Делопроизводство в учреждениях культуры. Инструкция по делопроизводству в образовательной организации (2136) Инструкция по делопроизводству в казенных учреждениях

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2007, N 9

Делопроизводство в учреждении культуры необходимо вести с соблюдением определенных требований, за невыполнение которых предусмотрена ответственность: уполномоченные органы могут проверить работу с документами. Рассмотрим нормативно-правовую базу организации делопроизводства в учреждении культуры и возможные санкции за нарушение действующего порядка.

Нормативно-правовая база организации делопроизводства

Организация работы с документами направлена на создание оптимальных условий для всех видов работ с документами и включает организацию документооборота (движения документа с момента создания или получения до исполнения или отправки), хранение документов и их использование.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Делопроизводством называют отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать.

Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке. К официальным документам относят: управленческие, научные, технические, производственные и др.

Важное место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой документации любого учреждения культуры. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения культуры, порядком решения вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей как в самой организации (структура учреждения, количество и функции заместителей и др.), так и с другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами и т.д.). Все документы оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и, за исключением финансово-бухгалтерских и учетно-статистических, относятся к системе организационно-распорядительной документации.

При организации делопроизводства в учреждении культуры необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты:

• Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";
• Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
• Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан";
• Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
• Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании";
• Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации";
• Закон РФ от 23.09.1992 N 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товара";
• Закон РФ от 23.09.1992 N 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" и др.;
• Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ);
• Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации";
• Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 N 290 "О Федеральном архивном агентстве";
• Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 N 358-Р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу";
• Приказ Минкультуры России от 08.11.2005 N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Типовая инструкция по делопроизводству);
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденный Решением Росархива от 06.10.2000 (далее - Перечень типовых управленческих документов);
• Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное Приказом Росархива от 19.01.1995 N 2;
• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988;
• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (далее - Положение о документах и документообороте);
• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения и др.;
• ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
• ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
• ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

Также в процессе работы с документами используются:

1. унифицированные системы документации:

• организационно-распорядительной документации;
• финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений;
• отчетно-статистической документации;
• документации по труду и др.;

1. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:

• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
• Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.;

1. ведомственные правовые акты нормативного и инструктивного характера:

• Приказ Роскультуры от 08.06.2006 N 243 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии";
• Приказ Минкультуры России от 28.07.2006 N 377 "Об Инструкции по делопроизводству в Министерстве культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации" и др.

Общие правила изготовления документов и оформления отдельных реквизитов описываются в государственных стандартах. В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-2003, который определяет:

• состав реквизитов (отдельных элементов) документов;
• требования к оформлению реквизитов документов;
• требования к бланкам и оформлению документов;
• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ.

Несмотря на то что ГОСТ Р 6.30-2003 регламентирует оформление документов, принадлежащих только к системе организационно-распорядительной документации (приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), правила и требования, заложенные в стандарте, носят универсальный характер и могут применяться для оформления других документов.

Типовая инструкция по делопроизводству, на основании которой издаются инструкции государственных и муниципальных органов исполнительной власти, включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, распоряжения, инструкции, протокола, служебных писем и др. видов документов. В ней описаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В Приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Тем самым эта Инструкция отражает практически все вопросы организации делопроизводства, и на ее основе создаются инструкции органами местного самоуправления. Также она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретного учреждения культуры.

Основные правила работы архивов организаций <1> регламентируют работу с документами в архиве, а также:

• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения (разд. 3.4);
• порядок формирования дел в делопроизводстве (разд. 3.5);
• организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве (разд. 2);
• порядок выделения документов к уничтожению (разд. 2.4);
• подготовку дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передачу в архив (разд. 3.6 и 3.7).

<1> Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Для учреждений культуры, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, Основные правила работы архивов организаций являются базой для организации их архива.

Сроки хранения документов

Общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов определены ст. ст. 16 - 20 Федерального закона N 125-ФЗ.

В настоящее время документы хранятся в соответствии со сроками, регламентированными архивным законодательством в Перечне типовых управленческих документов, Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, с последующими изменениями и дополнениями, ст. 23 НК РФ и ст. 17 Федерального закона N 129-ФЗ <2>.

<2> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Согласно требованиям ст. 23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги, должно быть обеспечено в течение четырех лет.

