Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.
ФАЙЛЫ
В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.
Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.
Совмещение и доплата
Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.
Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).
В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.
Смена работника
Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д. И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.
Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.
Составные части приказа
Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:
- Наименование организации, реквизиты.
- Дата подписания.
- Город.
- С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
- С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.
- Какие именно обязанности возлагаются.
- Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
- В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
- За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.
Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.
Перечисление обязанностей
Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность. В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).
К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.
Варианты использования
В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство. Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу. Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами. Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.
Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.
Юридические аспекты
За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.
В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.
Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.
Ответ: Обязанность издания приказа о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства законодательно не установлена, однако целесообразно такой приказ издать, если обязанность ведения кадрового делопроизводства не установлена в трудовом договоре (должностной инструкции) какого-либо работника организации.
Обоснование: Действующее трудовое законодательство не раскрывает понятия "ведение кадрового делопроизводства". На практике в него включают как составление различных кадровых документов (трудовых договоров, приказов, командировочных документов и др.), так и заполнение соответствующих журналов (книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки; журнала учета приказов по личному составу, журнала учета трудовых договоров и др.).
Обязанность издания приказа о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства законодательно не установлена. Между тем для заполнения отдельных кадровых документов необходимо проставление подписи работника кадровой службы (например, для заполнения личной карточки работника).
Обязанности работника, в том числе в части ведения кадрового делопроизводства, могут быть установлены в его трудовом договоре (должностной инструкции).
Учитывая изложенное, полагаем, что, если в трудовом договоре (должностной инструкции) какого-либо работника организации предусмотрена обязанность ведения кадрового делопроизводства, необходимость издания приказа о ведении кадрового делопроизводства отсутствует, так как указанный работник сможет заполнять документы на основании такого условия.
В противном случае целесообразно такой приказ издать, чтобы наделить соответствующими полномочиями конкретного работника и на этом основании заполнять отдельные кадровые документы.
При этом в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя. Таким образом, также следует издать приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
При этом не существует законных ограничений для того, чтобы указать в приказе о ведении кадрового делопроизводства на обязанность ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек. Таким образом, на наш взгляд, вместо двух указанных приказов можно издать один.
Обязательно ли издавать приказ о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства? Каковы последствия отсутствия указанного приказа в организации?
Правильна ли будет, такая формулировка приказа: Назначить директора Иванова И.И. ответственным за организацию и ведение кадрового делопроизводства, включая ведение, хранение, учет, выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним с 11.01.2016г. (1.этого достаточно? 2.нужно писать контроль оставляю за собой?)
Ответ
Ответ на вопрос:
Приказ о назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, издается в произвольной форме.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.
Отметим, что если в указанной ситуации директор является руководителем организации, то прямо обязанности издавать приказ именно в отношении руководителя законодательство не содержит. Дело в том, что при отсутствии приказа о назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками таким лицом по умолчанию является руководитель организации. Эту позицию подтверждает и судебная практика, см., например, .
В то же время во избежание недоразумений с проверяющими органами такой приказ издать рекомендуется.
В этом случае формулировка в приказе может быть, например, такой: «Ведение кадрового делопроизводства, включая обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек с целью упорядочения работы с трудовыми книжками и во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагаю на себя».
Таким образом, издавать отдельный приказ о принятии на себя полномочий по ведению трудовых книжек руководителю не обязательно. Вместе с тем, для упорядочения кадрового учета и однозначного подтверждения ответственного наличие такого документа не будет лишним. Кроме того, фраза о том, что руководитель принимает на себя обязанности по ведению трудовых книжек, может быть частью другого документа, регулирующего полномочия руководителя в организации.
Иван Шкловец ,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
- Ответ: Обязан ли руководитель организации издать приказ о принятии на себя полномочий по ведению трудовых книжек, если он будет их вести, хранить, учитывать и выдавать самостоятельно
- Формы: Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
ПРИКАЗ № 256
о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение,
учет и выдачу трудовых книжек
г. Москва 10.01.2016
Самые важные изменения этой весны!
-
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело». -
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году -
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ. -
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену. -
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Муниципальные районы" href="/text/category/munitcipalmznie_rajoni/" rel="bookmark">муниципального района
В целях обеспечения контроля за состоянием и сохранностью документов, организации и совершенствования документационного обеспечения управления в администрации Амурского муниципального района:
1. Возложить на специалиста 1 категории общего отдела Почечуеву Нину Ивановну:
1.1. Обязанности по ведению работы архива администрации, формирование, комплектование, передачу на постоянное хранение документов администрации в архивный отдел, уничтожение дел по истечении срока их хранения.
