Как разработать эффективный план действий. Создание эффективного плана достижения цели План действий может быть представлен

27.10.2023 Налогообложение

Основательность есть признак всех преуспевающих людей. Гениальность - это искусство непрерывного тяжелого труда... Все величайшие достижения отмечены пристальным вниманием даже к малейшим деталям.
ЭЛБЕРТ ХАББАРД

Ваше умение ставить цели и составлять план их достижения есть необходимая для успеха основа. Никакое иное умение не окажется для вас столь же полезным для реализации собственного потенциала.

Все основные достижения на сегодняшний день представляют собой «многоэтапные задачи». Они состоят из последовательности шагов, которые нужно пройти. Для получения некоего результата. Даже приготовление блюда по рецепту - тоже многоэтапная задача, ваше умение планировать и успешно справляться с такими задачами позволит вам работать на гораздо более мощных оборотах, чем обычные люди.

Задача планирования - помочь вам превратить вашу цель в четко оформленную, последовательную программу с жестко установленными сроками. К счастью, это умение приходит с практикой. Оно сделает вас одним из самых значительных и влиятельных людей в бизнесе. Чем больше практики, тем естественнее это умение.

Составляем план

К счастью, в предыдущих главах вы уже определили все необходимые для достижения целей ингредиенты, осталось лишь их объединить.

Вы уже составили точный образ идеального будущего, конечного результата на основе внутренних ценностей. Вы знаете, чего хотите и для чего.
Вы записали свои цели, расставили приоритеты и определили главную цель своей жизни.
Вы выбрали критерии оценки и стандарты, чтобы отслеживать прогресс; установили сроки в качестве мишени, в которую вам надо попасть.
Вы знаете, какие знания и умения вам еще нужны для достижения поставленной цели.
Вы расставили свои умения в порядке приоритета и разработали план обучения необходимым знаниям для достижения желаемого.
Вы определили людей, группы и организации, чья помощь и сотрудничество вам могут рано или поздно понадобиться, а также необходимые шаги для завоевания их доверия и поддержки.

Все это время вы делали заметки, поэтому сейчас у вас есть все необходимое для составления плана действий. Теперь вы готовы свести все воедино.

Процесс планирования очень важен

Несколько лет назад «Инкорпорэйшн Мэгэзин» поместил статью об исследовании, в котором участвовали 50 недавно созданных компаний. Половина из них потратила несколько месяцев на разработку полных бизнес-планов, прежде чем выходить на рынок и начинать работу. Вторая половина предпочла обойтись без подробных планов и ограничилась спонтанным реагированием на события по мере необходимости.

Через пару лет исследователи вновь вернулись к компаниям, чтобы определить уровень доходов и степень развития этих компаний. Результаты оказались весьма занятными. Компании, вышедшие на рынок с подробными и тщательно продуманными планами, преуспели гораздо лучше и получали значительно больше прибыли, чем те, кто сделал ставку на спонтанность.

Компании, ринувшиеся с места в карьер, чьи руководители были «слишком заняты», чтобы сесть и хорошо поработать над стратегическим планированием, практически все доживали свои последние дни. Многие уже давно обанкротились и прекратили свое существование.

«Золотой ключик» планирования

Любопытное открытие. Владельцам компаний и фирм задавали один и тот же вопрос: «Как часто в процессе ежедневной работы вы сверяетесь со своим планом?» Практически во всех случаях предприниматели и владельцы бизнесов не заглядывали в планы по несколько месяцев. Составив план, они убирали его в дальний ящик стола, и редко кто доставал до следующего года, когда вновь приходилось заниматься стратегическим планированием.

А важнейшее открытие было следующим: хотя к самому плану обращались редко, сам процесс продумывания и анализа главных элементов бизнеса являлся очень важным для успеха.

Планирование эффективно

Генерала Дуайта Д. Эйзенхауэра после высадки в Нормандии во время Второй мировой войны попросили подробно описать план, предшествовавший высадке. Он ответил так: «Сам план значения не имел, важен был процесс планирования».

На начальном этапе большое значение имеет проработка всех ключевых элементов бизнес-плана. Поэтому Алекс Маккензи, эксперт по тайм-менеджменту, говорил: «Действия без предварительного планирования - причина всякой неудачи».

Старая военная истина гласит: «Никакой план не выдерживает первой встречи с врагом». С первого же дня деловых действий ситуация будет меняться так быстро, что ваш план будет терять актуальность через несколько дней, если не несколько часов. Но ведь важен сам процесс планирования. Скотт МакНили из «Сан Микросистемз» утверждает: «В бизнесе вы каждые три недели спокойно можете выбрасывать в корзинку для бумаг свои предположения».

Условие всех великих достижений

Все преуспевающие люди действуют по написанному плану Величайшим достижениям человечества, от великих пирамид и до масштабных промышленных акций современности, предшествовали подробные планы, тщательно разработанные и продуманные с начала до конца.

По сути, минута, потраченная на планирование, экономит 10 минут реальной работы. Каждая минута сэкономит вам время, силы и деньги для достижения желаемого результата. Поэтому и говорят: «Неудачный план - это планирование неудачи».

Первая причина неудач - действия без плана. Люди, утверждающие, что они слишком заняты, чтобы планировать, должны быть готовы к лишним ошибкам и густым тратам времени, денег и сил.

Говорят, любое новое бизнес-начинание - это попытка обогнать время. С первых же дней основатели компаний всеми силами пытаются найти способ заработать как можно больше денег, чтобы остаться в бизнесе. Если им удается обнаружить «модель дохода» и получать прибыль, превышающую затраты, такой бизнес выживает и считается успешным. Но если деньги заканчиваются до того, как возникает превышение доходов над расходами, компания, словно самолет при неудачном пикировании, терпит крушение и погибает.

