Учёт рабочего времени ведётся с помощью табеля. По этому документу можно определить количество отработанных часов, нормативы рабочего времени, заполнить бухгалтерскую документацию. Статья 91 ТК РФ обязывает работодателей заводить на каждого сотрудника такой документ и заполнять его по мере работы. Существует инструкция заполнения и образцы табеля учёта на 2019 год.
Форма и назначение учётного документа по Трудовому Кодексу РФ
Табель необходим для фиксирования рабочих часов сотрудника. Различают две унифицированные формы учётного документа: Т12 и Т13. Также допускается разработка собственных форм в пределах компании. Это основа для начисления заработной платы.
Применяются для учёта времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчёта оплаты труда, а также для составления статистической отчётности по труду.
Основные функции табеля:
- Ежедневный учёт отработанного времени. Контроль соблюдения требований действующего трудового права.
- Фиксирование данных о рабочем времени каждого трудящегося.
В соответствии с количеством рабочих часов начисляется заработная плата и составляется отчёт для отдела статистики.
Штрафы: кто несёт ответственность
За отсутствие этого документа предприятие может быть привлечено к административной ответственности. В такой ситуации ответственному должностному лицу грозит увольнение.
Если на предприятии не выделили время, чтобы оформить табель, трудовая инспекция назначит штраф 10 000 р. Если табель заполнен, могут учитываться ошибки. Некорректный документ подлежит исправлению.
За нарушение регламента заполнения назначают штраф в сумме до 50 000 р. Возможно также административное наказание. Эта мера принуждает предприятие простоять без работы до 90 дней.
Способы заполнения табеля трудового времени
Присутствие или отсутствие на рабочем месте каждого штатного работника фиксируется методом сплошной регистрации. Такой подход используется, если количество отработанных часов в разные дни отличается.
Если количество рабочих дней неизменно, то применяется второй метод. С помощью этого подхода можно регистрировать отклонения: неявки, сверхурочная работа, опоздания.
Титульный лист
Такая информация подставляется автоматически при условии заполнения табеля с помощью специализированных программ на ПК.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1
На титульном листе есть перечень условных обозначений. Это общепринятые коды, которые используются при заполнении всех форм табеля учёта.
Правильный образец: как оформить документ
Рассматриваемый учётный документ готовится в одном экземпляре. Используется для ведения бизнеса, в том числе ИП.
По истечении месяца табель подписывают руководители всех уровней (главный и начальник отдела или сектора), а также ответственный работник-кадровик. После оформления табель направляется в бухгалтерию.
Составление и оформление отчёта в бюджетных структурах
На государственных предприятиях/учреждениях используют форму 0504421. Это документ, где фиксируются отклонения в использовании рабочих часов. Формируется за два дня до наступления периода учёта. Все отклонения в конце месяца нужно суммировать и передать в бухгалтерию.
Как заполнить электронный аналог
Табель может составляться в интерфейсе специализированной программы. Самый простой вариант - таблица Excel. Также существуют интегрированные решения на базе информационной системы предприятия.
Заполняется отчёт автоматически на основе данных о работе. Такую форму табеля легче корректировать.
Видео: Как заполнить табель учёта рабочего времени
Заполняем документ при сдельной оплате труда работника: инструкция
Сдельная система предполагает начисление оплаты труда в зависимости от объёма выполненной работы. Для этого ведётся табель учёта рабочего времени и учёт выработки по каждому сотруднику.
Особенности учёта при сдельной оплате:
- Труд может измеряться в часах. Например, работа учителей, преподавателей, водителей и др. В такой ситуации в табеле указывают время работы.
- В остальных случаях ставится отметка «Я» или «01». Последняя строка документа не заполняется.
- Праздничные дни оплачиваются отдельно. Размер выплаты описывается в коллективном договоре.
Расшифровка условных обозначений и кодов: «ночные», выход вместо отгула и пр.
Применяются кодовые обозначения, установленные Госкомстатом РФ по форме Т12. Расшифровка описана на титульном листе образца.
- Я - работа в дневное время;
- В - работа в праздники и выходные;
- Н - ночная смена;
- РВ - присутствие на рабочем месте в выходной день;
- С - сверхурочная работа;
- Б - дни временной потери трудоспособности (больничный лист);
- К - дни в командировке;
- ОТ - дни планового отпуска;
- ОЗ - отпуск за свой счёт;
- У - отпуск на обучение в учебном заведении;
- НН или ЗО - отсутствие на работе по неизвестным причинам;
- ПР - прогулы. Не путать с отгулом, который можно утверждать с руководством официально.
