Нередко на предприятиях после увольнения какого-либо сотрудника его должность остается свободной. Некоторые работодатели не спешат корректировать штатное расписание и исключать из него вакантные места. Вместо этого они возлагают на действующих сотрудников исполнение обязанностей по вакантным должностям. Между тем такое действие не совсем законно.
Особенности определений
Вакантной называют свободную должность, предусмотренную в штатном расписании, за которой не числится сотрудник. Если служащий отсутствует по болезни, в связи с командировкой, то его рабочее место за ним сохраняется. Соответственно, это уже не вакантная должность. Временное исполнение обязанностей по ней регламентируется 74 статьей ТК.
Замещение отсутствующего сотрудника
Согласно законодательству, назначение действующего работника на должность служащего, находящегося в командировке, в отпуске, на лечении и пр., является переводом. Замещение отсутствующего сотрудника обусловлено производственной необходимостью. Законодательство допускает перевод на другую работу без согласия служащего.
Поскольку речь идет не о вакантной должности, срок временного исполнения обязанностей по ней строго ограничен. Он не может превышать месяца в течение года (календарного).
Сложности на практике
Как и в случае с вакантной должностью, исполнение обязанностей по месту трудовой деятельности временно отсутствующего сотрудника возможно при наличии соответствующей квалификации. Если замещение служащего предполагает более низкий ее уровень, необходимо письменное согласие переводимого сотрудника.
Реализация указанного правила может вызывать некоторые проблемы на практике. Дело в том, что ТК не закрепляет критериев сравнения квалификации разных специальностей, должностей и профессий. Это означает, что работодатель должен сам разработать такую систему оценивания. Разумеется, все критерии должны быть официально закреплены а персонал - ознакомлен с ними.
Работодателю необходимо действовать очень осторожно, не нарушая интересы и Все решения должны приниматься исключительно в рамках законодательства. В противном случае может возникнуть трудовой спор.
Совмещение
Работник может одновременно по своей основной должности и замещать отсутствующего служащего. В таких случаях говорят о совмещении. При этом следует учесть, что наниматель не вправе перевести служащего на другую работу без его согласия и освобождения от основной деятельности. Если сотрудник желает совмещать трудовые обязанности, он должен дать письменное на это разрешение.
Доплаты
Сотрудник, давший согласие на совмещение, в соответствии со 151 статьей ТК, имеет право на дополнительные выплаты. Размер доплаты устанавливается соглашением сторон. Согласно действующим нормам, дополнительные выплаты может получать штатный заместитель служащего, временно отсутствующего на работе.
Разъяснения ВС
Ранее применялось положение, в соответствии с которым сумма доплаты определялась как разница между должностными окладами работников, если замещающий сотрудник не является штатным помощником (заместителем) отсутствующего.
Однако Определением коллегии ВС это правило было признано нарушающим трудовые права сотрудников. В результате на доплату могут рассчитывать штатные помощники (заместители), гл. инженеры и пр.
Нюансы
Если замещение должности отсутствующего сотрудника осуществляется служащим с освобождением от основной его деятельности, он может рассчитывать на получение зарплаты в сумме, не меньшей, чем средний заработок, который он получал на своем рабочем месте.
Общие правила определения средней з/п устанавливаются Правительством в Постановлении № 213 от 2003 г.
Исполнение обязанностей по вакантной должности
Выше уже говорилось о том, что назначение сотрудника на место отсутствующего работника является переводом. Такая ситуация возможна, если служащий отсутствует временно, т. е. он не уволен с предприятия. Этой же позиции придерживаются и суды.
В частности, можно обратить внимание на Постановление Пленума ВС № 16 от 1992 г. В 12 пункте этого документа дается толкование положений 26 статьи КЗоТ РСФСР. Несмотря на то что этот Кодекс давно не действует, многие его нормы можно применить сегодня. Более того, формулировки статей 26 КЗоТ и 74 ТК в части, регламентирующей перевод служащего на место временно отсутствующего работника по инициативе нанимателя, совпадают. Соответственно, отсутствуют всякие сомнения по поводу того, что судебные органы при рассмотрении трудовых споров будут принимать во внимание пояснения, данные в указанном Постановлении.
В 12 пункте документа закреплено, что исполнение обязанностей по вакантной должности в течение определенного периода возможно по письменному согласию сотрудника. Из этого следует, что Верховным судом, фактически, был введен новый вид переводов служащих на другую работу. Между тем, по трудовому законодательству, исполнение обязанностей по вакантной должности не допускается. Следовательно, положение, присутствующее в Постановлении Пленума применить нельзя.
Сказанное выше означает, что приказ об исполнении обязанностей по вакантной должности можно признать недействительным. В локальном документе должна использоваться совершенно иная формулировка. Многие руководители, пользуясь неосведомленностью граждан, их юридической неграмотностью, издают явно противоправные распоряжения. Следует помнить, что любое решение нанимателя можно оспорить.