Формула успеха

Предлагаю вам формулу «шесть П» для личного и профессионального успеха. Она звучит так: «Процесс предварительного планирования предопределяет продуктивный подход».

Семь преимуществ предварительного планирования:

Во-первых, процесс планирования стимулирует вас продумывать мельчайшие вопросы, необходимые для безусловного достижения успеха.

Во-вторых, тщательное продумывание предстоящих действий позволяет эффективно их распланировать в целях экономии времени, денег и усилий.

В-третьих, хорошо продуманный и выверенный план помогает выявить всевозможные недочеты и упущения, которые впоследствии могут оказаться фатальными для вашего бизнеса. Задавайте себе вопросы типа «А что если...» Например: «Что самое худшее может произойти, если я выберу тот или иной способ действия?»

Часто в результате тщательного планирования и анализа мы понимаем, что нельзя достичь поставленной цели при имеющихся ресурсах или времени или при определенных обстоятельствах. Иногда лучшие сделки - те, о которых вы думали в последнюю очередь.

Несколько лет назад мне довелось работать с весьма состоятельным человеком. Он дал мне один бесценный совет: «Всегда легче заварить кашу, чем потом ее расхлебывать».

Думать о затратах времени и средств надо до, а не после.

Найдите слабые места

В-четвертых, предварительное планирование помогает заранее найти слабые места в плане и подстраховаться. Вы сможете обнаружить «роковую ошибку», которая могла бы остаться незамеченной и привести к гибели всей вашей затеи. Вот для этого и необходимо планирование.

ОПРЕДЕЛИТЕ СВОИ ПЕРСПЕКТИВЫ

В-пятых, планирование выявляет сильные стороны и потенциальные перспективы, которыми вы можете воспользоваться. Зачастую вы можете не подозревать о своих сильных сторонах, открывающихся в данной ситуации, пока не проведете тщательное планирование.

Сфокусируйте свою энергию

В-шестых, планирование позволяет вам целенаправленно расходовать время, деньги и средства на одну-две основные цели, необходимые для успеха всего мероприятия. Без четкого фокуса вы начнете разбрасываться и тратить силы вхолостую с весьма незначительными результатами.

В-седьмых, планирование сэкономит вам массу часов, месяцев и даже лет бесплодных попыток, разочарований и убережет потери энергии.

Жизненно важная дисциплина

Планирование - это дисциплина, умение, а также привычка и способность. А значит, вы можете ему обучиться и развить до высокого уровня посредством практики и многократного упражнения. Причем овладеть этим умением гораздо проще, чем вы думаете.

Запишите все задания и порядок действий

В самом простом представлении план - это перечень всех необходимых для достижения цели действий. Возьмите лист бумаги и запишите все, что, по-вашему, способствует приближению цели.

Когда вам приходит в голову что-то новое, тут же добавьте это в свой список. Постоянно обновляйте его, просматривайте и корректируйте. Этот список должен стать вашим проектным чертежом для строительства «дома мечты» - достижения идеального результата.

Определение приоритетов и последовательности

Следующий шаг - организация списка в логической последовательности и по приоритетам. Установите, какие задания или действия для вас важнее других. Под номером первым ставьте самое важное задание и далее до конца в порядке убывания.

Таким же образом определите последовательность необходимых действий. Иногда какое-то дело не может быть выполнено, пока не закончено предшествующее. Трудности с одним заданием могут также стать камнем преткновения всего процесса.

Уточните сдерживающий фактор

Зачастую успех вашего плана во многом обусловлен достижением единственной цели: окончания строительства нового офиса, магазина или фабрики, а может быть, презентации нового товара или услуги, а еще достижения определенного объема продаж к конкретному сроку приема на работу нового человека на ключевую должность. Процесс планирования помогает вам определить существенные элементы плана и сосредоточить внимание на жизненно важных заданиях и действиях.

Будьте готовы к неудачам

Ни один план поначалу не совершенен. Первые по пытки достичь желаемого всегда заканчиваются провалом. Этого следует ожидать. Способность спокойно относиться к неудачам и вносить в план нужные коррективы крайне важна для вашего успеха. Постоянно спрашивайте себя: «Что сработает, и что не сработает?» Уделяйте больше внимания тому, что правильно, а не кто прав.

Помните старое высказывание: «Начните с белого листа!» Всякий раз, когда ваш план не сработает, вздохните глубоко, успокойтесь и переделайте план.

Когда у вас возникает проблема, сконцентрируйтесь на решении. Сложности - это часть рабочего процесса, поэтому научитесь реагировать на них эффективно и конструктивно. Если вы не укладываетесь в сроки, задайте себе вопросы: «В чем проблема? В чем еще проблема? Каково решение? Как еще можно решить эту проблему? Что можно сделать сейчас? Каков следующий шаг?»

Кажется, что как только вы делаете первый шаг на пути к цели, вы тут же наталкиваетесь на препятствия, временные трудности, помехи и препоны. Это нормально. Для работы над чем-то новым требуются немалые усилия, но это та цена, которую вам придется заплатить за достижение ваших целей.

Думайте на бумаге

Всегда думайте на бумаге. Постоянно составляйте план всех своих действий и регулярно улучшайте план, пока он не примет совершенный вид.

Помните: планирование - это умение, и ему можно обучиться. Ваша способность думать, планировать, анализировать и инициировать активную деятельность в конце концов приведет вас туда, куда вы стремитесь - в «десятку» лучших. Но на это нужно время.

