После первичного отбора кандидатов наиболее перспективных соискателей следует пригласить на собеседование: на работу секретарем часто устраиваются люди, не обладающие необходимыми для такой должности чертами характера, поэтому задача рекрутера заключается в отклонении таких кандидатур после личной встречи и беседы.

Если обращать внимание только на резюме, можно по ошибке принять на работу не самого подходящего человека. Нередко приходится слышать от менеджеров по персоналу сетования из разряда «наш секретарь знает три иностранных языка и получил два высших образования. Однако если он будет опаздывать и не поймет специфику работы предприятия, его придется уволить.

Совет: проведите метапрограммное интервью, чтобы отобрать профессионального секретаря, который справится даже со сложными задачами.

Метапрограмма «Вид референции»: интерпретация

Как проходит собеседование на должность секретаря

Если начальнику требуется секретарь-референт, настройтесь на длительное и непростое собеседование. Учитывайте, что помощник руководителя, соответствующий всем требованиям работодателя, считается редкой птицей, поэтому найти его - большая удача для рекрутера. Кандидат, претендующий на такую должность, должен обладать не только всеми присущими хорошему секретарю навыками, но и разбираться в специфике работы компании, а также, что немаловажно, находить общий язык с руководителем.

Соответственно, в анкету добавляют новые вопросы. На собеседовании помощник руководителя должен продемонстрировать:

• умение правильно расставлять приоритеты в работе,
• соответствие стандартам корпоративной культуры,
• знание хотя бы одного иностранного языка,
• вовлеченность в бизнес-процесс.

Чтобы понять, сработается ли претендент со своим непосредственным начальником, определите темперамент руководителя и потенциального секретаря, проанализируйте их сочетаемость. После того, как первое собеседование на вакансию секретаря отсеет заведомо неподходящих кандидатов, проведите вторую встречу вместе с руководителем: личное взаимодействие поможет разрешить все сомнения.

Типы темпераментов по типологии DISC: как с ними сработаться

Вопросы для собеседования на должность секретаря

Чтобы понять, насколько кандидат подходит на должность секретаря, рекрутер предлагает ему ответить на ряд вопросов. Включите в анкету как стандартные вопросы, так и дополнительные, которые составьте самостоятельно.

Используйте в работе

Обычно задают такие вопросы секретарю на собеседовании.

Группа вопросов на собеседовании секретаря для определения уровня организованности кандидата:

1. Возникают ли у вас конфликты дома или на работе из-за невыполнения домочадцами или сотрудниками обещаний или игнорирования своих непосредственных обязанностей?
2. Есть ли у вас практический организаторский опыт, и если да, то в какой сфере?
3. Как вы планируете свой рабочий день (неделю)?
4. Можете ли вы параллельно выполнять несколько разноплановых задач?

Вопросы, выявляющие особенности характера и восприятия человека:

• Готовы ли вы тратить свое время на обучение, если возникнет потребность в получении новых знаний?
• Если вы вступаете в конфликт с другим человеком, что чаще всего служит поводом?
• Приходилось ли вам выполнять рабочие обязанности в свободное от работы время? Как вы к этому относитесь?
• Легко ли вы переключаетесь на другую работу?
• Что вы предпочитаете читать – книги или периодику?
• На что вы обращаете внимание при первой встрече с человеком? Запоминаете ли мелкие детали?
• Что может вывести вас из равновесия или обидеть?

И наконец, вопросы на собеседовании секретаря для получения информации о коммуникативных способностях соискателя:

1. Часто ли вам приходится общаться с незнакомыми людьми?
2. С людьми какого типа вам проще всего взаимодействовать?
3. Вам легче формулировать свои мысли и взгляды в письменной или устной форме?
4. Можете ли вы начать разговор первым (первой)? Это вызывает у вас дискомфорт?
5. Что вам не нравится в людях? Стараетесь ли вы всегда честно говорить людям нелицеприятные вещи или предпочитаете держать свои эмоции при себе?

Не забудьте расспросить кандидата на должность секретаря обо всех обязанностях, выполняемых на предыдущем месте работы, планах на будущее и оценке собственных возможностей, а также о мотивах, побудивших искать работу. Полученные ответы помогут сформировать психологический портрет потенциального работника более полным.

