Чтобы изменить должность в штатке, нужно соблюдать определенный порядок. Отклонение от него грозят серьезными правовыми последствиями. Рассмотрим, в какой последовательности вносить корректировки и какие документы нужно обязательно скачать.

В статье

Как переименовать должности: порядок действий

В первую очередь необходимо определить порядок действий, чтобы изменить наименование должностей в штатке. Работников принимают на указанные в штатном расписании должности с установленными окладами. В отличие от других локальных нормативных актов штатка не касается должностных обязанностей, поэтому знакомить с ней сотрудников под расписку нет необходимости.

Организация вправе применять унифицированную форму № Т-3 или разработать бланк документа самостоятельно. Независимо от формы, название должностей, структурных подразделений должно входить в содержание документа.

Внимание! Несоответствие названия должности в штатном расписании, в трудовом договоре, заключенном с сотрудником, расценивают как нарушение статьи 57 ТК РФ. Это может повлечь административную ответственность (5.27 КоАП РФ).

Изменение должности в штатном расписании проводят с соблюдением некоторых особенностей. Порядок проведения процедуры напрямую зависит от правовой квалификации сложившейся ситуации. Иногда стоит соблюсти процедуру сокращения должности в штатке. Неправильный выбор варианта приведет к нарушению действующего трудового законодательства.

как внести изменения в штатное расписание

Из статьи вы узнаете, как часто можно вносить изменения, в какой последовательности, что делать, если изменения носят массовый характер, какие документы предстоит оформить наряду с внесением изменений в штатку.

Изменение наименования должности в штатном расписании

Переименование должности в штатном расписании: порядок действий зависит от того, на каком основании это потребовалось, причины могут быть разными, к ним относятся:

• исправления технических ошибок или несоответствие названия, которое указано в трудовом договоре с сотрудником;
• смена только наименования должности без внесения изменений содержания в суть выполняемой работы;
• смена наименования по решению руководства компании в связи с содержательными и/или организационными преобразованиями, которые проводятся в подразделении и так далее.

Чтобы внести верные коррективы, необходимо определить правовую квалификацию соответствующих изменений в разрезе влияний на правоотношения с сотрудником, для этого нужно определить, какая ситуация имеет место:

1. Отсутствует правовое значение для трудовых правоотношений, например, должность вакантна.
2. Необходимо провести изменение условий действующего трудового договора без внесения корректировок в трудовую функцию.
3. Обеспечить перевод.

Внесение изменений в штатное расписание относится к полномочиям работодателя (письмо Роструда от 22.03.2012 №428-6-1). В первом варианте это реализуется в чистом виде. В остальных вариантах изменение должности в штатном расписании, порядок действий включает в себя издание приказов по личному составу, подготовку и оформление ряда документов. Далее рассмотрим порядок внесения изменений, варианты действий работодателя в каждой конкретной ситуации.

★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как указывать наименования должностей и профессий при составлении штатного расписания

Из статьи вы узнаете, каким способом вносить наименование должности в штатку, как определить название должности, какими документами для этого воспользоваться.

Как ввести в штатное расписание новую должность

Рассмотрим, как ввести новую должность в штатное расписание или изменить наименование, какие документы для этого подготовить, нужно ли указывать код должности, соответствующие сокращения. Необходимо отметить, что применяется традиционный порядок действий в том и другом случае:

• готовят проект приказа о внесении изменений, новой редакции штатки;
• визируют проект у руководителя;
• издают приказ по проекту с подписанием и регистрацией.

Утверждать новую редакцию штатки достаточно только когда изменяемая должность относится к вакантной или ее название приводят в соответствие с заключенным трудовым договором. В других случаях перечень действий расширяется или меняется.

★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет,

Из статьи вы узнаете, когда работодатель должен называть должности по профстандарту. Что считать ограничением, связанным с названием должности. Как переименовать должность без согласия работника.

Как добавить должность в штатное расписание

Ввод новой должности в штатное расписание состоит из организационных мероприятий и документального оформления:

• определите необходимость добавить штатную единицу;
• проведите сбор статистики нагрузки на специалиста;
• на основании трудозатрат скорректируйте нормативы выполняемых функций;
• составьте докладную записку на имя руководителя и внесите в нее обоснования, позволяющие ввести штатную единицу в штатное расписание;
• приложите к записке проект должностной инструкции.