«Думать на бумаге» можно так: оформите план проекта для достижения многозадачных целей в виде таблицы. При этом вы создаете визуальное представление своей цели и тех шагов, которые вас к ней приведут. Это откроет вам глаза на сильные и слабые стороны проекта.

Проектное планирование

При таком планировании вы пишите дни, недели и месяцы, которые могут потребоваться на завершение проекта, в шапке таблицы. Например, в годовом плане вы записываете названия двенадцати месяцев, начиная с текущего. Это временная строка проекта.

В левую вертикальную колонку в нужной последовательности впишите задания, необходимые для завершения проекта. Каким будет ваш первый шаг? Второй? И так далее.

Внизу правой колонки запишите конечную цель, идеальный результат. Чем яснее вы представляете, к чему стремитесь, тем проще вам будет этого достигнуть.

Горизонтальные графы вы можете использовать для указания необходимого количества времени на то или иное задание. Некоторые из них можно выполнять одновременно, другие - лить последовательно. Одни задания имеют высокую степень приоритетности, другие, наоборот, низкую. Но при помощи таблицы планирования проекта вы сможете наглядно представить свою конечную цель - со всей ясностью и детализацией.

Соберите свою команду

Каждый, отвечающий за выполнение части некоего плана, вовлечен в процесс планирования. Довольно распространенная ошибка - предполагать, будто отдельное задание можно выполнить легко и быстро. И вдруг шок - оказывается, что дело, выглядевшее таким простым и легким, занимает пару месяцев. Сжатые сроки могут заставить вас полностью пересмотреть составленный план.

Один из моих менеджеров решил разослать всем нашим клиентам информационную листовку по поводу нового направления в нашем бизнесе. Он вызвал дизайнера и сообщил, что листовка нужна ему к концу недели.

Каким же было его изумление, когда он узнал, что на профессиональную разработку, дизайн и изготовление листовки вместе с печатью и рассылкой уйдет шесть - восемь недель, и это обойдется в 2 000 долларов. Идея отпала сама собой.

Начиная процесс планирования, вы должны сосредоточиться на четком определении каждого этапа и необходимого для него времени. Это время оптимизма и реализма при составлении плана и достижении целей. На каждом этапе планирования будьте предельно честны с собой, не полагаясь на удачу или случай и не надеясь, что законы природы станет попраны ради вашей выгоды.

Определите возможные помехи

Существует проблема, которую следует решить прежде всего. Самая предварительная главная цель, серьезный фактор, требующий пристального внимания.

Например, многие компании вступают на рынок, расписав все до малейших деталей, кроме процесса профессиональной продажи, приносящего прибыли. Компания продумала стратегическое планирование, аренду офисов, покупку мебели, компьютеров и промышленного оборудования, наняла штат сотрудников, завела бухгалтерские книги и начала проводить рекламные акции. Но процесс продажи подкачал: он не был продуман, и через несколько месяцев или даже недель компания оказалась на мели. В большой степени это то, что превращает маленький камешек преткновения в мощную бомбу, оставляющую позади себя руины.

Промежуточные результаты

Определите промежуточные результаты, которые вам необходимо достичь на каждом этапе пути. Можете ли вы распределить их по приоритетности и выполнить точно в срок? Каков ваш план на случай неполадок или форс-мажорных обстоятельств? Есть ли у вас запасной план? Что будете делать, если окажется, что для выполнения задания требуется гораздо больше средств и времени? Вам Должна быть знакома фраза: «Великая жизнь, как и великий корабль, не должна зависеть от одной надежды, как от одной мачты».

Планирование - ключ к успеху

Сам факт планирования повышает качество всего процесса Достижения цели. Чем тщательнее и детальнее разработан вами предварительный план на старте, тем успешнее и ярче ваш финиш. Чем качественнее ваше планирование, тем больше идей и возможностей вы можете воплотить.

Умение точно определить свое желание, записать его, составить план и работать в согласии с ним - это ключ к личностному росту, эффективности и высокому темпу прогресса. Все эти умение - вполне реально освоить и усовершенствовать. В самые короткие сроки вы сможете изменить жизнь и бизнес, удвоить доход и объемы продаж, реализовать свои мечты и природный потенциал.

Составьте план

Составьте перечень всех действий, ведущих к вашей цели, и постарайтесь ничего не упустить.
Распишите все его пункты по приоритетам: от самого важного задания до самого наименее значимого.
Организуйте список в логической последовательности. Что нужно выполнить в первую очередь, а что во вторую?
Подсчитайте, сколько времени и денег потребуется для завершения задания. Располагаете ли вы всем необходимым?
Творчески перерабатывайте свой план, особенно когда получаете новую информацию или когда дела идут не так, как вы ожидали. Будьте настроены на возможность корректив.

План действий

План - это список действий, которые необходимо совершить для достижения запланированного результата, составленный в порядке приоритетности и хронологии.

Поскольку путь к большой цели делится на небольшие отрезки, или этапы, ваш план также следует разбить на части, соответствующие этапам. Каждая часть должна содержать в себе последовательность действий, выполнение которых необходимо для реализации промежуточной цели.