Вопросы о сроках
Многие несведущие граждане интересуются, какой срок исполнения обязанностей по вакантной должности может устанавливаться распоряжением руководителя? В ТК на этот счет ничего не говорится. Разъяснения в трудовом законодательстве отсутствуют потому, что такая форма перевода работника вообще не предусмотрена. Следовательно, говорить о каком-либо (в том числе непрерывном) сроке исполнения обязанностей по вакантной должности не совсем корректно. В таких случаях следует считать, что сотрудник переведен на место постоянно. Для этого, в свою очередь, необходимо согласие служащего. Обратимся к пояснениям ВС.
В Постановлении № 16 указано, что если работодатель перевел работника без его согласия, а тот, в свою очередь, приступил к трудовой деятельности добровольно, то данное действие может быть признано законным. Следовательно, служащий будет считаться занимающим должность с 1-го дня перевода.
Установление какого-то конкретного срока исполнения обязанностей по вакантной должности юридического значения для регулирования трудовых отношений не имеет. Такое временное назначение служащего необходимо считать постоянным переводом на другое место (при наличии согласия от него) в соответствии с 72 статьей ТК.
Выводы
Факт добровольного выполнения обязанностей по свободной должности трансформирует взаимодействие нанимателя и сотрудника с первого дня назначения. Следовательно, сама должность перестает являться вакантной.
Оформление
При назначении сотрудника на вакантную должность применяется стандартная процедура приема на работу или перевода. В первом случае кандидат предоставляет все необходимые документы, пишет заявление. Работодатель и гражданин заключают договор.
Перед подписанием кандидату необходимо внимательно ознакомиться с содержанием документа. Дело в том, что некоторые работодатели используют некорректные формулировки. Подписание договора означает добровольное согласие с условиями трудовой деятельности.
Зачастую работодатели пользуются юридической неграмотностью сотрудников и назначают их исполняющими обязанности по вакантным должностям. А работники, в свою очередь, добровольно на это соглашаются. На практике выходит так, что сотрудники выполняют и свою, и чужую работу. Оплата труда, в свою очередь, как правило, в таких случаях не соответствует объему трудовой деятельности. Такие ситуации оспорить достаточно сложно, поскольку наниматели берут у служащих письменное согласие. Зачастую единственным выходом является увольнение.
Тем не менее при возникновении таких противоречивых ситуаций целесообразно обратиться в трудовую инспекцию.
По сути, работник может отказаться от выполнения дополнительных обязанностей. Для этого ему нужно напрямую обратиться к работодателю, написать заявление.
Стоит сказать, что многие служащие осознанно соглашаются с предложением работодателя. Обычно это связано с обещаниями нанимателя выплачивать высокое вознаграждение. Но на деле далеко не всегда сотрудник получает ожидаемую сумму. В таких ситуациях и начинаются проблемы. С одной стороны, действия работодателя не законны, с другой - служащий сам согласился на условия.
Заключение
Во избежание проблем при любых сотрудникам необходимо внимательно ознакомиться с документами, изданными работодателем. При отсутствии уверенности в законности тех или иных условий, целесообразно проконсультироваться с независимым юристом. Часто незнание закона приводит к весьма негативным последствиям.
В распоряжениях работодателя должны использоваться только те формулировки, которые предусмотрены трудовыми нормами. В ТК назначение служащего исполняющим обязанности по свободной должности запрещено. Если же оно все-таки состоялось, то должно признаваться переводом на постоянную работу. Соответственно, должность уже не будет являться вакантной, и принять на нее другого человека нельзя.
Назначение служащего исполняющим обязанности по той или иной должности допускается, если соответствующий сотрудник отсутствует по каким-либо причинам, но остается числящимся в штате фирмы.
При отсутствии работника в течение продолжительного периода времени - отпуска, болезни, командировки для выполнения его работы назначается исполняющий обязанности. Каким образом оформить выполнение дополнительной работы, зависит от того, какие полномочия необходимо передать, на какой срок, можно ли совместить их с основной работой.
Как оформить исполняющего обязанности
Законодательством предусмотрено несколько вариантов оформления работника, выполняющего помимо основной работы обязанности по другой должности.
Но до оформления необходимо определить круг передаваемых полномочий, получить согласие работника, который будет замещать отсутствующего, определить размер платы за выполнение дополнительных обязанностей.
В зависимости от того, какой вариант будет избран, и производится оформление по одному из вариантов:
- Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ)
- Внутреннее совместительство (ст. 282 ТК РФ)
- Временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ)
При этом надо отметить, что согласно п. 2 Разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» назначение временно исполняющего обязанности на вакантную должность не допускается, то есть речь может идти только о тех ситуациях, когда конкретный работник отсутствует по уважительным причинам.