При необходимости, когда недостаточно указанных выше кодов, допускается разработка на предприятии дополнительных обозначений.
Основные ошибки
Табель необходимо заполнять с учётом законных требований. Ошибки и неточности исключены. Наиболее часто встречаются следующие погрешности:
- Не указана должность сотрудника. Недостаточно указать только ФИО, нужно обязательно занести в графу наименование занимаемой позиции в компании.
- Выходной или праздничный день ошибочно обозначен как рабочий.
- Некорректная длительность предпраздничного дня. Такой рабочий день обычно сокращён. Необходимо вместо 8 часов отмечать 7.
Как должно учитываться совмещение должностей
Учёт времени работника-совместителя имеет некоторые особенности. Отмечается фактическое время отработки. Протяжённость работы за день отмечается в табеле Т12 в строке внизу, в графах 4 и 6, или в Т13 во 2 и 4 строках. При внутреннем совместительстве время работы отражается отдельно по каждой занимаемой работником должности.
Стандартная форма для заполнения табеля учёта работы командированного
Отработанное время командированных фиксируется в табеле формы Т12. В графе ставится буквенное обозначение «К» или цифровое «06». Отмечаются только дни, часы не конкретизируются.
Правило использования разных форм табеля
На основании ст. 7 и 9, компания, занимающаяся коммерческой деятельностью, может разрабатывать дополнительные формы фиксации рабочего времени, более приемлемые для специфики предприятия. Бюджетные организации предпочитают следующие формы табельного учёта:
- Табель для расчёта зарплаты (Ф №0504421).
- Учёт, предназначенный для последующей автоматической обработки информации (Ф №0301008).
Формы Т12 и Т13 имеют идентичные реквизиты согласно инструкции по составлению табельного учёта.
Как должен составляться отчёт: регламент
Документ заполняется следующим образом:
- Вверху заполняется наименование предприятия или учреждения, а также отдела или сектора (если есть необходимость).
- Заполняется точная дата составления документа и его номер.
- В графу «Отчётный период» заносятся данные за все дни данного срока.
- В 1 разделе ставится порядковый номер.
- 2 и 3 графы заполняются сведениями о штатных сотрудниках на основании их личных карточек.
- В 4 и 6 колонки вносятся коды, соответствующие затратам времени, отработанного за каждый рабочий день учётного периода.
- 5 и 7 графы предназначены для получения промежуточных результатов за полмесяца: ячейка вверху заполняется количеством фактических рабочих дней, внизу - отработанные часы. Это позволяет сделать предварительный анализ.
- Графы с 8 по 17 заполняются по истечении месяца.
- Число отработанных дней и часов заносится в 14 и 16 графы.
- Причина возможной неявки отмечается соответствующим кодом в 15 графе.
- 17 графа служит для отражения количества нерабочих дней (выходных и праздников).
- Следующие графы (вторая часть табеля) с 1 по 55 графу заполняют бухгалтерские работники.
Ответственность за ведение и утверждение
В связи с отсутствием чётких требований по табельному учёту, на предприятии устанавливается собственный порядок ведения кадровой документации. На принятие решения влияют различные факторы: финансовые, кадровые и организационные возможности компании.
По требованиям ч.4 ст.91 ТК РФ, ведение табеля возлагается на работодателя. Это означает, что руководство вправе назначить конкретного сотрудника для ведения этой формы учёта.
Обязанности фиксируются в должностной инструкции или в трудовом контракте на основании изданного руководителем приказа. Такие действия регламентируются в ст.8, 57, 91 ТК РФ.
Если численность штата в организации составляет от 1 до 5 человек, отдельная должность по ведению табеля не предусматривается. Не всегда целесообразно поручать обязанности табельщика одному из сотрудников. Это требует повышения квалификации и лишних расходов. Как правило, на небольшом предприятии табель ведёт сам руководитель. Если организация насчитывает более 30 человек, учёт отработанного времени ведёт отдельный сотрудник кадровой службы. Иногда допускается совмещение обязанностей.
Ответственность за осуществление табельного учёта иногда поручается бухгалтеру или секретарю.
