Виды и формы деловой переписки. Переписка (деловая переписка)

09.01.2024 Производство

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

Письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

Письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлении;

Независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письма должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

ПЕРЕПИСКА Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации. 1

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая связь и электронная связь. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д. 2

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. 3

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. В делопроизводстве принята следующая классификация служебных писем. 1. Письма-запросы (просьбы, требования, предложения о предоставлении сведений или осуществлении действий). 2. Письма-ответы (запрашиваемые сведения, информация о выполненных работах, отказ в сведениях и взаимодействии). 3. Сопроводительные письма (сопровождают документы, не имеющие адресующей части или являющихся материальными объектами). 4

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколькими разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат следующие обязательные части: вступление, основная часть (доказательство) и заключение. 6

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. 7

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру: Обращение Преамбула Основной текст Заключение Подпись Постскриптум Приложения 8

Постскриптум (лат. post scriptum - «после написанного») - приписка к законченному и подписанному письму, обычно обозначаемая латинским сокращением «P. S. » . Также используют сокращения «P. P. S. » (лат. post scriptum) или «P. S. S. » (лат. post sub scriptum) для приписки, сделанной после постскриптума. 9

Деловые письма обладают правовой значимостью, поэтому их стиль должен удовлетворять определенным требованиям. Текст письма не должен допускать нескольких толкований. Общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официальноделовом стиле. По сути, язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дела, соблюдая нейтральность тона. 10

Текст простого письма не должен превышать одной двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. В письмах используют следующие формы изложения текста: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т. д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 11

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т. д.), возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Письмо, оформленное на бланке формата А 4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем? ": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно технической помощи". На бланке форма А 5 заголовок допускается не указывать. 12

Письма визируются составителем, руководителем подразделения автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. 13

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, подписью руководителя. Вносить какие либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. 14

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), текст, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати. 15

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких либо официальных сведений или документов. Текст письма запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. Письма запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. 16

Письмо запрос требует письма ответа. Письмо запрос оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-запроса являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, отметка об исполнителе. 17

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем просьб. Письмо просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. 19

Просьба излагается с помощью глагола "просить": "Просим Вас провести. . . ", "Просим Вас предоставить. . . ", "Просим Вас сообщить. . . " и т. д. Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение вопроса. . . ", "Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обраще ние" и т. п. В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: "Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести. . .)", "Одновременно просим Вас. . . ". Письмо просьба оформляется на бланке письма. 20

Обязательными реквизитами письма-просьбы являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, отметка об исполнителе. 21

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо просьбу или письмо запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо отказ). При составлении писем ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма ответа ("На Ваше письмо от_______№__. . . "). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда и вносятся сведения об инициативном письме. 24

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с+". Письмо ответ оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, отметка об исполнителе. 25

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридиче ски значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем". Эта фраза яв ляется юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произве сти оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. 2 27

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. Гарантийное письмо оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе. 28

Претензия может быть предъявлена в отношении: качества товара, если оно не соответствует качеству, определенному контрактом, включая несоблюдение комплектности товара и ассортимента; количества товара, если оно не соответствует заявленному в контракте или в товаросопроводительных документах; сроков поставки, если они были нарушены; упаковки и маркировки товара, если, например, несоответствие упаковки или неправильная маркировка стали причиной порчи товара; нарушения срока платежа и других сторон взаиморасчетов; других условий контракта. 31

Письмо претензия – документ, являющийся разновидностью коммерческого письма, в котором содержится информация о предъявляемых претензиях относительно качества товара или выполненной услуги. Данный документ не имеет унифицированной формы, установленной Российской Федерацией. В связи с этим, претензия составляется в письменной форме, как правило, на фирменном бланке предприятия или стандартном листе формата А 4. Независимо от содержания, письмо-претензия должно содержать в себе обязательные реквизиты и информацию: 32

Независимо от содержания, письмо-претензия должно содержать в себе обязательные реквизиты и информацию: 1. Заголовок к тексту, в котором отображается ссылка на договор, по которому составлено данное письмо претензия. 2. Полное название организации, согласно учредительным документам, в которую направляется претензионное письмо. 3. Точный адрес нахождения организации. 4. Основание, послужившее для составления данной претензии (ссылка на официальные документы, такие как договор поставки или гарантийное письмо). 5. Предмет предъявляемой претензии, т. е. что именно нарушено (качество, условие поставки, недопоставка товара и др.). 6. Доказательство нарушений (ссылки на подтверждающие документы). 33