Законодательных требований в отношении того, какой объем работы может быть передан, также не существует. Это решается в каждой ситуации руководителем и согласовывается с работником.
Организация может заранее предусмотреть порядок замены ключевых должностей и установить обязанности в должностных инструкциях. И в таком случае возникает вопрос, надо ли издавать приказ, оплачивать работу, ведь работник, подписывая должностную инструкцию, согласился с тем, что это входит в круг его обязанностей. Но существует позиция, что указание в должностной инструкции - это предварительная договоренность, то есть готовность работника выполнить определенные задачи в случае поручения. А для того, чтобы определить конкретный объем и срок, необходимо оформление дополнительных документов
Совмещение
Очень часто при необходимости заменить работника, особенно на короткий срок отсутствия, оформляется совмещение по правилам ст. 60.2 ТК РФ . Это удобно тем, что работа выполняется в течение рабочего времени, работник одновременно с основной работой выполняет возложенные на него дополнительные обязанности. Это удобно организационно - в зависимости от необходимости работник может переключиться и отвлечься на выполнение дополнительных обязанностей, при этом основная работа также должна быть выполнена.
При оформлении совмещения составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, издается приказ о том, что работник исполняет обязанности, с указанием периода замещения и оплаты. При этом оплата может быть как в процентном выражении от оклада, так и в твердой сумме. Размер доплаты ВРИО необходимо указать в дополнительном соглашении и приказе.
Внутреннее совместительство
Принципиальное отличие совместительства в том, что работа должна выполняться за пределами основного рабочего времени. Это удобно, если можно четко отделить время работы по своей должности от дополнительной работы. Однако внутреннее совместительство имеет ряд особенностей, которые регулируются гл. 44 ТК РФ .
В первую очередь необходимо заключить отдельный трудовой договор, это может быть и срочный договор.
Важное условие трудового договора — время дополнительной работы, которое должно составлять не более 4 часов в день (ст. 284 ТК РФ). Это означает, что необходимо учитывать отработанное время и не допускать превышения. Оплата работы также должна быть установлена в трудовом договоре по совместительству исходя из отработанного времени, объемов или иных показателей.
По желанию работника запись о совместительстве может быть внесена в трудовую книжку.
Временный перевод
Если работник будет отсутствовать длительный срок, то можно оформить временный перевод. Отличие от других вариантов в том, что работник не будет выполнять основную работу, а полностью переключится на замещаемую. Для оформления перевода необходимо будет заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, оплата производится согласно окладу, полагающемуся в новой должности. Досрочно расторгнуть соглашение можно будет только по соглашению сторон.
Временное заместительство имеет признаки сходства с такими способами замещения, как исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, предусмотренное ст. 60 ТК РФ, и временный перевод на другую работу, но при этом значительно отличается от них.
Особенности осуществления временного заместительства описаны в Разъяснениях Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (далее – Разъяснения), утв. постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 820/39.
Отметим, что указанный документ не потерял актуальности и сегодня.
Как по медзаключению перевести сотрудника
В соответствии с п. 1 Разъяснений под временным заместительством понимается исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью.
По смыслу ст. 60 ТК РФ под исполнением обязанностей временно отсутствующего сотрудника понимается выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительных обязанностей по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату, которая рассчитывается по правилам, предусмотренным ст. 151 ТК РФ.
В соответствии с ч. 1 ст. 72 ТК РФ временный перевод на другую работу у того же работодателя осуществляется по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, в том числе для замещения временно отсутствующего сотрудника, за которым согласно закону сохраняется место работы. Время такого перевода ограничивается периодом отсутствия замещаемого работника.
Как видим, общим признаком является то, что речь идет об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника.
Исключение составляют случаи временного заместительства в том числе вакантной должности. Так, в силу п. 2 Разъяснений в порядке исключения допускается назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления.
На сегодняшний день данная конструкция может быть использована для замещения должности в случае, когда трудовые отношения возникают в результате избрания на должность или по конкурсу, назначения или утверждения в должности. Отметим, что нормы ТК РФ не предусматривают порядок замещения должностей для случаев, описанных в ст. 16 ТК РФ, – когда для этого требуется не только заключение трудового договора и издание распорядительного акта о приеме на работу или переводе, но и предварительное решение уполномоченного органа. В этой связи следует признать, что положения, предусмотренные Разъяснениями, не противоречат и не могут противоречить нормам ТК РФ. То есть должны применяться в полной мере с соблюдением правил, установленных ТК РФ.
Различия способов временного замещения должности
Три рассматриваемых способа замещения должности имеют больше различий, нежели сходства. На это в свое время обратил внимание Верховный Суд РФ при рассмотрении конкретного спора, касающегося вопросов оплаты труда при временном заместительстве.