Как вести учёт времени
В компаниях с большой численностью штата применяются следующие варианты ведения учёта:
- Централизованное проведение табелирования. На предприятии выделяется несколько работников-табельщиков, основные обязанности которых заключаются в проведении табельного учёта отработанного времени каждого сотрудника.
- Децентрализованное. В этом случае каждое подразделение компании имеет своего табельщика. Подписывать табель может начальник структурного подразделения. Это право осуществляется по доверенности от руководителя либо утверждается соответствующим приказом.
Специфика работы предприятия часто не позволяет передавать право подписи главного руководителя начальнику структурного подразделения. Это провоцирует нарушение трудового законодательства, которое может быть обнаружено при проверке контролирующими органами.
Рекомендация: перед делегированием полномочий следует убедиться, что учредительные документы компании не запрещают подобную передачу. Если ограничения существуют, право подписи останется за руководителем головного предприятия.
«Командировочный» учёт: как учитывать рабочие часы, если сотрудник в командировке
Проконтролировать работу сотрудника, находящегося в другом городе, невозможно. Однозначных требований к учёту времени трудовое право не предъявляет. В подобных случаях рекомендуется самому сотруднику вести учёт собственного рабочего времени.
Составление учётного документа - это дополнительная обязанность, которая должна фиксироваться в должностной инструкции. За выполнение этого задания полагается доплата.
Здесь должен сработать моральный аспект. Работник должен быть честным и не допускать приписок рабочего времени. Насколько он правдив, сможет определить руководитель. Оцениваются результаты работы сотрудника и степень его эффективности.
Как долго может храниться документ, в т.ч. на вредных предприятиях
На основании п.281 Перечня документов о деятельности предприятия, табель учёта рабочего времени подлежит хранению не менее одного года.
С другой стороны, этот документ является основанием для начисления налогов. Такие «бумаги» хранятся до четырёх лет согласно кодексу (пп.8 п.1 ст.23 НК РФ).
Кроме того, табель является первичным документом для платы труда. А значит, его следует хранить не менее пяти лет (ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Таким образом, табель хранится не менее 5 лет.
Если сотрудник работает во вредных/опасных условиях, то получает льготы при начислении пенсии. Тяжёлый труд на предприятии имеет вероятные негативные последствия для здоровья и жизни человека. Соответственно, в таких условиях табель хранится 75 лет.
Табель учёта рабочего времени содержит основные сведения, которые используются для расчёта и начисления зарплаты. Каждая графа, в которую заносится то или иное условное обозначение, должна иметь документальное подтверждение (приказ, лист временной нетрудоспособности, различные справки, уведомления, удостоверения). Чтобы избежать ошибок при заполнении, ответственный за ведение учётного документа должен быть предельно внимательным, иметь специальные знания. Грамотное ведение табеля обеспечивает правильное начисление зарплаты сотрудникам. Это исключает трудовые споры и штрафы.
П онятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.
Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.
Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.
Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы - проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.
Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени
Мониторинг рабочего времени - это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.
Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.
Зачем вести учет рабочего времени
Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:
- Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
- Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
- Определять время окончания работы.
- Выявлять прогульщиков.
- Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.
На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса - 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.
Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:
- человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
- форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.
Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.
Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников - с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.
Методы контроля рабочего времени
Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.
Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс?
Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:
- выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
- телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
- скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
- содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
- присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.
Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.
Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:
- итоговые - оценка результатов завершенного проекта в целом;
- промежуточные - контроль проделанной работы за указанный срок;
- периодические - подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
- избирательные - нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.
Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.
Способы контролировать рабочее время
Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.
Другой вариант - ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.
Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.
Более привычный способ - установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.
Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании - система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего - это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.
IT-решения для контроля рабочего времени
Контролировать работу небольшого коллектива вручную - посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.
Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.
Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.
Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:
- нарушителей дисциплины - сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
- работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
- сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и - в крайнем случае - нервным срывом.
- сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.
Возможности «КИБ СёрчИнформ» еще шире. В модуле можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.
Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.
Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.
Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени
При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.
Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция - возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.
Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.
Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ » можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом.
Особые случаи контроля рабочего времени
Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.
Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.
В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.
Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.
Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.
Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.