На каждом из этапов очень важно определять приоритетность действий по отношению друг к другу и ранжировать их по принципу важности для достижения результата, от самого значимого к наименее существенному.
Создание плана действий является одним из ключевых моментов. Без хорошего плана все ваши устремления, скорее всего, так и не соприкоснутся с реальностью - они разобьются о быт, ежедневную суету, или вас отбросит назад столкновение с первым же препятствием.
План действий значительно увеличивает ваши шансы благополучно прийти к цели. Хороший план является дорогой, по которой можно двигаться легко и непринужденно, как по широкому шоссе с хорошим покрытием, понятной разметкой и указателями.
Для того чтобы продумать грамотный план, все, что вам требуется, - это лист бумаги, ручка и ваша цель. И время, поскольку ваш план должен быть взвешенным и тщательно обдуманным. Постарайтесь учесть все нюансы, по максимуму предусмотреть все непредвиденности и сюрпризы - как приятные, так и неприятные. Лучше потратить значительное время на составление плана, но постараться продумать и просчитать все возможные варианты развития событий, чем впоследствии «топтаться на месте», потеряв направление движения.
Работая над планом, есть смысл учитывать некоторые простые правила. С их помощью вы затратите для его составления значительно меньше времени и усилий и сможете уберечь себя от ошибок.

1. Ваш план должен быть реалистичным.

Мало иметь реалистичную, достижимую цель. Необходимо продумать алгоритм действий, реализовав который вы действительно сможете добиться задуманного.
Не стоит переоценивать свои возможности. Если ваша задача - в совершенстве овладеть английским языком, нет смысла ограничивать себя сроком в один месяц или отводить для этих занятий полчаса в день.

2. Ваш план должен быть записан на бумаге.

Все, что не записано, скорее всего, никогда не будет сделано. Я уже несколько раз приводила аргументы в пользу письменного изложения всего, что связано с вашими целями и планами по их достижению.
План - это инструкция, которую вы составляете для самих себя. Вы не сможете предусмотреть всего, если будете лишь размышлять о том, что собираетесь сделать. Только записанный на бумаге план даст вам целостное представление о том, что вы намереваетесь осуществить. Одного взгляда на этот документ может быть достаточно, чтобы увидеть «слабые места» вашего плана, понять, где вы были неточны или чересчур оптимистичны, определить, что требует доработки и усовершенствования.

3. Ваш план должен быть конкретным.

Ваш план должен содержать четкое перечисление конкретных действий, которые вы планируете совершить в заданные сроки в определенной последовательности в соответствии с понятными вам критериями успешности.
Фраза «я сделаю то и это, а потом подумаю», даже если вы записали ее на листе бумаги, планом ни в коем случае не является.

4. Четкие и ясные формулировки.

Перед тем как что то включить в свой план, тщательно взвесьте, что именно вы собираетесь сделать, а затем найдите для этого действия адекватную форму. Не допускайте расплывчатых формулировок и излишней многословности - «вода» в плане только мешает. Если вы не в состоянии четко и ясно сформулировать запланированные действия, это значит, что вы на данный момент не слишком хорошо понимаете, что собираетесь делать.
Не торопитесь, найдите правильные слова, которые будут максимально точно передавать тот смысл, который вы в них вкладываете.

5. Сроки и результаты.

Помимо сроков, в рамках которых вы планируете добиться желаемого на всех этапах вашего плана, необходимо описать, какой именно результат вы планируете получить как по истечении каждого из намеченных этапов, так и после того, как вы реализуете ваш план целиком.
Постарайтесь найти четкие критерии, которые помогут вам понять, насколько близко вы смогли приблизиться к цели.

6. Ресурсы.

Не забудьте отразить в своем плане, как вы собираетесь использовать все доступные вам средства достижения цели, держите под рукой ваш список ресурсов, который вы составляли до этого.
Обидно потратить кучу сил и времени, а потом осознать, что, если бы вы не забыли использовать тот или иной ресурс, вы добились бы желаемого намного быстрее.

7. Препятствия.

Хороший план должен включать прогноз относительно всех возможных проблем и препятствий, с которыми вы можете столкнуться. Также имеет смысл предварительно разработать необходимые меры по решению этих проблем и преодолению этих препятствий.

8. План Б.

К любому результату можно прийти несколькими способами. Составляя свой план действий, ориентируйтесь на самый лучший - быстрый, надежный и эффективный. Но, поскольку на пути к цели всегда есть место препятствиям, иногда непреодолимым, наметьте для себя альтернативные варианты достижения желаемого. Это необходимо для того, чтобы вы не были полностью дезориентированы, если у вас что то не получится с первого раза. Если у вас будет план Б, вы всегда сможете быстро на него переключиться и продолжить движение к цели практически без остановки.

9. Мнение со стороны.

Подумайте, кто может дать вам грамотную обратную связь по поводу вашего плана действий. Чья оценка была бы для вас важна? Покажите свой план этому человеку или людям, внимательно выслушайте их комментарии и конструктивные замечания.

10. Сожгите мосты.

Заранее примите решение, что ничто не заставит вас отступить. Будьте настойчивы и тверды. Гоните прочь мысли о неудачах - мыслите позитивно! У вас все получится, если вы этого хотите.

НИКОГДА НЕ СДАВАЙТЕСЬ!

Когда вы двигаетесь к цели, способной привести вас к вашей мечте, весь мир оказывается на вашей стороне. Не помышляйте о сдаче позиций, держитесь, что бы ни случилось. Если вы заранее решили, что никогда не будете сдаваться, вы обязательно придете к успеху.
Перечисленные выше правила смогут значительно облегчить вам задачу по составлению грамотного плана действий. Но помните, что ваш план время от времени будет меняться - жизнь вносит свои коррективы, особенно если вы движетесь к большой, значимой цели. Всегда существует больше вариантов, чем мы можем предугадать.
На самом деле хороший план - это полпути к цели. Ведь вы уже все продумали, предусмотрели все возможные нюансы и варианты.
Теперь - приступайте к его осуществлению. Самое сложное вы уже сделали - вы смогли услышать себя, поняли, чего вам на самом деле хочется, сформулировали намерение, нашли правильную цель и составили грамотный план действий.
Вы очень близки к желаемому. Главное - не останавливайтесь!
Из инета

Теперь, когда логика действий выработана, допущения определены, показатели и средства проверки найдены, настало время составить перечень конкретных действий для достижения каждого промежуточного результата. Возможно, некоторые из них уже внесены в схему «начерно» в результате предыдущего обсуждения, теперь же мы подойдем к этому вопросу более основательно.