Чтобы собеседование на должность секретаря прошло с максимальной отдачей, не превращайте общение с соискателем в «игру в одни ворота» : обязательно ознакомьте его с основной информацией о компании, должности, которую он хочет занять, и основных функциях секретаря в вашем офисе. Оставьте немного времени для ответов на вопросы кандидата (а если он действительно внимательный и ответственный человек, они у него наверняка возникнут).

Как подобрать подходящего секретаря или офис-менеджера в

Еще несколько десятилетий назад секретарями работали все, кому не лень. Поэтому будьте готовы, что на собеседовании придут различные соискатели, часть из которых не соответствует современным требованиям. Сразу оценивайте их внешний вид. С теми, кто не соответствует, проводите формальное собеседование. Не отказывайте сразу - лучше проведите интервьюирование со всеми соискателями, затем отберите лучшего, а всем неподходящим отправьте письмо.

Образец письма с отказом в работе

Уделяйте внимание не только образованию, опыту, но и общему представлению о кандидате. Попросите сторонних наблюдателей оценить манеру поведения , общения. Если вы займетесь этим в одиночку, не исключена вероятность, что отсеете идеального кандидата только потому, что именно вам он не нравится. Сугубо личная оценка - то, что мешает рекрутеру.

Не относитесь к процедуре подбора формально. Проверяйте качества, навыки. Желательно оценить стрессоустойчивость, скорость мысли. Устройте небольшую проверку в реальных условиях, в которых предстоит работать сотруднику. Например, если в его обязанности входит телефонное общение, попросите одного из сотрудников выступить в роли разъяренного клиента.

Дополнительно проводите профессиональное тестирование. Проверяйте письменную речь, счетные навыки, знания ПК, иностранного языка, умения работать с ПО. Помните, что лучше показаться дотошным руководителем, чем потом вновь начинать подбор, так как предыдущий претендент вам не подошел.

Успешное прохождение собеседование на должность секретаря руководителя компании будет зависеть от вашего делового внешнего вида, профессиональных качеств, коммуникабельности и умения быстро ориентироваться даже в самых неожиданных ситуациях, сглаживая острые углы и незамедлительно отвечая на каверзные вопросы.

Занять вакантную должность секретаря в крупной компании можно только после собеседования. Единой инструкцией о том, как его блестяще пройти – нет, поскольку требования к соискателям могут быть разными. Тем не менее, общие правила поведения на собеседованиях все же существуют. Их знание позволит кандидату на вакантную должность преподнести себя с лучшей стороны, полнее раскрыть свой профессионализм, продемонстрировать свои знания и умения.

Порядок подготовки к собеседованию

Собираясь на собеседование в качестве соискателя на вакантную должность секретаря, первое, что нужно сделать, это постараться получить максимум информации как о самой компании, так и о направлениях ее деятельности. Помочь вам в этом может интернет, в котором вы найдете и сайт компании, и отзывы о ней. Это необходимо для того, чтобы вы смогли примерно понять, какие требования к секретарю в ней предъявляются, а также какими навыками и умениями он должен обладать.

Совсем не лишним будет узнать имя руководителя и прочих должностных лиц, а также точный адрес из офиса для того, чтобы заранее продумать маршрут, что исключит риск опоздания на собеседования. Теперь осталось лишь сложить все свои документы в одну папку так, чтобы их удобно было доставать, если лица, проводящие собеседования, попросят вас их предъявить.

Общие правила успешного прохождения собеседования

Секретарь – это первый помощник руководителя и лицо компании. В его должностные обязанности входит множество функций, которые он должен с блеском выполнять, равно как и владеть полной информаций о деятельности компании и о ее структуре. Он является как бы связующим звеном между первым руководителем и начальниками его структурных подразделений. Он также первый принимает гостей, которыми выступают партнеры по бизнесу, инвесторы, контролирующие органы и т.д. Поэтому к внешнему виду секретаря предъявляются повышенные требования. На собеседование нужно прийти:

• В деловом костюме;
• С легким макияжем;
• С аккуратной прической;
• Без резкого парфюма.

Опоздания в данной ситуации недопустимы. Если же вы, наоборот, пришли слишком рано, то сразу заходить в офис не нужно. Прийти следует не ранее, чем за 10 минут до назначенного времени.

Первое, что нужно продемонстрировать соискателю, это:

• Знание делового этикета;
• Хорошие манеры;
• Правильную речь;
• Внимательность;
• Доброжелательность;
• Способность быстро ориентироваться в ситуации и незамедлительно отвечать даже на самые каверзные вопросы.