Что такое рабочее время? Как оно учитывается и на что влияет. Какие бывают виды рабочего времени. От чего зависит их выбор.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Работодатель, организовывая рабочий процесс, должен правильно подобрать вид рабочего времени для того, чтобы выбрать наиболее подходящий для эффективной работы предприятия. Выбор рабочего времени зависит от многих факторов.
Необходимые основы
Рабочее время – это период, в который сотрудник, согласно трудовому договору, выполняет свои обязанности и подчиняется внутреннему распорядку.
От правильно выборного и установленного рабочего времени зависит получение работником права на отдых.
В рамках темы «Трудовое время» важно знать следующие понятия:
| Рабочая неделя | Это законодательно установленное распределение рабочего времени в течение календарной недели (от понедельника до воскресенья включительно) |
| Трудовой день | Это период в рамках одного календарного дня, когда работник находится на рабочем месте и выполняет свои обязанности |
| Рабочая смена | Это рабочее время, которое используется в течение суток с учетом норм, установленных в Трудовом Кодексе РФ, а также согласно графику работы |
| График работы | Это расписание календарного времени, при котором сотрудник будет выполнять свою работу |
| Производственный календарь | Это специальный календарь, составляемый правительством РФ, в котором отображены все закрепленные на данный период (календарный год) рабочие и выходные дни с учетом государственных праздников |
Что нужно знать
Работодатель или уполномоченное им лицо в обязательном порядке ведет распределение и учет рабочего времени. Распределение рабочего времени ведется на основе «режима».
Еще одной измерительной величиной в режиме является «трудовой день». Его учет имеет несколько видов:
Поденный Это учет рабочего времени с ежедневными выходами в течение рабочей недели и 1-2 выходными Суммированный учет времени Это учет рабочего времени за период в целом при неравномерном его распределении по сменам Гибкий учет Это учет, при котором у отдельных работников организации есть право на самостоятельное определение периода и времени выполнения ими рабочих задач Режим ненормированного дня Учет, при котором количество рабочих часов в неделю превышает установленную законодательством норму (40 часов) Разделенного на части рабочего времени — Многосменный Учет рабочего времени, когда на предприятии работает несколько смен сотрудников, каждая из которых выходит в свой временной промежуток Режим рабочего времени может быть установлен для каждого работника отдельно или для организации в целом.
Составление графика
Составление графика рабочего времени является важным и ответственным процессом на предприятии.
Он позволяет решить ряд вопросов и задач, главной из которых является распределение и учет рабочего времени, а также определение и выполнение сотрудником поставленных задач.
Существует утвержденная форма заполнения рабочего времени на месяц. Ее пример вы можете видеть ниже.
После составления графика с ним должен ознакомиться каждый сотрудник. После этого он вывешивается в определенном месте, где будет доступен для уточнения информации работниками.
В таблице должны быть внесены все работники, входящие в . Как правило, рабочее время должно быть распределено между ними равномерно, за исключением случаев, когда для сотрудника определен индивидуальный график.
В нем должны быть отображены все рабочие и выходные дни. Он должен быть составлен так, чтобы в условных обозначениях без труда могли разобраться все члены рабочего коллектива.
Различают несколько методов составления рабочего графика, в зависимости от внутреннего распорядка предприятия:
Линейный Применяется в том случае, если нагрузка распределена между сотрудниками равномерно, ее возможно выполнить за 8 часов рабочего времени. В таком случае все сотрудники приходят на работу одновременно Ленточный (ступенчатый) Применяются в случае, если коллектив необходимо разбить на группы, которые будут выходить в разные промежутки рабочего времени Итогового учета Времени работы Двухбригадный В этом случае на предприятии формируются две бригады с равным количеством человек, они работают поочередно (через день). Рабочее время за смену составляет до 12 часов Комбинированный Используются в том случае, если весь рабочий коллектив разбит на группы, работающие по своему графику По сути график представляет собой план рабочего времени. А вот для ведения его учета используется похожий по форме, но отличающийся по сути документ – табель учета рабочего времени.
Он также составляется таблицей, содержит в себе информацию о сотрудниках и в него включается весь список . Но в нем отображается фактическое рабочее время сотрудников.
Именно табель учета рабочего времени применяется для расчета заработной платы и других финансовых операций, связанных с оплатой труда. Ниже представлен образец такого документа.
Наличие и правильно составленный график может интересовать не только , но также органы охраны трудового права.