Решением Верховного Суда РФ от 11.03.2003 № КАС03-25 положения, предусмотренные подп. «а» абз. 3 и абз. 4 Разъяснений, были признаны недействующими. Эти положения ограничивали право штатных заместителей на получение разницы в заработной плате в случае осуществления ими временного заместительства (замещения временно отсутствующего руководителя, штатными заместителями которого они являлись).
Интересна аргументация выводов, изложенных в приведенном решении.
Верховный Суд РФ исходил главным образом из того, что положения ТК РФ, регулирующие вопрос о временном переводе на другую работу в случае производственной необходимости, равно как и вопросы оплаты труда при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, прямого отношения к рассматриваемому спору не имеют, если брать за основу следующие обстоятельства:
- в должностные обязанности указанных выше работников включена функция по замещению руководителя в случае его отсутствия;
- тарификация должности замещающего работника произведена с учетом именно этих его должностных обязанностей.
Верховный Суд РФ отметил, что определенное правовое значение имела норма, регулировавшая в то время вопросы временного перевода на другую работу в связи с производственной необходимостью. Она заключалась в том, что оплата труда по фактически выполняемой работе при временном переводе должна была производиться за весь период такого перевода (до одного месяца в течение календарного года).
Трудовой кодекс Российской Федерации содержит похожую норму. Так, согласно ст. 72 ТК РФ оплата труда работника, временно переведенного (на срок до одного месяца) на другую работу в той же организации в случае необходимости замещения временно отсутствующего сотрудника, производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней должности.
В этом смысле толкование Верховным Судом РФ положений Разъяснений не утратило своей актуальности и применимо к современным трудовым отношениям.
Аналогичным образом Верховный Суд РФ признал принципиальным положение ст. 151 ТК РФ об обязательности доплаты за совмещение профессий и исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от основной работы за весь период совмещения либо исполнения дополнительных обязанностей.
Основываясь на приведенной выше аргументации, Верховный Суд РФ, оценивая предусмотренную Разъяснениями норму, которая запрещала выплату разницы в заработной плате штатному заместителю в случае временного заместительства, пришел к заключению, что временное заместительство по своей природе не может быть в полной мере отнесено ни к одному из приведенных выше способов замещения должности временно отсутствующего работника, таких как исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника и временный перевод на другую работу.
Особенности временного заместительства
Временное заместительство отличается от указанных выше способов наличием (отсутствием) следующих характерных признаков:
1. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника представляет собой дополнительную работу, которую сотрудник выполняет наряду с основной в течение рабочего времени, установленного для ее выполнения. Между тем временное заместительство по смыслу Разъяснений представляет собой выполнение работы с освобождением от исполнения основных обязанностей, что характерно для временного перевода на другую работу. При этом временное заместительство отличается от временного перевода тем, что применяется исключительно к случаям замещения работников, занимающих руководящие должности, в то время как временный перевод может быть использован для замещения любых сотрудников.
2. Заместительство по общему правилу допускается для решения проблемы временного отсутствия, что характерно для такого способа, как исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Однако, в отличие от него, заместительство также может быть использовано для замещения вакантной должности, что по определению не может иметь место в случае исполнения обязанностей отсутствующего работника.
Временный перевод на другую работу применим в обоих случаях. Он может быть использован как для замещения временно отсутствующего работника, так и в случае необходимости замещения вакантной должности. Однако необходимо отметить, что временное заместительство для замещения вакантной должности допускается в исключительных случаях. При этом, в отличие от временного перевода, срок временного заместительства ограничен периодом, который необходим для принятия компетентным органом решения о назначении работника на должность и не может превышать одного календарного месяца со дня его назначения в порядке временного заместительства.
3. Оплата труда работника в случае временного заместительства осуществляется иначе, нежели с использованием иных способов замещения должности.
Так, в соответствии с п. 1 Разъяснений в случае временного заместительства производится выплата разницы между фактическим окладом (должностным, персональным) работника, замещающего таким способом должность, и окладом замещаемого сотрудника (без персональной надбавки).
При этом премируются временные заместители по условиям и в размерах, установленных по должности замещаемого работника. На разницу в окладах премия начисляется в том же порядке, что и на доплату за совмещение должностей.
Между тем в случае временного перевода на другую работу оплата производится по должности, которую работник занимает в связи с переводом. При этом если его фактический заработок превышает размер заработной платы по должности, на которую он переведен, работодатель обязан сохранить за ним средний заработок на весь период временного перевода
В случае замещения должности путем исполнения обязанностей временно отсутствующего работника наряду с выполнением основной работы сотруднику устанавливается доплата в размере, определяемом сторонами.
4. Такие способы замещения должности, как временный перевод на другую работу и исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника, применяются исключительно в отношении работников организации. Между тем временным заместителем может быть назначен работник организации, например, в случае замещения должности руководителя на период его отсутствия по болезни (пребывания в отпуске и др.). Кроме того, временным заместителем может быть назначено лицо, впервые поступившее на работу, до утверждения в должности соответствующим уполномоченным органом согласно законодательным актам, учредительным документам юридического лица.