7. Перечень конкретных требований, которые выдвигает составитель письма претензии. К ним чаще всего относятся: замена испорченного или бракованного товара; уценка товара (денежное выражение уценки должно быть согласованно обеими сторонами); непосредственное возмещение убытков; расторжение договора и др. 34

Приводя доказательства обоснованности претензии, желательно не только указывать на конкретные обязательства договора, которые были нарушены, но и делать ссылки на нормы законодательства, которые могут быть основанием для предъявления определенных требований. Если составитель претензии требует от виновной стороны возмещения убытков или возврата определенной суммы, претензия должна также содержать расчет претензионных требований (если расчет достаточно сложен, он может быть вынесен в приложение к претензии). Из текста претензии должно быть понятно, кто, почему и чего хочет. 35

Если претензия предъявляется в отношении количества товара, продавец может потребовать допоставки недостающего товара или возврата стоимости недопоставленного товара. Если претензия касается качества товара, покупатель может потребовать устранения дефектов товара или скидки со стоимости товара. Покупатель может предложить продавцу самому устранить дефекты товара, но в этом случае продавец должен будет оплатить покупателю стоимость ремонта. Как правило, небольшие дефекты устраняются покупателем самостоятельно, но за счет продавца, который возмещает стоимость ремонта. Все расходы, связанные с возвращением дефектного товара, заменой его другим, возмещаются за счет продавца. 36

Если претензия обоснована, продавец будет вынужден: заменить дефектный товар новым; допоставить недостающий товар; сделать процентную скидку со стоимости товара; уплатить денежный штраф. Претензия должна составляться в корректной форме, она может быть жесткой, но не должна быть грубой. В зависимости от ситуации и намерений покупателя претензия может содержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд за защитой своих прав, если продавец не удовлетворит претензию. 37

Ответ на претензионное письмо Как правило, срок ответа на претензию после ее получения устанавливается в договоре (например, 10 дней, 30 дней). В течение этого срока продавец (грузоотправитель) обязан рассмотреть претензию и дать на нее ответ в письменной форме. Если ответ на претензию не поступил, считается, что претензия принята и покупатель имеет право обращаться в арбитражный суд с иском об отнесении расходов на счет продавца. Ответ на претензию направляется покупателю товаров (услуг) заказным письмом или телеграммой (телексом). В течение установленного в договоре срока продавец должен сообщить контрагенту об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению. 38

Международные письма Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них. Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2, 54 мм). В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например, «фрахт судов» , «организация туров» , «продажа недвижимости» , «научные разработки» и т. д. 41

Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2). Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля. Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенной или буквенно цифровой, например: Reference: 101; Ref: MS Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например: Your reference 12. 42

Дата (реквизит 4) указывается буквенно цифровым способом, например: 17 August 2003. Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа. Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно: имени и фамилии получателя; наименования компании; номера дома, улицы; города, почтового округа (индекса); страны. 43

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала. Деловое письмо начинается со слов «Dear. . . » . Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок обозначается: RE: - сокращение слова «regarding» (относительно); In re: - сокращение сочетания «In regard to» (касательно); Subject - (предмет, тема, вопрос); Заголовок подчеркивается. Заголовок необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам. 44

Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца с красной строки (классический вариант). Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчеркиванием и т. п. Через два межстрочных интервала после текста письма указывается «заключительная формула вежливости» (реквизит 9). 45

После «заключительной формулы вежливости» делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании. Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом: Enclosure (приложение): Order № 34 При направлении копий письма («carbon copy») нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправлены (реквизит 12). 46

Инструкционное письмо Инструкционное (директивное) письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. 49

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации. Информационное письмо оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами информационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, отметка об исполнителе. 50

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг. Сопроводительные письма составляются, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, т. к. в этом случае они становятся ненужной формальностью. 52

Деловая переписка, так же как и устная речь, относится к вербальным формам деловой коммуникации. Однако письменное сообщение имеет ряд безусловных преимуществ перед устной речью. В частности, у составителя есть возможность подумать, привести в порядок свои мысли и в случае необходимости откорректировать сообщение. Поэтому письменные сообщения часто более тщательно сформулированы, чем устные. Помимо этого, получатель сообщения имеет возможность ознакомиться с ним в любое время.

Для эффективного ведения деловой переписки необходимо знать и уметь применять нормы служебной переписки , правила создания, оформления и организации работы с письмами. При этом следует помнить, что деловое письмо, так же как и любой другой документ, созданный в организации, является элементом ее имиджа. Для того чтобы деловая коммуникация была эффективной, необходимо знание всех компонентов (в том числе, безусловно, и деловой переписки), владение которыми обеспечивает коммуникативную компетентность. Материальным носителем деловой переписки является деловое письмо.