Отвечаем на вопрос: Что именно необходимо и достаточно сделать для гарантированного достижения промежуточного результата с учетом указанных показателей?

Как это сделать? Обычно действиями являются «корешки дерева целей». На Рисунке 11 предполагаемые действия – это цели 2.1.1.1, 2.1.2.1, 2.2.1, 2.3.1, 2.3.21.

В примере про двор, лишенный места для игр детей, конкретными действиями будут являться такие, как ремонт детской площадки либо постройка новой, поиск или создание охраняемой парковки для автомобилей жильцов, посадка деревьев, организация субботника с целью уборки двора, вывоз строительного мусора, изгнание алкоголиков с детской площадки и т.д.

Определяем для каждого из результатов те действия, которые приведут к его достижению, и выписываем их в графу таблицы под рассматриваемым результатом. Помещенные под результатом действия должны гарантировать достижение промежуточного результата. Если это не так, требуется добавить пропущенные операции и обсудить возможные допущения.

Однако временами не все так просто, и при более детальном рассмотрении может оказаться, что «корешок» сам по себе является достаточно сложной проблемой. Поскольку мы уже решили ранее, что она находится в нашей компетенции, мы должны провести дополнительный анализ, начиная от новой центральной проблемы – промежуточного результата.

В нашем примере «сооружение новой детской площадки» потребует ведения переговоров с ЖЭСом, получения разрешения на демонтаж старой площадки, создание проекта новой, согласование нового проекта как отвечающего нормам и безопасного для детей, «добывания» и транспортировки материалов, собственно сооружения, приема работы уполномоченными лицами, возможно контактов с санитарной службой. В целом данное действие порождает ряд других действий, требует налаживания контактов с множеством людей и планирования отдельного мини-проекта.

Если пути достижения результата неясны, следует сразу детально разобраться с вопросом и построить «дерево проблем» на несколько уровней ниже «непонятного» места либо указать в плане действий ссылку на необходимость дополнительного анализа, а позже провести детальное изучение вопроса. Возможно, потребуется обращение за консультацией к специалистам. Такое решение продемонстрирует ответственное отношение к вопросу, в отличие от «приблизительного» планирования «примерных» действий.

Таким образом, либо план действий после проведения исследований станет для проектной группы очевиден, либо она «запутается» в проблеме, что говорит о недостаточно глубоком изучении проблем на этапе анализа. В этом случае для «непонятной» для решения проблемы потребуется повторное применение метода ЛСП.

Вернемся к составляемому нами плану. Еще одно дополнение ко всему сказанному: как правило, действия указываются в таблице в порядке их выполнения – сверху вниз.

Напомним, что на любом этапе допускается переформулирование действий, разумная детализация деятельности – ведь мы составляем эффективный план действий.

КАК ПРАВИЛЬНО УКАЗАТЬ НЕОБХОДИМЫЕ РЕСУРСЫ?

Если все участники нашей аналитической группы согласны с составленным планом действий, то можно переходить к определению необходимых ресурсов.

Напротив каждого действия необходимо указать ресурсы, которые необходимы для его осуществления. Указываются не только недостающие ресурсы, но ВСЕ те, которые понадобятся для осуществления данного действия.

Если нам необходимо выкопать большую и глубокую яму, начинающуюся у ограды, за определенный период времени («до обеда»), и у нас уже есть требующееся количество добровольцев (5 человек), а лопат только 3, то в графе, посвященной ресурсам для осуществления действия «копание ямы в период времени, верхняя граница которого – обеденный перерыв», надо указать не только недостающие 2 лопаты, но «5 человек и 5лопат». А еще лучше – вместо количества людей указать объем работы в человеко-часах.

Если для осуществления действия необходимы какие-либо ресурсы – компьютер, автомобиль, другое оборудование – на ограниченное время, скажем, 5 дней, то будет ошибкой включать полную стоимость приобретения такого оборудования в ресурсы проекта. Следует узнать цену на аренду оборудования (посмотреть предложения организаций, предлагающих такую услугу) или стоимость амортизации оборудования на этот срок (работа для бухгалтера).

Если для проведения анализа центральной проблемы нашего проекта нам требуется аренда зала на 50 мест на 3 дня, вы ведь не будете включать среднюю стоимость такого помещения на рынке недвижимости в калькуляцию проекта?

После указания ресурсов, необходимых для осуществления действий, которые приведут к достижению промежуточного результата, необходимо убедиться в том, что совокупность действий и перечисленных ресурсов в сочетании с допущениями гарантируют достижение промежуточного результата, и выбранные для него показатели будут достигнуты.

После завершения этапа описания ресурсов опять же требуется убедиться в том, что все участники обсуждения согласны с представленной схемой в целом (от действий в совокупности с допущениями – к промежуточным результатам, от промежуточных результатов в совокупности с допущениями – к цели проекта, от цели проекта в совокупности с допущениями – к общей цели). Если же это не так, необходимо продолжить работу до достижения полного согласия всех сторон с внесением необходимых изменений.

После завершения этапа планирования действий логико-структурная схема, наконец, заполнена!