Сроки хранения трудовых книжек установлены в п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей <3>: трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

<3> Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

Перечнем типовых управленческих документов определены следующие сроки хранения отдельных первичных документов, в частности:

• лицевых счетов работников - 75 лет (п. 153);
• документов (актов, сведений, переписки) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями - пять лет (п. 151);
• первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, актов о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.), - пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п. 150);
• документов на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат - пять лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет (п. 155);
• доверенностей на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированных доверенностей, - пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п. 155);
• документов (протоколов, актов, расчетов, заключений) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации - постоянно (п. 166);
• документов (актов, выписок банков, ведомостей, расчетов, переписки) об амортизационных отчислениях - пять лет (п. 167).

Подготовка документов и дел к постоянному или временному хранению

Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года (или периода, в котором они сформировались) должны быть оформлены и учтены.

Перед оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию документов. Для этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, то есть в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве (в начале дела - сверху - располагается самый ранний документ, в конце - самый поздний). Одновременно проверяют документы на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу, изымают черновики, лишние экземпляры и т.п.

Оформление дел (полное или частичное) производят в зависимости от сроков хранения дел, указанных в номенклатуре или определенных экспертной комиссией организации. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела временного хранения (до 10 лет включительно). Полное оформление дела включает:

• нумерацию листов;
• составление заверительной надписи;
• составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);
• переплет или подшивку;
• оформление обложки.

При частичном оформлении допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить дополнительную систематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Передача дел в архив и уничтожение документов

По окончании делопроизводственного года на все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляют опись. Описи согласуют с архивными учреждениями только те организации, которые являются источниками комплектования государственных архивов.

Для проведения экспертизы ценности документов в каждом учреждении формируется постоянно действующая экспертная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя. В состав комиссии обычно входят:

• заместитель директора, ответственный за делопроизводство;
• специалист, ответственный за архив учреждения;
• специалист по учебной, технической и другим видам документации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается заместитель директора, секретарем - секретарь учреждения. Заседания комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения утверждает руководитель учреждения культуры.

Экспертная комиссия учреждения культуры ежегодно утверждает годовые разделы описей дел постоянного хранения. В соответствии с этими описями документы указанного учреждения поступают в государственный архив.

На основании экспертизы ценности документов и установленных сроков хранения экспертная комиссия учреждения культуры выделяет для уничтожения документы, не подлежащие хранению. Акты на дела, подлежащие уничтожению, составляют, если срок хранения дел истек 1 января года, в котором составлен акт. Дела, включенные в акты, уничтожают после утверждения описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу.

Критериями, на основании которых осуществляется экспертиза, являются:

• происхождение (роль и место организации в системе государственного управления, экономики, социальной жизни общества, значимость ее деятельности, время и место образования документов);
• содержание (значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах; значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах; целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа);
• внешние особенности (юридическая достоверность - наличие необходимых подписей, печатей, дат, резолюций, отметок о происхождении и исполнении; особенности передачи текста, физическое состояние материальной основы носителя информации, способ передачи информации).

Объектами рассмотрения экспертной комиссии являются:

• ежегодно составляемая номенклатура дел;
• описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
• акты об аннулировании документов;
• изменение сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов (в сторону увеличения сроков), а также установление сроков хранения документов, которые присущи только данной организации и перечнями не предусмотрены;
• нормативные документы по совершенствованию делопроизводства.

Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению утверждает директор учреждения культуры только после их согласования с соответствующим органом архивной службы. В организациях, не передающих документы в государственный архив, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу и их утверждения директором учреждения культуры.

Ответственность за организацию хранения документов

Ответственность за организацию хранения документов учреждения, включая первичные учетные документы, несет руководитель учреждения культуры. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

За грубые нарушения к организации могут быть применены следующие санкции согласно ст. 120 НК РФ:

• если нарушение совершено в течение одного налогового периода - штраф в размере 5000 руб. (п. 1);
• если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода - штраф в размере 15 000 руб. (п. 2);
• если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы - штраф в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. (п. 3).

В соответствии со ст. 111 НК РФ лицо не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения, если будет установлено, что совершение им деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, было обусловлено чрезвычайными и непреодолимыми обстоятельствами. Указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в СМИ и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания. Например , не считают обстоятельствами непреодолимой силы пожар, если не установлено, что сгоревший объект не был оснащен необходимыми средствами пожарной сигнализации, пожаротушения и т.п.

Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена также ст. 27 Федерального закона N 125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда. Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20, в соответствии с ч. 3 ст. 23.1 КоАП РФ рассматриваются мировыми судьями.

Согласно ст. 5 Федерального закона N 82-ФЗ <4> базовая сумма, применяемая для исчисления штрафов, размер которых в соответствии с законодательством РФ определяется в зависимости от минимального размера оплаты труда, в настоящее время составляет 100 руб.

<4> Федеральный закон от 19.06.2000 N 82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда".

Административная ответственность на основании ст. 15.11 КоАП РФ применяется за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 до 30 МРОТ.

Также установлена ответственность за нарушение порядка представления статистической отчетности, в том числе и вследствие утери документов. В соответствии со ст. 3 Закона РФ от N 2761-1 <5> учреждения возмещают в установленном порядке органам статистики ущерб, возникший в связи с необходимостью исправления итогов сводной отчетности при представлении искаженных данных или нарушении сроков представления отчетности.

<5> Закон РФ от 13.05.1992 N 2761-1 "Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности".

Юридические лица, их филиалы и представительства, граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны представлять в Росстат, его территориальные органы и находящиеся в его ведении организации, а также другие федеральные органы исполнительной власти, ответственные за выполнение федеральной программы статистических работ, их территориальные органы и подведомственные организации статистическую информацию, необходимую для проведения государственных статистических наблюдений, по формам государственного статистического наблюдения на безвозмездной основе.

Основными требованиями при представлении указанной информации являются полнота, достоверность, своевременность. Состав и методология исчисления показателей, круг субъектов, представляющих статистическую информацию, адреса, сроки и способы ее представления, которые указываются на бланках форм государственного статистического наблюдения и в инструкциях по их заполнению, являются обязательными для всех отчитывающихся субъектов.

Статистическая информация по формам государственного статистического наблюдения может быть представлена отчитывающимися субъектами непосредственно или передана через их представителей, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи. Датой представления статистической информации по формам государственного статистического наблюдения считается дата отправки почтового отправления с описью вложения или дата ее отправки по телекоммуникационным каналам связи либо дата фактической передачи по принадлежности.

Представлением недостоверной статистической информации считается неправильное отражение отчетных статистических данных в формах государственного статистического наблюдения вследствие нарушения действующих инструкций по заполнению форм государственного статистического наблюдения, арифметических или логических ошибок. Отчитывающиеся субъекты, представившие недостоверную статистическую информацию, не позднее трехдневного срока после обнаружения этих фактов представляют исправленную статистическую информацию территориальным органам и подведомственным Росстату организациям и другим органам и организациям, указанным в адресной части форм, с копиями документов, содержащих обоснования внесения исправлений.

При выявлении федеральными органами исполнительной власти, ответственными за выполнение федеральной программы статистических работ, и их территориальными органами фактов нарушения порядка представления статистической информации, необходимой для проведения государственных статистических наблюдений, представления недостоверной статистической информации они могут при необходимости вносить в Росстат и его территориальные органы предложения о привлечении нарушителей к административной ответственности.

Административная ответственность за нарушение порядка представления статистической информации определена ст. 13.19 КоАП РФ, согласно которой нарушение должностным лицом, ответственным за представление статистической информации, необходимой для проведения государственных статистических наблюдений, порядка ее представления, а равно представление недостоверной статистической информации влечет наложение административного штрафа от 30 до 50 минимальных размеров оплаты труда (то есть от 3000 до 5000 руб.).

А.Вифлеемский

директор

Нижегородского центра

экономики образования

Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

• входящий (поступающий в организацию);
• исходящий (направленный из организации);
• внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2019

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

• номера страниц;
• предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
• абзацный отступ;
• величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
• правила выделения полужирным текстом;
• оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

• гриф ограничения доступа;
• отметка об электронной подписи;
• наименование структурного подразделения — автора документа;
• наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2019 г.)

УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ КУЛЬТУРЫ ТВЕРСКАЯ ОБЛАСТНАЯ КАРТИННАЯ ГАЛЕРЕЯ И ЕГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Государственном бюджетном учреждении культуры «Тверская областная картинная галерея» и его подразделениях (далее - Инструкция) устанавливает на единой основе систему делопроизводства в ГБУК ТОКГ, включая отделы, службы, филиалы и другие структурные подразделения, входящие в его структуру управления.

1.2. Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения документов, отправки, формирования их в дела, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организационно - распорядительные, информационно-справочные документы (приложение № 1), на первичные учетные, отчетные, финансовые и другие документы - только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив.