Деловое письмо – это документ, применяемый для передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Понятие "деловое письмо" используется для обобщенного названия различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, факсом или другим способом. При этом документ – это информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу. Специфика делового письма и его отличие от таких документов, как контракт или приказ, состоит в том, что он менее жестко регламентирован, но, как было сказано, имеет юридическую силу. Поэтому письма регистрируются и хранятся в организациях как исходящая и входящая документация.

Классификация деловой переписки может проводиться по различным признакам: назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, характеристиками материального носителя и способа записи и т.д. Для классификации деловой переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. Приведем классификацию деловой переписки по ее главным основаниям.

По видам деловую переписку можно разделить на официальную и личную, а также на внешнюю и внутреннюю.

1. Официальная деловая переписка:
- внешняя переписка – адресатом является внешний контрагент. Например, информационное письмо, рекламация, коммерческий запрос и т.п.;
- внутренняя переписка – адресатом является сотрудник вашей организации. Например, приказ, распоряжение, заявление, служебная записка и т.п.
2. Личная деловая переписка:
- внешняя переписка – адресатом является внешний контрагент (благодарность, приглашение, поздравление, соболезнование и т.п.);
- внутренняя переписка – адресатом является сотрудник вашей организации (благодарность, приглашение, рекомендательное письмо и т.п.).

По способам ведения деловая переписка бывает:

на бумажных носителях;
по электронной почте.

По форме отправления деловые письма могут быть:

конвертные, отправленные в конверте с помощью почты или курьера;
электронные, отправленные в электронном виде по e-mail;
факсовые, отправленные но факсу.

По признаку адресата (получателя) деловые письма бывают:

циркулярные письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
обычные письма, адресованные одному конкретному получателю.
По композиционному признаку деловые письма делятся на:
одноаспектные рассматривают один вопрос;
многоаспектные затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

регламентированные составляются но определенному установленному образцу. Это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д. Эти письма имеют четкую текстовую структуру;
нерегламентированные содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца. Эти письма нс имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

По функциональному признаку деловые письма бывают:

инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью. Они бывают двоякого рода:
- – письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо- предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо- обращение);
- – письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение);
письма-ответы – это служебные письма, которые составляются как ответы на письма-запросы или письма- просьбы. В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Если приходится писать письмо-отказ, то целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с...". Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В случае отрицательного ответа рекомендуется также сообщить адресату информацию о том, кто может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос.

По тематическому признаку деловые письма бывают:

коммерческие письма используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. Считается, что переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. К коммерческим относятся следующие деловые письма:
- – письмо-запрос – обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий. Текст письма содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты и организационно-правовые документы. Письмо- запрос требует письма-ответа;
- – письмо-предложение (оферта ) – заявление о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки. Оно направляется потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора или в ответ на письмо-запрос. Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе;
- – рекламация (письмо-претензия) – претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков. Оно содержит заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон;
- – письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов и т.п. Типичной языковой формулой этой разновидности писем является: "Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)". При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть;
некоммерческие письма (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических и финансовых взаимоотношений. По своим целям некоммерческие письма подразделяются на следующие:
– благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу. Эта разновидность писем составляется в более свободной форме, чем другие письма. Как правило, благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки. Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. Благодарность заверяется личной подписью отправителя и в некоторых случаях – печатью организации;
– гарантийное письмо – содержит в себе обязательство или подтверждение определенных обязательств. Гарантироваться могут оплата работы, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки и др. Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний, намерений или действий автора, так или иначе затрагивающих интересы адресата. Гарантийные письма носят сугубо юридический характер, их отличает ясность, точность и однозначность формулировок. В гарантийном письме обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести. Подобные письма могут начинаться с изложения сути гарантий, предоставляемых адресату. Например: "Настоящим письмом гарантирую...". Особенностью данного вида писем является наличие, наряду с подписью автора (например, директора организации), подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы;
– информационное письмо предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые представляют интерес или могут заинтересовать адресата. Информационные письма, как правило, носят типовой характер. В них порой дословно приводятся отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов. Информационное письмо – это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи:
– письмо-напоминание содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Используется в тех случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действий, вытекающих из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей;
– письмо-просьба содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, либо побудить к действию и т.п. Целью такого письма является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение, которой должно предшествовать обоснование. Письмо-просьба требует письма- ответа;
– письмо-соболезнование содержит сочувствие по какому- то поводу. Оно имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты. При написании соболезнования важно правильно подобрать искренние слова, способные поддержать адресата в его горе. Соболезнование оформляется в сдержанном корректном стиле на официальном бланке или специальной открытке и заверяется личной подписью отправителя;
– письмо-приглашение содержит приглашение на какое- то мероприятие. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений. Письма-приглашения могут рассылаться но факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии. В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды, а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение. Как правило, приглашение носит именной характер, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено;
– письмо-поздравление содержит поздравление по какому-то поводу. Такие письма, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации, в нем излагаются ее наиболее важные и значимые достижения. Поздравление может быть персональным или массовым. В первом случае обращение к адресату должно быть личным – по имени и отчеству; во втором случае оно может быть общим, например: "Дорогие друзья!". При этом в обоих случаях отправитель должен лично подписать поздравление (при рассылке массовых поздравлений используется факсимиле).