Так, в соответствии со ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, президент и другие) подлежит избранию общим собранием участников общества на срок, определенный его уставом. Исключение составляют случаи, когда уставом общества решение этих вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета).
В этом случае до избрания на должность руководителя организации физическое лицо, не являющееся работником компании, может быть назначено исполняющим обязанности генерального директора (президента). Аналогичным образом временно исполняющим обязанности генерального директора (президента) может быть назначен работник организации (лицо, состоящее с работодателем в трудовых отношениях). В течение одного месяца общество с ограниченной ответственностью в лице уполномоченного органа (общее собрание участников общества либо наблюдательный совет) должно принять одно из двух решений: избрать либо не избрать на должность руководителя организации лицо (работника), назначенное временно исполняющим обязанности единоличного исполнительного органа (временного заместителя).
5. Временный перевод на другую работу завершается в день, определенный соглашением сторон, или с наступлением определенного события.
При этом, в отличие от временного перевода, досрочное прекращение которого допускается исключительно по соглашению сторон (путем подписания двустороннего письменного соглашения), исполнение обязанностей временно отсутствующего работника может быть прекращено до истечения установленного срока (до выхода замещаемого работника) в одностороннем порядке как по инициативе работодателя, так и по инициативе работника. Чтобы воспользоваться нормой, предусмотренной ч. 4 ст. 60 ТК РФ, и в одностороннем порядке отменить выполнение дополнительной работы, целесообразно при определении ее условий установить порядок прекращения действия соглашения в этой части. Для этого можно, например, включить в дополнительное соглашение условие о порядке прекращения его действия. Оно может быть информационным, т. е. полностью перенесенным из ТК РФ: «Настоящее соглашение прекращает свое действие по истечении трех рабочих дней с момента письменного уведомления работодателем об этом работника либо с момента вручения работодателю письменного отказа работника от выполнения данной работы».
Другое дело – временное заместительство. В течение месяца временный заместитель либо утверждается в должности, либо уполномоченный орган принимает противоположное решение. В случае неутверждения работника в должности работодатель обязан обеспечить гарантии, предусмотренные Разъяснениями.
В частности, сотруднику, принятому не из числа работников организации, должна быть предложена другая работа с учетом его квалификации и опыта. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения сотрудник освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством.
Если не утвержден работник, выдвинутый на руководящую должность из числа сотрудников данной организации, ему должна быть предоставлена работа по квалификации и оплате не ниже той, которую он выполнял до назначения на новую должность.
Применяя такой способ замещения должности, как временное заместительство, нужно учитывать следующее:
- Оптимальный вариант – применять временное заместительство в случаях, когда замещение должности в соответствии с российским законодательством, учредительными документами юридического лица осуществляется в результате утверждения, назначения или избрания соответствующим уполномоченным органом.
- Период принятия такого решения ограничен трудовым законодательством и составляет один календарный месяц. Если время истекло, а в отношении лица, назначенного временно исполняющим обязанности единоличного исполнительного органа, либо на иную должность, замещение которой осуществляется на основании трудового договора, заключенного в результате избрания, назначения или утверждения, решение не принято, скорее всего, такой работник будет признан работающим в должности на постоянной основе.
- Необходимо обеспечить гарантии, установленные законом для работника, назначенного временно исполняющим обязанности.
Для того чтобы выяснить, интересен ли работодателю этот способ замещения должности, необходимо ответить на такие вопросы:
- Есть ли необходимость в замещении должности путем временного заместительства до утверждения (назначения, избрания) претендента? Есть ли возможность использовать другие способы замещения?
- Стоит ли назначать временно исполняющим обязанности (до избрания, утверждения, назначения) лицо, не являющееся сотрудником организации? Может, имеет смысл формировать резерв из работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем, и проводить их обучение в том числе путем временных переводов на такие должности?
Иногда на документах можно увидеть подпись не руководителя компании, а исполняющего его обязанности, что в большинстве случаев именно так и обозначается: «и. о. директора» или «и. о. главного бухгалтера». Соответствует ли закону такая должность? Правомерно ли при подписании документов указывать «и. о.»? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете, прочитав статью.
Представим ситуацию, когда руководитель компании уволился, а замену ему еще не подыскали. Но ведь место руководителя не может пустовать - кто-то должен управлять компанией. Обычно в таком случае заместителя назначают исполняющим обязанности руководителя и этим ограничиваются. Но правильно ли это? Давайте разбираться.
Исполнение обязанностей отсутствующего работника
Статьей 60.2 ТК РФ предусмотрена возможность исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. Для этого работнику поручается выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Отметим, что сделать это можно только с письменного согласия работника.
Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Если же дополнительная работа такой же профессии (должности), можно осуществлять ее путем расширения зон обслуживания или увеличения объема работ.
Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.
Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
Для поручения исполнения обязанностей отсутствующего работника необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором четко указать должностные обязанности, исполнять которые поручается работнику. Кроме этого, в соглашении нужно закрепить размер доплаты за исполнение обязанностей, срок и иные
условия, о которых стороны трудовых отношений договорились.
Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).
Есть важный момент в применении нормы ст. 60.2 ТК РФ : назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Это возможно только по должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. В этом случае руководитель предприятия, учреждения, организации обязан не позднее месячного срока со дня принятия трудящегося на работу представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. Этот орган в месячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах (п. 2 Разъяснения Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39 от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (далее - Разъяснение)).
Конечно, в случае необходимости исполнения обязанностей отсутствующего работника можно руководствоваться не только названной статьей Трудового кодекса. Также можно применить:
- ст. 72.2 и осуществить перевод. В этом случае работник освобождается от выполнения своих трудовых обязанностей и занимается только работой отсутствующего сотрудника. Срок перевода для замещения временно отсутствующего работника не ограничен. Если место, куда планируется перевести работника, вакантно, то перевод может быть осуществлен либо на временной основе (на срок не более года), либо на постоянной (если работодатель считает, что сотрудник справится с работой в новой должности). Отметим, что такой перевод возможен только с согласия работника;
- ст. 72.1 и осуществить перемещение. Если работник перемещается на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, или ему поручается рабо-та на другом механизме или агрегате и это не влечет за собой изменения определенных сто-ронами условий трудового договора, согласие работника получать не требуется. При перемещении работодатель не вправе требовать от сотрудника исполнения трудовых обязанностей по двум должностям;
- ст. 59 и заключить срочный трудовой договор для исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглаше-ниями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы. Если должность, по которой нужно исполнять обязанности, вакантна, можно заключить бессрочный трудовой договор, соблюдая требования разд. III «Трудовой договор» ТК РФ.
Да, нужно, и вот почему. Согласно Разъяснению временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего работника возлагается на другого работника приказом (распоряжением) по предприятию, учреждению или организации. Аналогичные требования содержатся и в Трудовом кодексе.
Должностная инструкция - это локальный нормативный правовой акт, определяющий функции (обязанности), права и ответственность работника, занимающего определенную должность. Если в нее включено условие о замещении руководителя, это
означает, что работник обязан замещать руководителя только тогда, когда последний уйдет в отпуск, отправится в командировку, заболеет или будет отсутствовать по иным причинам.
Чтобы условие об исполнении обязанностей руководителя начало действовать, необходимо издать приказ, в котором зафиксировать факт отсутствия руководителя и возложения его обязанностей на конкретного работника, а также определить срок замещения и доплату за него.
Отметим, что заключать дополнительное соглашение к трудовому договору в данном случае не требуется.
Должны ли мы заключить с сотрудником, который не является штатным заместителем директора, дополнительное соглашение к трудовому договору о временном исполнении его обязанностей?
Да, должны, при этом необходимость составлять дополнительное соглашение не зависит от способа оформления временного исполнения обязанностей руководителя. Если работник не освобождается от своей работы, исполнение обязанностей можно поручить ему только с письменного согласия, заключив дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 60.2 ТК РФ ). Если для исполнения обязанностей применяется временный перевод и работник освобождается от выполнения своей работы, также необходимо оформить дополнительное соглашение (ст. 72.2 ТК РФ ). Отметим, что ни в том ни в другом случае запись в трудовую книжку не производится.
Имеет ли право исполняющий обязанности руководителя компании принимать и увольнять работников?
При назначении сотрудника исполняющим обязанности руководителя в дополнительном соглашении к трудовому договору обычно прописывают функции, которые он может осуществлять вместо руководителя. Таким образом, он может принимать и увольнять работников, если соглашением ему предоставлены соответствующие полномочия.
Каким образом исполняющему обязанности нужно подписывать документы? Правомерна ли следующая запись: «и. о. директора»?
Действительно, нередко в случае, когда в унифицированную форму приказа вписаны должность и фамилия директора, исполняющий обязанности перед наименованием должности пишет «и. о.» и ставит свою подпись. А иногда исполняющие обязанности перед подписью проставляют косую черту. Это в корне неверно.
На основании п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
Поскольку должности «исполняющий обязанности» не существует, работник, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя, подписывая документ, должен ставить ту должность, которую он занимает по штатному расписанию. Не стоит этого опасаться, ведь ему официально делегированы соответствующие полномочия (приказом, дополнительным соглашением, доверенностью).
На какой срок можно назначить исполняющего обязанности?
Нормативных документов, ограничивающих срок исполнения работником обязанности руководителя, нет, поэтому он может так работать столько времени, сколько необходимо работодателю.