1.4. Делопроизводство в ГБУК ТОКГ и его подразделениях ведется на русском языке , являющемся государственным языком Российской Федерации. Порядок использования языков в официальном

делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации . Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок также оформляются на русском языке.

1.5. Общее руководство делопроизводством осуществляет заместитель директора по общим вопросам. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль ее исполнения.

1.6. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляет специалист службы ученого секретаря, выполняющий свои функции в приемной директора (в дальнейшем – делопроизводитель), работники подразделений несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.

1.7. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию заместителя директора по общим вопросам, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

1.8. При увольнении или временном отсутствии работника (отпуск, командировка и т. д.) все находящиеся у него неисполненные документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники принимаются под ответственность руководителем подразделения и передаются вновь назначенному работнику или другому исполнителю с обязательной отметкой в книге учета, ведущейся в подразделении. Передача документов из одного подразделения в другое осуществляется по мотивированной резолюции руководителя подразделения в обязательном порядке по акту приема-передачи дел через делопроизводителя.

Прием и передача дел при освобождении и назначении руководителя учреждения или подразделения осуществляется по акту приема-передачи дел.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1. Общие положения

2.1.1. Прием, доставка и передача документов осуществляется делопроизводителем. Документы передаются на рассмотрение и исполнение в день поступления с периодичностью не менее двух раз в день в соответствии с установленным графиком. Срочные документы доставляются незамедлительно.

2.1.2. Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении № 2.

При регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в ГБУК ТОКГ на документе ставится вручную или распечатывается стандартный штамп с датой и уникальным номером (приложение N 3).

2.1.3. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в архив. Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается.

2.1.4. Организация документооборота внутри подразделений ГБУК ТОКГ возлагается на руководителя подразделения под его личную ответственность.

2.1.5. Директор ГБУК ТОКГ в силу возложенных на него должностных обязанностей имеет право подписи всех документов, участвующих в документообороте учреждения. Лица, имеющие право подписи на платежных документах по безналичному расчету через кредитные учреждения, определены в карточках образцов подписей. Разграничение права подписи документов в ГБУК ТОКГ между директором и заместителем директора по общим вопросам приведено в приложении № 4.

2.1.6. Письма, приказы, распоряжения, положения, инструкции, подписанные или утвержденные руководителем учреждения, постановления и выписки координационных совещаний, информационные письма, планы и анализы передаются по указанию подписавшего руководителя учреждения для ознакомления и исполнения руководителям подразделений или исполнителям. Лица, ознакомившиеся с документом, расписываются на самом документе.

2.2. Прием и первичная обработка входящих документов

2.2.1. Первичную обработку поступившей в учреждение корреспонденции, доставленной нарочным, почтой, а также по другим каналам связи и информационным системам общего пользования (включая телефонную, факсимильную и электрону связь) осуществляет делопроизводитель.

2.2.2. Вся корреспонденция, за исключением пакетов с пометкой "Лично", поступивших фельдсвязью в адрес учреждения, вскрывается делопроизводителем. Пакеты с пометкой «Лично» не вскрываются, но также учитываются делопроизводителем и незамедлительно передаются по назначению.

2.2.3. При вскрытии конвертов проверяется правильность адреса доставки, целостность упаковки и наличие указанных вложений. Ошибочно доставленные документы направляются по принадлежности или возвращаются в почтовое отделение. При недостаче или повреждении документов, поступающих из организаций, составляется акт в двух экземплярах (приложение N 5): первый экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к документу. Акт подписываются делопроизводителем, вскрывшим пакет, и утверждается заместителем директора по общим вопросам.

2.2.4. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, описи вложенных в конверт документов, прикалываются к документам и сохраняются исполнителем до принятия по ним решения. В случае если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов вложенной описи, делопроизводитель делает на конверте или описи соответствующую отметку.

2.2.5. Штамп или ручная отметка с указанием даты поступления и индивидуального входящего

проставляется:

на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;

на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной стороне конверта.

2.2.6. Делопроизводитель осуществляет первичную обработку корреспонденции, документы сортируются, из них выбираются документы, не подлежащие регистрации, в книге учета и контроля входящей корреспонденции регистрируется часть системного номера (порядковый номер и индекс организации – отправителя) и корреспонденция передается руководителю учреждения или его заместителю по общим вопросам для росписи исполнителям. Резолюция руководителя пишется на самом документе, подписывается и датируется.