Вот как приблизительно будет выглядеть логико-структурная схема для нашего примера после предварительного составления «на карточках» (см. Рисунок 18.):

Рисунок 18. Пример логико-структурной схемы – шаг 4

Если документ, в котором будет присутствовать заполненная ЛСС, предназначается для подачи заявки на получение финансирования проекта, надо учитывать, что различные грантодатели и доноры руководствуются своими собственными правилами при оценке стоимости проекта. К примеру, объем работ может переводиться в человеко-часы, а затем стоимость проекта рассчитывается по стоимости единицы потраченного времени. Практически любая организация по первому запросу предоставит требуемые стандарты, руководства по заполнению заявки, условия конкурса и иную подобную информацию, используя которую в сочетании с имеющейся логико-структурной схемой, вы легко справитесь с оформлением документов.

ЗАПОЛНЯЕМ СХЕМУ – ПЛАН ДЕЙСТВИЙ

Итак, чтобы составить план действий, необходимо:

1. Определить действия, которые надо выполнить для достижения каждого из промежуточных результатов: «корни дерева целей» и действия, необходимые для достижения цели проекта.

2. Определить допущения для плана действий в целом.

3. Определить набор ресурсов, необходимый и достаточный для выполнения каждого из действий.

4. Проверить логику: совокупность выполненных действий при условии предоставления ресурсов и соблюдении допущений должна гарантировать достижение промежуточного результата.

5. Убедиться, что все участники обсуждения согласны с полученной картиной. Если это не так, продолжите работу по выбору и уточнению действий для каждого из промежуточных результатов.

6. Убедиться в том, что логика проекта сохранена.

ЗАПОЛНЯЕМ СХЕМУ – ГРАФИК МЕРОПРИЯТИЙ

Строго говоря, применение логико-структурного подхода завершается на предыдущем этапе, однако для эффективного планирования проекта важно составить календарный план работ (график мероприятий) на основе уже заполненной логико-структурной схемы.

После того, как определен план действий, мы должны установить временные рамки нашей деятельности в целом и ее отдельных этапов в частности. Также нужно установить приоритет выполнения действий: какая работа должна быть выполнена в качестве подготовительного этапа для последующих действий, а какая – для «отшлифовки» результата, каковы критические точки в выполнении нашего проекта. Необходимо определить ответственность каждого из участников на каждом из этапов выполнения проекта, чтобы четко знать, кто руководит работой на каждом из «фронтов», к кому обращаться за помощью и консультацией, кто будет нести ответственность в случае неожиданных сбоев и принимать ключевые решения. Также потребуется более подробная детализация программы действий до заданий.

Отвечаем на вопросы: Когда? Кто? Кто ответственный? Что должно быть сделано?

Наиболее часто план работ составляется в виде диаграммы Гантта (Gantt diagram).

Диаграмма Гантта названа в честь Генри Гантта (1861-1919), соратника «отца научного менеджмента» Фредерика Тейлора (1856-1915). Гантт изучал менеджмент на примере постройки кораблей во время Первой мировой войны и предложил свою диаграмму, состоящую из отрезков (задач) и точек (вех), как средство для представления длительности и последовательности задач в проекте. Диаграмма Гантта оказалась таким мощным аналитическим инструментом, что в течение почти ста лет не претерпевала изменений. И лишь в начале 1990-х для более подробного описания взаимосвязей в нее были добавлены линии связи между задачами.

Пример диаграммы Гантта представлен на Рисунке 19:

Рисунок 19. Пример диаграммы Гантта – составленного плана работ

Задачи (действия) представляются в виде отрезков на временной шкале (в данном случае это помещенный вверху таблицы календарь). Для каждой задачи (действия) может указываться состояние выполнения (на рисунке указано для действия 1 и задач 1.1 и 1.2). Для построения диаграммы, соответствующей ЛСС, мы укажем конкретные действия и отдельные задания, необходимые для их осуществления.

Диаграмма позволяет расположить задания в хронологическом порядке относительно времени начала (завершения) их выполнения либо их приоритетности.

Также указываются связи между действиями (заданиями), если выполнение какого-либо действия может начаться только после завершения другого (либо наличия определенных результатов, которые будут получены в ходе или после выполнения другого действия). На диаграмме начало выполнения действия 2 будет произведено только после выполнения действия 1, а задание 3.3 каким-то образом зависит от завершения задания 2.1.

Технические средства для создания диаграммы Гантта (или других разновидностей расписания работ) легко доступны и присутствуют во многих программных пакетах, в том числе Microsoft ® Office Visio, Microsoft ® Project. Также существует достаточное количество свободно распространяемых (freeware) программ, которые ориентированы именно на планирование и контроль процесса выполнения, в том числе на создание подобных диаграмм.

Еще один элемент – контрольные точки, или вехи. В этих точках должна быть произведена проверка – мониторинг достижения каких-то конкретных результатов, объема выполненной работы и т.д. (подробнее об оценке и мониторинге проекта мы поговорим в главе «Критерии экспертизы проекта (Project Appraisal Criteria)»). На приведенной выше диаграмме такие вехи назначены на даты 31.01.2007 и 30.04.2007, и для них также должны быть определены критерии, согласно которым будет осуществляться проверка (например, «заключены договоренности с партнерами X, Y, Z» или «подготовка к посадке деревьев завершена»). Как правило, это достижение принципиального для осуществления проекта результата либо проверка допущения.