Как назначить исполняющего обязанности директора, если директор неожиданно заболел и не может издать приказ о назначении исполняющего обязанности?
В данном случае вопрос назначения исполняющего обязанности директора компании должен решаться участниками общества. Если участник один - хорошо, вопрос решится достаточно быстро, так как именно он назначит исполняющего обязанности директора на период его временной нетрудоспособности. А вот если участников в обществе больше, решение данного вопроса может затянуться, ведь необходимо провести внеочередное собрание участников. Напомним, что процедура проведения внеочередного собрания участников установлена федеральными законами от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» , она может занять длительное время.
Наш руководитель собирается в длительную командировку. Исполняющим его обязанности хотим назначить начальника правового департамента. Можем ли мы передать ему только часть обязанностей директора? Как оформить такую передачу полномочий?
В большинстве случаев порядок замещения руководителя компании прописывается в уставе и условие о замещении руководителя включается в трудовой договор и должностную инструкцию работника, который будет исполнять обязанности руководителя во время его отсутствия. Если процедура замещения в уставе не прописана, издается отдельный приказ. В нем нужно указать, какие именно полномочия передаются, например право подписи финансовых документов, трудовых договоров, бухгалтерской отчетности, и срок, на который они передаются.
Для оформления исполнения обязанностей необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ. Кроме этого, на время отсутствия руководителя организации необходимо оформить доверенность с указанием переданных начальнику правового департамента полномочий.
Напомним, что в силу ст. 185 ГК РФ под доверенностью понимается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность выдается на срок не более трех лет, а если срок не указан, она действует в течение одного года с момента выдачи. Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время ее отменить.
Итак, если вы хотите, чтобы начальник правового департамента исполнял только часть функций руководителя, зафиксируйте их в приказе и дополнительном соглашении. В противном случае он будет выполнять те функции, которые определены для руководителя уставом организации и законодательством РФ.
____________________________
Применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу (ст. 423 ТК РФ).
Введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.
В предыдущих статьях на нашем сайте мы как-то говорили о правовом статусе руководителя и главного бухгалтера организации. Но руководители и главные бухгалтеры компании – тоже люди: могут уйти в отпуск, заболеть, уволиться, в конце концов. При этом юридическое лицо должно продолжать функционировать в обычном режиме – надо подписывать документы с контрагентами, принимать и увольнять работников и т.д. Ведь если договор с клиентом будет заключен лицом, не имеющим законных полномочий, или такое лицо уволит работника – жди неприятностей.
Да, частенько документы подписываются просто «и. о. генерального директора» или по аналогии «и.о. главного бухгалтера» Но это в корне неверно, в том числе и в случае с главбухом – что на такую подпись скажет налоговый инспектор при сдаче отчетности?
Общие правила исполнения обязанностей отсутствующего работника
В соответствии со статьей 60.2 ТК РФ исполнение обязанностей временно отсутствующего работника может быть возложено на другого сотрудника без освобождения от работы, определенной его трудовым договором.
Для этого работнику поручается выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Важно подчеркнуть, что за выполнение дополнительной работы сотруднику должна начисляться доплата с учетом содержания и объема работы. Дополнительные обязанности можно возложить на сотрудника только с его письменного согласия, работник может отказаться от них. Такая дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей), а если дополнительная работа предусматривается по такой же профессии (должности), то можно просто расширить зоны обслуживания или увеличить объем работ.
Для исполнения обязанностей отсутствующего работника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором необходимо четко указать должностные обязанности, исполнять которые поручается работнику. В соглашении необходимо также оговорить срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу. Если работник не согласен с такими условиями, он имеет полное право на отказ.
Тем не менее, срок может быть изменен в любой момент – как работником, так и работодателем – достаточно предупредить об этом другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня.
Отметим, что подобное назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается за исключением приема на работу руководителя организации. Это исключение вполне логично – как мы уже заметили, кто-то должен организацию представлять. Утверждается исполняющий обязанности руководителя вышестоящим органом управления – например, собранием учредителей ООО.
Если вышестоящий орган управления в соответствии с уставом организации назначает и иных работников (заместителей руководителя, главного бухгалтера и т.д.), то они могут исполнять обязанности по вакантной должности не более месяца, в течение которого руководитель должен представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность, а этот орган рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах. Данное правило установлено еще Разъяснениями Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39 от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (далее – Разъяснение).
Пример 1. Я работал главным специалистом отдела. После того как уволился начальник отдела мне предложили стать начальником. Я отказывался, но директор все равно издал приказ. Я быть начальником не хочу. Сколько времени может так продолжаться, и могу ли я отказаться от исполнения обязанностей начальника отдела?
Во-первых, одного приказа руководителя организации недостаточно – с вами должны были заключить допсоглашение к трудовому договору. Если бы вы подписали допсоглашение – то там бы срок и согласовывали, причем ваше мнение должно было быть учтено.