Руководитель издает приказ. Штатное расписание корректируют. Если изменения носят массовый характер, рационально подготовить и утвердить новую штатку. Документ вступает в силу с даты, указанной в приказе о его утверждении.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание. Введение новой должности

Что делать, если нужно изменить должность: порядок действий

Рассмотрим, можно ли переименовать должность в штатном расписании, не изменяя обязанности сотрудника. Такой вариант возможен. Нужно учитывать, что в этом случае заключают дополнительное соглашение к ранее оформленному трудовому договору (ст. 72 ТК РФ). С учетом пункта первого статьи 74 ТК РФ работодатель вправе в одностороннем порядке провести соответствующие изменения, направив сотруднику письменное извещение за два месяца до внесения изменений. В трудовую книжку работника вносят необходимую запись со ссылкой на приказ. Но в таком порядке проводятся изменения только, если трудовая функция остается прежней.

Какие документы оформить, если меняется не только наименование должности, но и трудовые обязанности

Для этого вам необходимо провести следующую процедуру:

• внести в штатку должность с другим названием;
• заключить с сотрудником допсоглашение к трудовому договору о переводе на новую должность. Это можно сделать исключительно с согласия работника;
• внести в трудовую книжку необходимую запись;
• исключить из штатного расписания прежнюю должность.

Необходимо учитывать, что нельзя исключить должность из штатки до тех пор, пока она занята. При изменении трудовых функций со сменой наименования должности осуществляется перевод. Прежнюю штатную единицу исключают.

Из статьи вы узнаете, как внести все сведения без ошибок. Нужно ли указать в штатном расписании должности временных или сезонных сотрудников. Обязательно ли включать в штат организации и штатное расписание надомных работников.

Порядок переименования должности в штатном расписании зависит от того, на каком основании это потребовалось, причины могут быть разными. Например, чтобы изменить название должности, проводят корректировку условий трудового договора по соглашению сторон или с учетом статьи 74 ТК РФ. При смене трудовой функции оформляют перевод на новую должность с исключением прежней и внесением в штатку нового названия.

Дабы не отставать от быстро изменяющихся тенденций в рабочей сфере, руководство той или иной организации переименовывает названия должностей. Согласитесь, покажется странным, если бы стилиста или парикмахера в 21 веке до сих пор звали цирюльником, а поваров стряпухами. То же происходит и с обычными профессиями, но процесс переименования имеет некоторые нюансы. Как же оформить необходимые документы?

Можно ли переименовать должность в штатном расписании?

Как переименовать в должности без изменения трудовой функции?

Наименование должностного положения выступает как основная составляющая трудовой функции кадра – того, с чем он работает. Таким образом, за сменой должностного названия следует изменение трудовой функции, что значит, фактически происходит перевод на другое должностное положение. Как же этого избежать?

При корректировании названий должностей обязательно нужно указать нововведения в трудовом договоре, штатном расписании, а также сведения, которые вносятся в трудовую книжку.

Если переименование должностного положения меняется вместе с перечнем полномочий и обязанностей, то оформление перевода работника неизбежно. Но существуют случаи, когда по факту ничего, кроме названия не меняется.

Допустим, В. Сложеницкий, в прошлом обычный дворник, был переименован в «клининг персонала». Тогда возможно:

• Составление уведомления о переименовании должностного положения сотрудника в штатном расписании без изменений его рабочих функций. В двухмесячный срок работодатель обязан ознакомить подчинённого с уведомлением (требуется закрепить документ подписями);
• Составление дополнительного соглашения о вводе новых условий в трудовом договоре;
• Оформление приказного документа, в котором надо чётко описать что на что замещается;
• Внесение соответствующей записи в трудовую книжку сотрудника.

Так можно избежать оформления приказа о переводе, то есть изменения рабочей функции.

Порядок действий при переименовании должности

Когда руководством было решено заменить должностные наименования - переименовать, в строгом порядке необходимо подготовить:

• уведомление кадров о нововведении (за 2 месяца);
• дополнительно соглашение к трудовому договору;
• приказ о корректировке названия должности;
• занесение нововведений в штатное расписание и «послужную».

Важна добровольность самого работника, в отношении которого происходят данные «реформы». Если он дал своё разрешение, то далее заинтересованный в этом работодатель должен:

• Составить уведомительное заявление о переименовании занимаемого им «поста». Причем вступление документа в юридическую силу начинается после того, как сотрудник впишет «СОГЛАСЕН» и поставит свою подпись;
• Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, где затем будет исправлено название должности;
• Ссылаясь на вышеуказанные документы, издаётся приказ, который также подписывается сторонами;
• Либо создать распоряжение о реформировании штатного расписания, либо закрепить новое штатное расписание;
• Записать в трудовую: «Наименование должности «дворник» изменено на «клининг персонал».