Резюме – это вид делового письма, имеющий целью максимально полную и выгодную презентацию специалиста работодателю. Поскольку письма-резюме весьма актуальны для молодых людей, оканчивающих вузы, остановимся на этом виде письма более подробно.

Письмо-резюме. Прежде всего отметим, что нет и не может быть единого резюме на все случаи жизни. Каждый раз следует вначале подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме. Информация, представленная в резюме, должна быть достоверной и, по возможности, полной, а само оно должно быть коротким (не более одной-полутора страниц). Такое письмо удобно для первого знакомства с тем, от кого оно направлено. Кроме того, умение ясно формулировать и кратко излагать свидетельствует о достаточно высоком уровне общей культуры отправителя.

При составлении резюме следует четко соблюдать ряд правил, выполнение которых поможет создать привлекательный образ специалиста на рынке труда и заинтересовать работодателя. Их содержание включает в себя следующее .

1. Представиться. Указать фамилию, имя, дату рождения и число полных лет, контактные адреса (в том числе электронный) и телефоны.
2. Цель. Указать точное название должности, которую хотите получить. Ее формулировка должна точно совпадать с тем, как она заявлена. Некоторые вместо должности пишут: "Хотел бы получить интересную работу, которая бы соответствовала моему образованию и опыту работы". Такого рода формулировки вызывают недоумение у работодателя и не находят поддержки. Не указывать несколько должностей сразу. Это снизит шансы, поскольку компании требуется специалист на определенную должность.
3. Образование. Указать, где, когда и какое учебное заведение окончили, а также (если недавно окончили вуз) какие были оценки, если, конечно, здесь есть чем "похвастаться". Наличие ученой степени и звания повысит шансы. Также важно перечислить награды различных конкурсов, олимпиад, конференций, в том числе школьных, и т.д. Писать надо подробно, указать факультет, специализацию, тему диплома, указать номера дипломов, свидетельств и сертификатов, которые имеются.
4. Опыт работы – это самый важный и наиболее полный раздел резюме. Следует подробно излагать только "голые" факты, избегая лестных самооценок наподобие "большой опыт работы", "умение работать в команде" и т.п. Резюме составляется так, чтобы менеджер сам сделал нужные выводы. По каждому виду работы необходимо кратко и точно указать: период времени с точностью до месяца (можно приблизительно); место работы; наименование проекта (вида работы, особенности); краткую характеристику проекта на 1 –2 строчки; роль в выполняемой работе. Желательно сделать список как можно длиннее, чем больше опыта, тем больше шансов устроиться на работу. Перечислять работы (проекты) и нанимателей необходимо в обратном хронологическом порядке, т.е. последняя работа должна быть записана первой, предпоследняя – второй и т.д.
5. Дополнительные сведения. Если этого требует специфика будущей работы, то обязательно следует указать: владение иностранным языком; умение работать с компьютером; знание оргтехники; водительское удостоверение; наличие автомобиля и т.п.
6. Личные подробности. Следует как можно подробнее излагать факты производственной биографии и минимум – личной. Это позволит показать, что жизнь специалиста в большей степени ориентирована на работу, нежели на досуг.
7. Адаптировать резюме к требованиям работодателя. Важно, чтобы в резюме специалиста учитывались будущая работа и должность. Так, если, например, проситель претендует на должность специалиста но документированию программного обеспечения, не стоит делать акцент на том, что проситель – программист высокого класса, даже если им и является.
8. Отношение к командировкам. Если компания-работодатель является международной или вообще работа предполагает командировки, рекомендуется указать отношения к командировкам и переездам в другие города. Это позволит сразу расставить все точки над "i".
9. Наличие рекомендаций. В конце резюме указать ФИО, должности и контакты лиц, которые могут порекомендовать просителя как грамотного специалиста. Желательно заранее попросить людей, на которых можно рассчитывать для составления рекомендательного письма.
10. Сопроводительное письмо. Как правило, резюме отправляется вложением в электронное письмо. При этом оно не должно быть пустым. Обязательно следует написать несколько сопроводительных строк, в которых необходимо указать причины заинтересованности в работе именно в этой компании и мнение просителя в потенциальном вкладе в ее развитие.
11. Нужно ли указывать желаемый уровень оплаты труда́? В каждом конкретном случае это зависит от обстоятельств. Но следует иметь в виду, что всякий разговор о зарплате до окончания собеседования обычно ставит нанимателя в грудное положение. Ведь он еще не знает возможностей данного просителя, не оценил, сколько он "стоит" по его шкале ценностей, а поэтому и не может заранее ответить, готов ли он дать требуемую зарплату.
12. Наличие фотографии. Ее наличие на резюме приветствуется.