Во-вторых, вы в любой момент можете от исполнения обязанностей отказаться, предупредив об этом руководство в письменном виде за три дня.
Пример 2. У меня такая ситуация: увольняется генеральный директор. Мне учредители говорят, чтобы я писала заявление на его должность с сохранением моих обязанностей (я – начальник отдела). Но при этом собираются доплачивать лишь 50%. Могут ли меня заставить написать такое заявление и почему доплачивать лишь 50%, если у меня две должности.
Заставить вас исполнять чьи-то чужие обязанности вас никто не может – всегда можете отказаться. Тем более никакого заявления вам писать не надо – учредители должны сами вынести решение о вашем назначении (как постоянном, так и временном) и вам его предложить, если вы согласитесь подписать допсоглашение об исполнении обязанностей директора. Что касается размера зарплаты, то он в этом соглашении и устанавливается. Причем опять же с вашего согласия.
Исполнение обязанностей в ином порядке
Если нет работника, который может исполнять и свои, и чужие обязанности, то вопрос решается с помощью перевода сотрудника – в том числе и временного – на срок до одного года либо бессрочно (статья 72.2 ТК РФ). При таком варианте этот сотрудник освобождается от выполнения своих трудовых обязанностей по старой должности.
Если, допустим, в одном структурном подразделении работников больше или загрузка меньше, чем в другом, то сотрудника для замены другого можно просто переместить на аналогичное рабочее место в порядке статьи 72.1 ТК РФ.
Еще один вариант – заключение срочного трудового договора для исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы. Можно заключить и отдельный бессрочный договор (внутреннее совместительство), учитывая ограничения, предусмотренные ТК РФ.
Оформление исполнения обязанностей
Мы начали разговор с того, что указывать в документах подписи вроде «и. о. генерального директора» нельзя. Однако в соответствии с пунктом 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации» в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
При этом такая должность как «исполняющий обязанности кого-либо» законодательством не предусмотрена, поэтому работник, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя, подписывая документ, указывает ту должность, которую он фактически занимает по штатному расписанию.
Сразу возникает вопрос, каким образом, приказ об увольнении или какой-то иной документ может подписывать, скажем, начальник юридического отдела? Но оформление исполнения обязанностей должно быть полноценным – с изданием приказа, дополнительного соглашения, выдачей доверенности от лица организации. Эти документы и будут подтверждать его полномочия на подписание документов.
Тут стоит подчеркнуть, что эти полномочия должны быть изложены в документах очень четко – если они не указаны, то, следовательно, они не переданы. Взять то же увольнение работников: не прописано в доверенности такого права у исполняющего обязанности – значит, он этого права не имеет.
Заключать дополнительное соглашение необязательно в том случае, если исполнение обязанностей руководителя предусмотрено в должностной инструкции работника, поскольку она является локальным нормативным правовым актом, определяющий функции (обязанности), права и ответственность работника, занимающего определенную должность. Например, в должностной инструкции заместителя руководителя указано, что в случае отсутствия самого руководителя он исполняет его обязанности. Необходимо точно указать и ситуации, когда необходимо исполнение обязанностей: отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.
Тем не менее, передаваемые полномочия опять же должны быть прописаны четко, в приказе по предприятию должен фиксироваться факт отсутствия руководителя, размер дополнительной платы за исполнение обязанностей и срок этого исполнения. Про доверенность тоже не надо забывать – в некоторых ситуациях она может пригодиться, особенно в случае, если порядок замещения руководителя не прописан в уставе юридического лица. А вот если об исполнении обязанностей в должностной инструкции ничего нет или в ней указаны не все полномочия, которые следует передать, то допсоглашение необходимо. Запись в трудовую книжку делается только при постоянном переводе работника либо заключении отдельного трудового договора (срочного или бессрочного), в остальных случаях факт исполнения обязанностей в трудовой книжке не отражается.
Пример 3. Подскажите, пожалуйста, если руководитель организации на время своей командировки возлагает на меня исполнение своих обязанностей, могу ли я потребовать внести соответствующую запись в трудовую книжку? И могу ли я отказаться от их выполнения, до внесения этой записи?
Нет, при временном исполнении обязанностей запись в трудовую книжку не вносится, если с вами не заключается отдельный трудовой договор (внутреннее совместительство). А отказаться от выполнения обязанностей вы можете в любом случае.
Пример 4. Как назначить исполняющего обязанности директора, если директор неожиданно заболел и не может издать приказ о назначении исполняющего обязанности?
В данном случае вопрос назначения исполняющего обязанности директора компании должен решаться учредителями компании. Если участник один – он сам назначит исполняющего обязанности директора на период временной нетрудоспособности последнего. Если же участников в обществе больше, то решение данного вопроса может затянуться, ведь необходимо провести внеочередное собрание участников.