При отказе работника от проводимых «реформ» следует действовать пунктам, предусмотренным .

Как оформить переименование в должности работника

Законом не предусматривается строгий порядок переименования должностного положения.

Представим наиболее распространенный вариант развития событий данной процедуры:

• Нужно ввести в штатное расписание новое звание требуемой профессии;
• Поставить в известность подчинённого, чью должность надлежит переименовать, дав ему подписать уведомление и экземпляр соглашения (он может либо согласиться, либо отказаться);
• Издать приказ. Последнее считается основным документом, закрепляющим смену названия должностного положения работника;
• Подобный приказ официально сохранит сведения в карточках сотрудников во вкладке «Трудовая книжка» и «Занимаемая должность»;
• Далее важно оформить перевод работника на формально новую работу (по закону процедура смены наименования должностного положения является переводом на другую работу). Таким образом, прежняя должность выводится из штатного расписания.

Приказ о переименовании должности – образец

В данном распоряжении контроль за соблюдением его положений несёт работодатель. Дабы застраховаться от непредвиденных обстоятельств, рекомендуется оформить документ в двойном экземпляре.

Образец уведомления о переименовании должности

защищает занятое население: в случае отказа кадра от предложения переименовать должностное положение, ему найдут другой род деятельности в данном предприятии. Если ни одна из перспектив его не устроит, то вскоре вместо уведомления придётся подписывать расторжение трудового договора, а именно – грядет увольнение. Поэтому сотрудникам рекомендовано сразу дать согласие на требование начальства.

Запись трудовой книжке – образец

При заполнении помните, что все сведения вписываются на основании соответствующего приказа руководителя в рамках строго ограниченного срока – одной недели (от даты составления приказа).

Также нужно, чтобы вписанные в трудовую книжку сведения совпадали с основным пунктом приказа.

Переименование должности в штатном расписании - порядок действий при этом имеет некоторые особенности, а отклонения от него могут повлечь серьезные правовые последствия. В этой статье расскажем о том, что нужно сделать.

Почему нужно определить порядок действий для изменения названий должностей в штатном расписании: какими могут быть последствия неверных шагов

Каким бы он ни был по форме, названия должностей и структурных подразделений входят в содержание этого документа. Как это выглядит на примере, вы узнаете из приложения к статье Образец заполнения штатного расписания . Несоответствие названий должностей в штатном расписании и трудовом договоре может быть расценено как прямое нарушение ст. 57 ТК РФ и повлечь ответственность по ст. 5.27 ТК РФ.

Особенность изменения в части наименования состоит в том, что процедура зависит от правовой квалификации ситуации. В некоторых случаях необходимо соблюсти порядок сокращения должности в штатном расписании (Роструд предупреждает, что при наличии несоответствий невозможно правильное проведение сокращения штата, см. письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1). Неправильно выбранный вариант действий также может привести к нарушению Трудового кодекса.

Внесение изменений в наименования должностей в штатном расписании: варианты

Случаи, когда может потребоваться изменение названия должности в штатном расписании, могут быть разными:

• исправление технической ошибки или несоответствия названия, указанного в трудовом договоре;
• смена наименования должности без изменения содержания сути работы;
• изменение по решению руководства в связи с содержательными и (или) организационными преобразованиями в подразделении и др.

Правильное оформление корректив определяется правовой квалификацией содержания изменения в разрезе влияния на правоотношения с работниками. В связи с этим порядок действий будет зависеть от того, какая из 4 ситуаций имеет место:

1. Отсутствие правового значения для существующих трудовых правоотношений (должность вакантна).
2. Изменение условий трудового договора без изменения трудовой функции.
3. Перемещение.
4. Перевод.

Изменение штатного расписания относится к полномочиям работодателя (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1) и в этом качестве — в чистом виде — будет реализовано в первом варианте. В 3 других оно сопряжено с изданием приказов по личному составу (подробнее о понятии — в статье Приказы по личному составу - это какие приказы?) и оформлением соответствующих документов.

Рассмотрим порядок изменения, а затем варианты действий в каждой ситуации.

Как изменить или ввести новую должность в штатное расписание: какие документы оформить, должны ли быть указаны код должности или сокращения

Порядок действий по переименованию должности или введению новой должности традиционен:

• подготовка проектов приказа о внесении изменений и новой редакции штатного расписания;
• визирование;
• издание приказа (подписание, регистрация).