Развивающий курс «Спудей». Задача №7

«Ребята, рад вас видеть сегодня. Как вы уже успели увидеть, тема сегодняшней лекции — . На прошлой лекции вы узнали про . Думаю, большинство из вас уже имеют представление о своих целях. Я долго думал до начала курса, как лучшего всего преподать вам урок о плане действий. Из всей матрицы пришедших в голову вариантов, выбрал метод наглядного примера. Объектом для наглядного примера решил сделать самого себя. Я давно ощущал необходимость глубоких внутренних перемен, но все никак не мог собраться. То одно, то другое, то лень, то четвертое. Дал алмазное обещание самому себе удивить вас. Только так я могу с высокой долей вероятности считать, что вы усвоите урок. Все что со мной произошло — продукт правильной постановки цели и дисциплинированной реализации плана действий. Весь месяц я работал над своим внутренним миром, подсознательными установками и физическим здоровьем тела. Результат месячного труда находится перед вами. Первую часть формулы реализации задуманного вы уже познали на прошлом занятии. Сейчас пришло время раскрыть вторую часть формулы. Внимательно послушайте и запишите тезисно составляющие эффективного плана действий

1. Реалистичность . Помните — реалистичный план действий имеет все шансы быть реализованным. Думайте глобально — действуйте локально. Лучше выполнить реалистичный план за меньший срок от запланированного, нежели не выполнить нереалистичный план.

2. Простота первого шага . Начинайте с того объема запланированных действий, которые вам будет буквально стыдно не выполнить. Смехотворное начало позволяет вам сделать те необходимые первые шаги, с которыми так часто затягивают люди, ссылаясь на мириады причин. Отжаться один раз, прогуляться пять минут, прочитать 2 страницы, вставать на 5 минут раньше, прочитать одну образовательную статью, прочитать одну новость на иностранном языке. Постепенно усложняйте план — 2,3,4,5,10 отжиманий. Найдите тот темп, который будет разжигать в вас желание выполнить план.

3. Запас для непредвиденного . Всегда планируйте реализацию плана действий из расчета непредвиденных обстоятельств. Вы — живой человек. Вы строите план действий для живого создания, которому свойственны осечки, а не для робота.

4. Дисциплина титана . Если вы строите план действий, чтобы успешно его спрятать в папку через неделю — лучше не тратить время на его создание. В современном мире проблема нереализованных целей состоит в том, что люди не находят сил дойти достаточно далеко, чтобы осуществить задуманное.

5. Наслаждение процессом . Когда вы достигнете цели, скорее всего ваше наслаждение продлится какое-то ограниченное количество времени и будут поставлены новые цели. Потому изначально стоит построить план действий таким образом, чтобы вы смогли получать удовольствие в процессе его реализации. Никогда не угнетайте себя, когда что-то идет не так — это лишь показатель того, что вы не стоите на месте. Упорство поможет преодолеть любую преграду.

6. Мониторинг действий . Ведите журнал выполненных действий. Когда эта информация собирается в значительном количестве, можно воочию увидеть, как много вы прошли на пути к цели — это непременно придаст сил в движении до победного конца.

7. Спокойствие и уверенность . Выполняя утвержденный вами план действий, вы лепите свое будущее своими же руками. Вы — Невероятные Человечища, которые влияют на свою жизнь. Ваша жизнь — в ваших руках. Будут моменты радости, будут моменты подавленности. Будет удачи, будут трудные задачи. Все это — ситуации, которые испытывают совершенно все люди, которые реализуют свои цели. Чем больше и амбициознее цель, тем больше спокойствия и уверенности вам необходимо иметь для ее воплощения. Какой смысл в том, что вы будете зря тратить свою драгоценную энергию на эмоции и сомнения? Вам даны силы реализовать ту цель, которую ставите перед собой — только покажите себе в реальности, что вы можете довести задуманное до конца.

8. Поощрение успеха . Когда очередной блок плана действий выполнен, откупорьте стеклянную бутылку лимонада, пожмите своей левой рукой свою правую руку, и скажите себе, как вы гордитесь тем очевидным прогрессом, который был достигнут за последнюю неделю. Большие цели реализуются в ежедневных маленьких шагах. Будьте в гармонии с собой. Чичииинь!

9. Анализ процесса . Определите дни, когда вы будете выделять 10 минут для размышлений над журналом проделанной работы по реализации плана действий. Как вам прогресс? Можете ли вы добавить темпа, не переусердствуя при этом? В какой ситуации у вас возникает желание бросить все? С чем это связано? Может, вам хочется спросить совета у друга, как преуспеть в реализации плана? Где особенно хорошо получилось выполнить план? Чем больше вопросов вы себе зададите, тем больше ответов получите. Со временем вы отшлифуете свою способность аналитически мыслить над задачей любого уровня сложности.

10. Мотивация . Вы хотите, чтобы поставленная цель была реализована? Желание реализовать цель — ваша главная мотивация. Точка.

11. Корректировка плана . Вероятны ситуации, когда вам придется поменять план. Это нормально. Делайте взвешенные перемены в плане действий. Ведь вы в самом начале при его составлении хорошо подумали, не так ли? Время может внести свои корректировки, это в порядке вещей. Но цель должна оставаться нетронутой. Если вы начнете менять налево и направо свои цели, то тогда нужно остановиться и честно спросить себя — в цели ли дело, или в чем-то другом?

12. Дробление на мелкие составляющие . Когда перед вами стоит цель — построить металлургический комбинат за 5 лет, вы можете ужаснуться от сути поставленной задачи. Но когда перед вами стоит задача построить меткомбинат, и при этом вам выдают пошаговый план действий на 500 страниц — вы будете более спокойно относиться к задаче. Когда план разбит на мелкие составляющие, мозгу проще поверить в его реализацию, нежели когда план представляется в виде больших блоков задач.

К чему приведет использование плана действий?
В результате практического применения знаний из лекций о постановке целей и плане действий вы кардинально поменяете свою жизнь. Задумываясь о вашей новой цели, вы будете думать категориями «как я это реализую», «что необходимо узнать для этого», «кого можно задействовать в реализации плана», в отличии от банальных «хорошо было бы получить это», «мечтать не вредно ведь» и «эх, эта цель мне не по силам». Вы станете невероятными людьми действия. Это многого стоит..