Они могут быть основанием для защиты прав организации в случае судебных разбирательств по вопросам увольнения.
Нормативная база
Установление рабочего времени является частью трудовых отношений, которые в свою очередь регулируются законами РФ.
Поэтому важно знать нормативную базу, чтобы действовать в рамках закона. Все трудовые отношения регулируются .
Относительно рабочего времени используются следующие его статьи:
— ст. 100- — — — Но помимо этого также используются другие нормативные акты:
- Закон РФ об отпусках.
Составляя график рабочего времени, уполномоченное лицо или работодатель должен учитывать все нормы, прописанные в данных актах.
Виды рабочего времени в таблице
Согласно Трудовому кодексу РФ установлена определенная часовая норма и рабочее время бывает следующих видов:
Нормальной продолжительности
Законодательно установленное нормальное рабочее время составляет 40 часов в неделю. Оно может быть распределено любым удобным для сотрудника и работодателя способом.
В обязательном порядке этот вопрос должен быть оговорен в контракте. Также трудовым правом допускается расширение рабочего времени за пределы нормы.
Инициатором этого может быть сам работник, в случае, если ему необходимо совмещать одновременно две .
Также график может быть расширен по инициативе работодателя с целью повышения эффективности рабочего процесса. В таком случае лишнее время называется сверхурочное.
Сокращенное
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель имеет право на прием сотрудников, которые не обладают полной трудоспособностью.
К ним относятся:
При этом работодатель должен создать для них особые условия труда. Наиболее важным из них является исключение работ с вредными или опасными условиями труда. Также законодательно установлена норма рабочего времени для таких лиц.
Видео: особенности проведения сокращения штата, простоя и неполного рабочего времени
Для детей 14-16 лет устанавливается 24 часовая рабочая неделя, 16-18 лет – норма увеличивается до 36 часов за рабочую неделю, а для инвалидов — 36 часов в неделю. Такую разновидность рабочего времени называют сокращенной.Неполное
Неполное рабочее время не имеет определенных ограничений, установленных законодательством. К нему относится любое время, которое составляет менее 40 часов в неделю.
Это время определяется по договоренности между сотрудником и работодателем. Оплата рабочего времени в таком случае проводится пропорционально выработке.
Что еще нужно знать
Важно понимать, что от рабочего времени напрямую зависит заработная плата сотрудников.
Но работодатель, устанавливая ставку, в первую очередь должен ориентироваться на утвержденные государственные нормы.
Если для сотрудника установлено сокращенное или неполное рабочее время, то его ставка должна быть не ниже минимальной .
С 1 июля 2019 года на федеральном уровне она составляет 7800 рублей. Стоит учесть, что органы регионального управления имеют право на увеличение данного показателя.
Понятия рабочего времени и его распределения необходимо знать как работодателю, так и сотрудникам предприятия. Это позволит им избегать нарушений в рамках трудового права.
Сотрудник при устройстве на работу должен быть ознакомлен с условиями распределения рабочего времени и всеми документами, где это указанно:
- внутренний распорядок;
- контракт.
После того, как сотрудник зачислен в штат, он обязан соблюдать установленный для него график. Если же он не выполняет данное условие, то работодатель получает право на увольнение работника.
Время, за которое сотрудник выполняет свои обязанности и подчинен внутреннему распорядку организации, называется рабочим.
Нестеров А.К. Учет рабочего времени // Энциклопедия Нестеровых
Учет рабочего времени ведется для оценки фактически отработанного времени, на основе данных учета производится расчет заработной платы.
Организация учета рабочего времени
Работодатель ведет три вида учета рабочего времени:
- Поденный учет – учитывается ежедневный выход на работу и отработанное работником рабочее время за день. Применяется при одинаковой продолжительности рабочего дня. Учитываются сверхурочные часы и простои в работе.
- Недельный учет – учитывается количество выходов на работу и количество фактически отработанных часов за неделю. Применяется при еженедельной норме рабочих часов и разной продолжительности рабочего дня работников, но за неделю работник вырабатывает одинаковую норму рабочего времени (24 часа, 36 часов, 40 часов). Количество часов не должно превышать 40. Также используется при неполном и гибком видах .