Если наименование новой должности состоит из нескольких слов, его можно сократить (например, инспектор отдела кадров — инспектор ОК). В соответствии с п. 11 правил ведения…, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, все записи в трудовой книжке производятся без сокращений, относительно штатного расписания подобная регламентация отсутствует.

Тем не менее нежелательно сокращать, если с занятием должности связано предоставление льгот или компенсаций и возможны технические ошибки при расшифровке названия в кадровых документах.

Код должности указывается по ОКПДТР (Общероссийскому классификатору профессий… ОК 016-94, утв. постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367), если с ее занятием закон связывает наличие каких-либо льгот или ограничений. В остальных случаях код не требуется.

Некоторые нюансы оформления можно посмотреть в материалах на сайте по ссылкам: Как правильно вносить изменения в штатное расписание? , Как выглядит приказ об изменении штатного расписания? .

Утверждения новой редакции достаточно только в том случае, если изменяемая должность вакантна или название должности приводится в соответствие с трудовым договором. В других ситуациях перечень необходимых действий расширяется или меняется.

Что делать, если меняется название должности, занятой сотрудником, или структурного подразделения

Рассмотрим варианты, не связанные с изменением содержания обязанностей сотрудника:

1. Изменяется только наименование, обязанности прежние:
   • в дополнение к изменению штатного расписания заключается допсоглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ), возможно одностороннее изменение в соответствии с п. 1 ст. 74 ТК РФ с письменным извещением сотрудника не менее чем за 2 месяца;
   • вносится запись в трудовую книжку работника согласно п. 3.1 инструкции по заполнению…, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69: «Должность “старший бухгалтер” переименована в “главный бухгалтер” », со ссылкой на изменяющий приказ.
2. Меняется структурное подразделение, происходит перемещение:
   • в дополнение к изменению штатного расписания выносится приказ о перемещении, с которым работник должен быть ознакомлен;
   • если название подразделения было указано в трудовом договоре, заключается допсоглашение к нему (ст. 72.1 ТК РФ).

В приведенных ситуациях наличие организационных преобразований подтверждается исключением прежних наименований из структуры организации. Сохранение функции подтверждается сопоставлением текстов должностных инструкций.

Меняется трудовая функция сотрудника

В ситуации, когда изменению подлежат не только название должности, но и обязанности по ней, выполняется следующее:

• в штатное расписание вводится должность с другим названием (прежняя временно сохраняется), издается новая должностная инструкция;
• заключается допсоглашение к трудовому договору о переводе на новую должность (ст. 72.1 ТК РФ), в трудовую книжку вносится соответствующая запись;
• из штатного расписания исключается прежняя должность.

Нельзя исключить прежнюю должность из штатного расписания, пока она занята. При изменении трудовой функции (должностных обязанностей) может быть применен только перевод. Прежняя должность сокращается, поэтому при несогласии работника с переводом необходимо оформлять увольнение по сокращению штата (апелляционное определение Новгородского облсуда от 07.06.2017 по делу № 2-99-33-1115).

Итак, изменение должности оформляется по-разному в зависимости от ситуации:

• при приведении в соответствие с трудовым договором — путем издания новой редакции штатного расписания, с которой не нужно знакомить сотрудника;
• при изменении названия — с помощью корректировки условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ;
• при смене структурного подразделения — путем перемещения;
• а в случае изменения трудовой функции — в виде перевода на новую должность с сокращением прежней.

Переименование должности без изменения трудовой функции (пример)

Должность работника - это не просто его обозначение как трудовой единицы, но и «карьерная ступенька», определенный статус на конкретном предприятии и вообще в социуме. Когда работник представляет свою компанию в отношениях с партнерами, он называет и свою должность, которая должна внушать другой стороне уважение и доверие. Поэтому иногда компании, придающие этому большое значение, приходят к выводу о необходимости дать должности работника другое название. В этой статье рассмотрим, как произвести переименование должности без изменения трудовой функции, и пример такого переименования.

Должность и трудовая функция

Работодатель волен называть должности по своему усмотрению, только если от наименования должности не зависит предоставление работникам льгот и компенсаций. В таком случае необходимо руководствоваться Справочником, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 N 37 .

Трудовая функция работника - комплекс трудовых задач, которые на него возлагаются, — закрепляется в трудовом договоре и согласуется с наименованием соответствующей должности в штатном расписании. Наименование должности представляет собой характеристику трудовой функции. Получается, что изменение названия должности влечет и изменение трудовой функции. А если на деле ничего не меняется?