См.: Деловая переписка: образцы деловых писем, business-letters.ru

Деловая корреспонденция.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.

Для электронных документов (ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»):

документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ;
юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью;
юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

К реквизитам делового письма относятся:

Государственный герб Российской Федерации;
герб субъекта Российской Федерации;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
наименование организации;
справочные данные об организации;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
оттиск печати;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Письма оформляют в двух экземплярах – первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй – направляют в дело.

Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах должна присутствовать – ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.

Официально-деловая переписка по тематическому признаку делится на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельно-сти, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них). По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.

*Не требуют ответа письма, констатирующие свершившийся факт.

По признаку адресата письма делят на обычные и циркулярные (направляются из одной организации в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций).

По особенностям композиции письма делятся на одноаспектные (посвящены решению одного вопроса) и многоаспектные, рассматривающие несколько вопросов.

*Состоят обычно из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Содержат просьбу, извинение, гарантии.
**Относятся к этикетной переписке.

Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации – автора, почтовые реквизиты организации – автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений.

По ряду причин текст делового письма целесообразно составлять по плану. При отсутствии опыта и избытке отрицательных эмоций (например, в конфликтных ситуациях) это поможет корректно изложить вопрос.

Один из методов составления плана сообщения сводится к работе в следующей последовательности:

сбор базы данных из фактического материала – документов, иллюстраций, статистических и других показателей по теме сообщения;
формулирование выводов на основе базы данных;
использование выводов в качестве плана для составления текста.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Использование типовых текстов и текстов-трафаретов помогает упростить деловую переписку.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса, причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключение формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, построенный по схеме «О чем?», например:
«О нарушении договорных обязательств»
«Об оказании научно-технической помощи»

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки.

Письма визируются руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации – куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельства изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы чаще всего отправляют почтой, при этом необходимо заполнить готовый бланк со следующими реквизитами: адресат, текст, подпись и адрес отправителя, поэтому останавливаться подробнее на оформлении телеграмм нет смысла.

Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах (то есть срочный, простой).

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек (.) и запятых (,) – и различных шрифтов.

Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адреса отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв;
индивидуальный номер абонента;
сокращенное название организации (фирмы);
сокращенное наименование страны.

Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передающего абонента и автоответ принимающего абонента.

Вторая часть служебного заголовка – указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса.

Структура служебного заголовка может включать и другие компоненты в зависимости от практики, принятой в той или иной организации, стране.

Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обращения. Использование сочетаний из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и полевых почт; в номерах поездов и вагонов и некоторых других случаях.

Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится регистрационный номер документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.

В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного толкования.

Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса – ожидание ответа или нового сообщения – исключает необходимость вновь набирать номер.

В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой нагрузки не несут.

Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого передается информация.

Факс или телефакс (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам фак-симильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и другие, но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограммы целесообразно использовать специальные бланки.

Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая за исключением подписи.

Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанный на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен – это код страны из двух букв (в сети Red-Com это обычно «ru» (Россия), предпоследний обозначает город - msk (Москва) или организацию внутри страны и т. д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

- письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
- письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
- независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
- содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

К реквизитам делового письма относятся: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Письма оформляют в двух экземплярах - первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй - направляют в дело.

Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах должна присутствовать - ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.

Официально-деловая переписка по тематическому признаку делится на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельности, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них). По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.

Виды и формы деловой переписки. Переписка (деловая переписка)

Деловая корреспонденция.

Лучшие статьи по теме