Тревожный звонок дал знать студентам, что пара закончилась. Задние ряды постепенно выходили из учебного экстаза. Кабанов оказалался славным преподавателем. Уважение ясно читалось в глазах восторженных студентов. «Ребята», — спохватился Кабанов, «вы же догадываетесь, что закрепить полученные знания можно только практикой? Записывайте..»

Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности Готин Сергей Валерьевич

КАК СОСТАВИТЬ ПЛАН ДЕЙСТВИЙ?

Из книги Время - деньги. Создание команды разработчиков программного обеспечения автора Салливан Эд

Как составить хороший план Теперь можно сосредоточиться на особенностях составления хорошего плана разработки ПО. В этом процессе три основных этапа: определение задач, объединение задач в группы, называемые базовыми уровнями, и группировка последних в этапы

Из книги Автомойка: с чего начать, как преуспеть автора Дубровский Дмитрий Алексеевич

5. Как составить толковый бизнес-план? Здесь есть два варианта: когда вы делаете бизнес-план для себя и когда вам нужен бизнес-план для инвестора. Сначала о том, как составить бизнес-план для себя.Всегда и везде в любом бизнес-плане закладывайте самый пессимистичный

Из книги Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности автора Готин Сергей Валерьевич

ЗАПОЛНЯЕМ СХЕМУ – ПЛАН ДЕЙСТВИЙ Итак, чтобы составить план действий, необходимо:1. Определить действия, которые надо выполнить для достижения каждого из промежуточных результатов: «корни дерева целей» и действия, необходимые для достижения цели проекта.2. Определить

Из книги Биржевая игра [Сделай миллионы, играя числами] автора Джонс Райан

Из книги Технология достижений [Турбокоучинг по Брайану Трейси] автора Трейси Брайан

Глава 1 Разработайте личный стратегический план действий Лелейте свои мечты, это дети вашей души, это проекты ваших высочайших достижений. Наполеон Хилл Пробовали ли вы в последние полгода сформулировать для себя конкретные цели в карьере или бизнесе? Если вы поставили

Из книги Золотая книга лидера. 101 способ и техники управления в любой ситуации автора Литагент «5 редакция»

79. Создайте план действий на случай кризиса КРИЗИС МОЖЕТ ПРОИЗОЙТИ в любой момент. Правда в том, что, когда это случается, вы должны быть готовы к руководству. Вот несколько советов по управлению собой и своим воздействием на коллектив, когда приходится

Из книги Миллионер за минуту. Прямой путь к богатству автора Хансен Марк Виктор

Начальный план действий для информационных предпринимателей 1. Выберите тему, наиболее подходящую вашей страсти или опыту. 2. Найдите самую голодную рыбу в водоеме.Проведите опрос в Интернете и привлеките работающих со списками брокеров, чтобы выявить группы «голодной

Из книги Как провести собрание автора Нуайе Дидье

Предложите план действий Предложите рабочей группе план действий – это облегчит совместную деятельность. Порядок действий может быть следующим (в случае необходимости обсудите его

Из книги Пособие начинающему капиталисту. 84 шага к успеху автора Химич Николай Васильевич

Часть II. Бизнес-план. Вы готовы составить его самостоятельно? 2.1. Зачем, кому и когда он нужен? Итак, вы в начале бизнес-пути. И это означает, что вас ждут увлекательные приключения и открытия. Вы узнаете, что нужно делать для вашего бизнеса каждый день, ведь провал многих

Из книги Великолепный коучинг. Как стать блестящим коучем на своем рабочем месте автора Старр Джули

8.3. Как составить маркетинговый план и провести аудит своего маркетинга? Разработка маркетингового плана включает в себя пять основных этапов:1. Сначала исследуется внешняя ситуация, а именно: клиенты, конкуренты, посредники, воздействие других институтов, например,

Из книги Достижение целей: Пошаговая система автора Аткинсон Мэрилин

Глава 8. Офлайн: когда у коучируемого есть тема для обсуждения или план действий Давайте представим, что один из членов вашей команды желает о чем-то поговорить с вами, и для него важно провести этот разговор вне рабочего места. Возможно, речь идет о проблеме, которую

Из книги Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту автора Никерсон Пэт

Альтернативные подходы, если план действий никак не появится Если коучинговая сессия подходит к концу, а у клиента все еще нет четкого плана действий, вам необходимо стимулировать процесс его рождения. Любые намеченные шаги на пути к цели – это лучше, чем никакие. Для

Из книги HR в борьбе за конкурентное преимущество автора Брокбэнк Уэйн

Создайте план действий Вероятно, ведение учета времени открыло вам глаза на то, куда оно уходит. А сейчас вам нужен план действий для подтверждения и укрепления решимости усовершенствовать тайм-менеджмент.Впервые встречаясь с управлением временем, многие люди

Из книги Исполнение: Система достижения целей автора Боссиди Ларри

План действий Составляя план действий по управлению людскими потоками, HR-специалисту полезно оценить собственные навыки управления сотрудниками. Инструмент самооценки 5.1 поможет вам определить свои сильные и слабые стороны и понять, на чем стоит сконцентрироваться,

Из книги автора

План действий по рабочим потокам Выбирая опции, остановитесь для начала на двух-четырех аспектах деятельности. Из инструмента оценки для коммуникационного аудита 6.3 вы узнаете полезную информацию о том, какие возможные шаги помогут достичь наибольшего эффекта.Выбрав