Для начала разберемся, что будет являться изменением трудовой функции. Таковым могут считаться:

• изменение определенного вида или всех видов работ;
• дополнение видов работ новыми трудовыми задачами;
• исключение какого-либо вида работ и т.д.

Такие изменения могут производиться только с согласия работника с обязательным уведомлением его об этом не менее чем за два месяца. Так как меняются условия трудового договора, между сторонами должно быть заключено допсоглашение.

Наименование должности также является существенным условием договора, и, если изменения затронули только должность, а трудовая функция осталась прежней, все равно заключается допсоглашение. При этом обосновать переименование должности можно изменением организационных или технологических условий труда.

Пошаговая инструкция по переименованию должности

Изменить название должности конкретного сотрудника без изменения его трудовой функции можно двумя способами:

• изменить наименование должности в штатном расписании и трудовом договоре;
• осуществить перевод работника на новую должность, которая либо имеется в штатном расписании, либо добавляется в него.

Мы рассмотрим первую ситуацию.

Итак, в магазине, принадлежащем ООО «Ромашка», трудятся два продавца. Работодатель, решив «осовременить» должности в своем штатном расписании, пожелал переименовать продавцов в менеджеров по продажам. Для этого ему нужно сделать следующие шаги.

Шаг 1. Подготовка обоснования переименования должности без изменения трудовой функции. Пример - «в связи с увеличением объемов продаж». Данный шаг нельзя недооценивать, ведь ненадлежащее обоснование изменений может послужить основанием для признания их незаконными.

Шаг 2. Письменное уведомление работника о предстоящих изменениях за два месяца до переименования должности, сделанное одним из следующих способов:

• лично с росписью в получении;
• письмом по адресу места жительства работника.

В уведомлении должны быть указаны суть, причины изменений и срок вступления их в силу, а также предложение заключить допсоглашение.

Надлежащее уведомление работника также является основополагающим для признания изменений законными.

Шаг 3. Заключение допсоглашения с работником, в котором пункт трудового договора, содержащий наименование должности, приводится в новой редакции.

Шаг 4. Издание приказа о внесении изменений в штатное расписание. В нем должны быть приведены реквизиты соответствующего допсоглашения к трудовому договору с работником.

Шаг 5. Внесение записей в кадровые документы - личную карточку работника и трудовую книжку. Запись о переименовании должности вносится в трудовую книжку по аналогии с записью о переименовании компании: «Наименование должности «продавец» с ДД.ММ.ГГГГ изменено на «менеджер по продажам».

Соблюдение приведенного порядка действий обеспечит законность изменений, и бывший «продавец» может смело называться «менеджером по продажам».

Уведомление

Об изменении определенных сторонами условий трудового договора

Специалисту по работе с клиентами Рыкиной Е.П.

В соответствии со ст. 74 Трудового кодекса Российской Федерации настоящим уведомляем Вас, что в связи с изменением технологии и организации труда сотрудников отдела по работе с клиентами, вызванным закупкой нового телефонного и компьютерного оборудования, изменяются условия заключенного с Вами трудового договора от 19 марта 2010 г. N 45-тд в части наименования должности. Согласно этим изменениям, п. 10 указанного выше трудового договора будет изложен в следующей редакции: "Сотрудник принимается на работу в должности "Оператор call-центра". Все иные условия трудового договора от 19.03.2010 N 45-тд, в том числе касающиеся заработной платы (п. 12) и трудовой функции (п. 11), остаются без изменений.

Указанные в настоящем Уведомлении изменения вступят в силу по истечении двух месяцев с момента ознакомления Вас с его текстом.

Также сообщаем Вам, что, в случае несогласия продолжать работу в новых условиях, компания обязана предложить Вам иную работу, соответствующую Вашей квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии таковой вам может быть предложена нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа, которую Вы могли бы выполнять с учетом имеющейся квалификации и состояния здоровья. Данная работа предлагается при ее наличии в компании. При отсутствии таковой либо при Вашем несогласии от предложенной работы трудовой договор подлежит прекращению в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

О принятом Вами решении о возможности продолжения работы на новых условиях просим Вас сообщить менеджеру отдела кадров Соловьевой Елене до 15 декабря 2010 г.

Директор ООО "Раритет-Сервис" Никонов К.И. Уведомление получил "__" _____ 2010 г. _____________ /Рыкина Е.П./ Продолжать работу на измененных условиях трудового договора ___________ "__" _____ 2010 г. __________ /Рыкина Е.П./