1.3. Осуществлять контроль за правильностью формирования дел текущего делопроизводства в структурных подразделениях администрации района в строгом соответствии с номенклатурой дел с учетом сроков их хранения.
1.4. Представлять в архивный отдел администрации для рассмотрения и отправки на утверждение описи дел постоянного хранения, для согласования описи дел по личному составу на упорядоченные документы, согласно графику.
2. Утвердить прилагаемое Положение об архиве администрации Амурского муниципального района.
3. Признать утратившими силу:
3.1. Распоряжение главы города Амурска с Амурским районом «О назначении ответственного за делопроизводство и архив администрации и составе экспертной комиссии».
3.2. Распоряжение главы Амурского муниципального района «О внесении изменений в распоряжение «О назначении ответственного за делопроизводство и архив администрации и составе экспертной комиссии», об утверждении Положений об архиве, экспертной комиссии».
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации района
Глава района
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением главы
Амурского муниципального
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве администрации Амурского муниципального района
I. Общие положения
1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности администрации Амурского муниципального района (далее - администрация) и, имеющие научное, экономическое, социальное и историческое значение составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются муниципальной собственностью и подлежат хранению в архиве администрации Амурского муниципального района (далее – архив) в пределах, установленных законодательством об Архивном деле в Российской Федерации.
Архив образован в соответствии со статьей 13 Федерального закона от 01.01.01 г. "Об архивном деле в Российской Федерации" и входит в состав общего отдела администрации.
Архив создан в целях комплектования, обеспечения сохранности, отбора, учета, упорядочения и использования архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения, и в дальнейшем, своевременной передаче этих документов на постоянное хранение в архивный отдел администрации района.
1.2. Архив в соответствии со статьей 15 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" обеспечивается необходимым помещением, оборудованием и кадрами, для его функционирования создаются необходимые финансовые, материально-технические и иные условия.
1.3. Работа архива организуется в соответствии с положением, утверждаемым распоряжением главы Амурского муниципального района.
1.4. В архиве составляются годовой план работы с указанием конкретных видов работ и планы-графики приема дел в архив и предоставления описей, которые утверждаются главой Амурского муниципального района.
По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенный в годовой план.
1.5. Архив в своей работе руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края, Положением об общем отделе администрации Амурского муниципального района, Инструкцией по делопроизводству администрации Амурского муниципального района, номенклатурой дел и настоящим Положением.
1.6. Обязанности по ведению работы архива возлагаются на специалиста общего отдела администрации, либо другого специалиста, назначаемого на должность и освобождаемого от должности главой Амурского муниципального района.
На должность специалиста, отвечающего за ведение работы архива, назначается лицо, имеющее высшее образование , умеющего работать с документами, знающего делопроизводство и работу архива.
1.7. Лицо, ответственное за работу архива, совместно с главой Амурского муниципального района несет персональную ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с действующим законодательством.
1.8. При смене специалиста, ответственного за архив, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещения архива, инвентаря и оборудования производится по акту, который утверждается главой Амурского муниципального района.
Для приема-передачи дел распоряжением главы района назначается комиссия в составе не менее трех человек.
1.9. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник общего отдела администрации.
1.10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет архивный отдел администрации Амурского муниципального района.
II. Состав документов архива
Архив администрации принимает на хранение:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности администрации и имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение.
2.2. Документы временного хранения, в том числе и свыше 10 лет,
необходимые в практической деятельности администрации.
2.3. Документы по личному составу.
2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.
Выдача документов во временное пользование и для работы в читальном зале.
5.4.2. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
5.4.3. Выдача дел из архива во временное пользование производится как для работы в архиве, так и вне архива, и регистрируется в книгах выдачи документов.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации на срок не более одного месяца.
Сторонним организациям выдача дел во временное пользование производится на основании их письменных запросов с разрешения главы Амурского муниципального района или его заместителя, по актам на срок не более трех месяцев.
5.5. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение
5.5.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве, передаются на постоянное хранение в архивный отдел администрации района по истечении срока временного хранения, установленного Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
5.5.2. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края.
Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов.
Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов по письменному разрешению архивного отдела администрации района.
5.5.3. Передача документов постоянного хранения в архивный отдел, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным распоряжением главы Амурского муниципального района.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
Управляющий делами администрации
Амурского муниципального района