Соискателю не нужно стесняться переспрашивать вопрос или дополнительно уточнять интересующие его моменты. Умение выстраивать диалог очень ценится среди секретарей, равно как и желание хорошо выполнять свои должностные обязанности.

• Как завершить собеседование так, чтобы повысить своих шансы на успех
• Готовимся к собеседованию на английском языке (Деловой английский язык для секретаря)
• Руководитель-женщина и руководитель-мужчина: как с ними взаимодействовать?

Как грамотно выстроить беседу?

Любое собеседование начинается с рассказа соискателя о себе. Потенциальному работодателю нужно рассказать не только о своем образовании и предыдущем месте работы, но и о своих профессиональных качествах, навыках в делопроизводстве и умении правильно организовать работу.

В своем монологе желательно как можно меньше употреблять местоимение «Я», заменяя его на «Мы», «Наша компания» и т.д. В рассказе не нужно говорить о своем здоровье или о наличии материальных затруднений, не следует слишком распространяться о компаниях, в которых вам приходилось работать, не стоит и обсуждать своего прежнего руководителя.

Во время монолога постарайтесь произвести на проводящих собеседование лиц хорошее впечатление. Вы должны выглядеть, как образованная и всесторонне развитая личность, желающая работать на благо этой компании. Ваши глаза не должны быть опущены вниз, но и высокомерие тоже недопустимо. Хороший секретарь должен уметь чувствовать «золотую середину».

Довольно каверзным вопросом может стать причина вашего увольнения с предыдущего места работы, особенно если вы работали там по этой же специальности. К этому вопросу нужно быть готовой и вне зависимости от истинной причины назвать нейтральную – смена места жительства и т.п.

Не менее важным для решения отдать вам вакантную должность, будет ваш ответ на вопрос, зачем вам это должность, чего вы планируете достичь, получив должность в этой компании. Правильным ответом будет – повышение своего профессионализма и карьерный рост. Вашей задачей №1 будет дать понять потенциальному работодателя, что вы легко обучаемы и новую информацию схватываете буквально на лету. Это должно убедить его в том, что недостающие навыки вы приобретете очень быстро. Но не переоценивайте себя. Если компании требуется секретарь со знанием английского языка, а он у вас на уровне школьного курса, то это место работы вам пока не подходит. Выучить иностранные языки за короткий срок невозможно.

Правильные ответы на каверзные вопросы потенциального работодателя

Ни одно собеседование не проходит без стандартных вопросов к соискателю. Их задают для того, чтобы лучше понять, что же это за человек сидит перед ними. При тестировании на собеседовании потенциального секретаря, вопросы задают ему такого плана:

1. На что вы в первую очередь обращаете внимание, вступив в новую должность?

Ответ: на организацию рабочего места, царящую в коллективе атмосферу, социальные гарантии.

1. Какие вы строите планы на недалекое будущее?

Ответ: избегая конкретики, рассказать о желании карьерного роста, без указывания должности, которую хотели бы занять.

1. Ваши недостатки?

Ответ: назвать недостатки нужно обязательно, но так, чтобы превратить их в достоинство, к примеру, я не могут отказать в помощи коллегам по работе даже в ущерб своим личным интересам.

1. Почему вакантная должность должна достаться вам?

Ответ: потому что я могу принести своему руководителю и компании неоценимую пользу.

Могут быть и другие вопросы, касающиеся, в том числе, вашей личной жизни. К примеру, проведения досуга, хобби, увлечения, мечты и желания.

Стандартное тестирование соискателя

Тесты и задания – это важная часть проведения собеседования соискателя на вакантную должность секретаря. Необходимость их выполнения не должна вас пугать. Сначала вас попросят продемонстрировать свои умения работать с оргтехникой – распечатать документ, отправить электронное письмо, набрать на компьютере текст под диктовку. Далее проверят ваши знания офисных программ, и начнется самое интересное – тесты.

Тесты для соискателя на должность секретаря разрабатываются таким образом, чтобы проверить его поведение в той или иной сложной ситуации, которая будет для него смоделирована. Не исключено также стрессовое интервью с целью вывести кандидата на должность из себя. Это проводится с целью выяснения его степени стрессоустойчивости.

Каким бы ни был расклад собеседования, ведите себя достойно. Даже если вы его провалите и не получите желаемую должность, то это все равно можно расценивать, как жизненный опыт, который обязательно поможет вам в следующий раз. И вы, наконец-то, получите ту должность, которую давно ждали.