- Суммированный учет – учитывается количество отработанных часов. Применяется в случаях, когда учет необходимо вести независимо от продолжительности рабочего дня или смен работников, если продолжительность рабочего времени в день или в неделю может быть разной. При таком подходе переработка в одни дни компенсируются недоработкой в другие. За единицу учетного периода принимается месяц, квартал или год. При суммированном учете рабочего времени работник должен отработать установленную норму часов за учетный период.
Учет трудовой деятельности ведется в единицах рабочего времени: часы, дни, недели, смены и т.д. Обязанность вести учет возложена на работодателя в ч. 3 ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации.
Фактически отработанное время складывается из времени, в течение которого работник исполняет трудовые обязанности в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора.Очевидно, что фактически отработанное время может быть больше или меньше продолжительности смены, если работник работал сверхурочно или простаивал соответственно. Организация учета фактически отработанного каждым работником рабочего времени осуществляется по всему предприятию или в разрезе по отдельным структурным подразделениям.
Задачи учета рабочего времени
Организация учета рабочего времени преследует следующие задачи:
- Контроль своевременно явки работников;
- Контроль своевременного ухода работников с рабочего места;
- Контроль нахождения работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также за своевременным их уходом и приходом во время обеденного перерыва;
- Выявление простоев;
- Определение потерь рабочего времени и установление причин их возникновения.
Формализация задач учета рабочего времени осуществляется с помощью ряда технологий. На предприятии должен быть налажен контрольно-пропускной режим, позволяющий учитывать время прихода и ухода работников. Обычно используются пропуска, карточки, жетоны и др. Руководители подразделений контролируют начало, окончание и правильность использования . Данные учета позволяют своевременно выявить упущения в организации труда, нарушения дисциплины труда и права работников на отдых. Результаты используются для разработки по устранению выявленных проблем и подготовки статистических документов для расчета .
Порядок учета рабочего времени
Норма рабочего времени определяется по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье и продолжительности смены:
- при 40-часовой рабочей неделе – 8 часов;
- при 36-часовой рабочей неделе – 7,2 часа;
- при 24-часовой рабочей неделе – 4,8 часа.
Накануне нерабочих праздничных дней производится сокращение рабочего времени на один час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ), которое распространяется и на работников с установленной сокращенной продолжительностью рабочего времени.При совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день (ч. 2 ст. 112 ТК РФ).
Учет использования рабочего времени ведется в табелях учета рабочего времени, для которых разработаны унифицированные формы:
- Форма № Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда"
- Форма № Т-13 "Табель учета рабочего времени"
В формах обозначены виды затрат рабочего времени, которые подлежат учету:
Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.). Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и др.).
Отдельно выявляется и анализируется недобросовестный .
При этом обязанность отметить свой приход и уход с работы лежит на работнике, который должен делать это в соответствии с порядком, установленном в организации. Возможность регистрации прихода и ухода обеспечивает организация, также должны быть организованы условия для правильного учета: средства объективного контроля, табельные доски, средства учета и т.п., часы, правильно показывающие время.
За нарушение обязательства о проведении учета рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами федеральной инспекции труда.В случае выявления отклонений от производительного использования рабочего времени производится с целью определения потерь рабочего времени. К ним относятся:
- прогулы
- несанкционированное отсутствие на рабочем месте
- использование рабочего времени и/или оборудования для решения личных вопросов
Учет рабочего времени необходим для определения того, отработал или нет фактически работник положенную норму труда в рабочих часах. Вести его обязана администрация.
Основным документом, подтверждающим учет рабочего времени, отработанного каждым работником, является Табель учета рабочего времени .
Виды учета рабочего времени:
- поденный (когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно);
- еженедельный (когда продолжительность ежедневной работы может быть различной по договоренности между работником и работодателем, но недельный конечный результат должен быть в рамках закона, т.е. не более 40 часов в неделю);
- суммированный (когда продолжительность рабочего времени в день, в неделю может быть различной, но переработка в одни дни компенсируется недоработкой в другие, однако за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов) .
Суммированный учет допускается при условии, чтобы продолжительность работы за учетный период (месяц, квартал и др.) не превышала нормы рабочего времени за этот период (см. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 1 марта 2010 г. №550-6-1 "О введении суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов").
Важно! Следует иметь ввиду, что:
- Каждый случай уникален и индивидуален.
- Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.
Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:
Учетный период не должен превышать одного года, а продолжительность смены – 12 часов.
Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка организации (ст. 104 ТК РФ).