2.2.7. При предварительном рассмотрении завизированного руководителем учреждения входящего документа устанавливается структурное подразделение (должностное лицо), куда (кому) следует передать на рассмотрение или исполнение документ, в книге учета и контроля входящей корреспонденции ставится индекс структурного подразделения и дата предельного срока рассмотрения или исполнения документа, если таковая виза руководителя имеется на документе. Документы доставляются делопроизводителем лично или посредством удаленной связи (факс, телефонограмма, электронная почта) в структурные подразделения на рассмотрение соответствующему руководителю или его заместителю согласно распределению обязанностей в день поступления документов (при необходимости с них снимаются копии).

2.3. Регистрация, учет документов и дел

2.3.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в книге учета и контроля входящей корреспонденции (приложение № 6), организационно-исполнительные и иные внутренние документы – в книге учета и контроля внутренних документов (приложение № 7), исходящая корреспонденция - в книге учета исходящей корреспонденции (приложение № 8).

2.3.2. Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, внутренние и исходящие - в день подписания.

2.3.3. Переписка по одним и тем же вопросам ведется со ссылкой на номер, присвоенный документу при регистрации, состоящего из индекса структурного подразделения, индекса корреспондента и порядкового номера в книге регистрации документов.

2.3.4. При регистрации документов корреспондентом считается учреждение или организация, непосредственно направившая или получающая корреспонденцию, а не вышестоящий орган.

2.3.5. После исполнения документа делопроизводитель заполняет дату и подпись в соответствующих графах книги учета корреспонденции.

2.3.6. Приказы директора издаются за номером по книге регистрации (приложение № 9), указания, распоряжения, инициативные документы (положения, инструкции, обзоры, анализы и т. п.) - за порядковым номером по этой же книге регистрации с добавлением через дробь индекса структурного подразделения, которое их подготовило. Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие несколько подразделений, проставляется индекс того из них, которое являлось ответственным за его подготовку. Порядковая нумерация ведется в течение года.

2.4. Рассмотрение и исполнение документов

2.4.1. Исполнение документа поручается руководителем одному или нескольким подразделениям или должностным лицам. Если документ передается нескольким исполнителям, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Снятые делопроизводителем копии передаются им соискателям на подготовку единого ответа на поручение руководителя.

2.4.2. Документ должен быть исполнен в установленный руководителем срок. Если на документе не стоит конкретный срок, установленный руководителем, поручение, содержащее отметку "срочно", подлежит исполнению в 3-дневный срок, отметка "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения. Если руководителем в резолюции не указана конкретная дата исполнения, то документ должен быть исполнен в течение месячного срока.

2.4.3. Поступившие в учреждение документы рассматриваются руководителем или заместителем по мере поступления в течение текущего дня до 16 часов вечера, поступившие после 16 часов документы – до 11 часов следующего рабочего дня. Поручения, содержащие отметку «срочно» рассматриваются руководителем учреждения в течение часа с момента их получения.

Рассмотрев документы в установленные сроки, руководитель обязан дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя.

2.4.4. Сроки исполнения документа исчисляются со дня его поступления в ГБУК Тверская областная картинная галерея. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается предшествующий ему рабочий день.

2.4.5. До передачи подготовленного документа на подпись исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.

2.4.6. Текст документов должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие информации и содержать данные, необходимые для его регистрации и оперативного прохождения.

2.4.7. Документы подписываются директором ГБУК ТОКГ, его заместителем по общим вопросам или другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей и полномочиями. В нижнем левом углу исходящего документа ставятся фамилия и инициалы ответственного исполнителя и его телефон. Визы руководителя подразделения, ответственного за составление документа и руководителей других подразделений, участвующих в подготовке документа, ставятся в правом нижнем углу документа

2.4.8. Подписывается первый экземпляр документа. Если он направляется по нескольким адресам, подписываются все экземпляры; при печатании в типографии или размножении средствами малой полиграфии подписывается только оригинал, остающийся в учреждении.

2.4.9. Исполненные документы передаются делопроизводителю в подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой исполнителя об исполнении, или краткую справку, если письменный ответ не составлялся.

2.4.10. Отметки исполнителей об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок не разрешается.

2.4.11. Если документ не получил окончательного разрешения, то контрольный срок ожидаемого ответа проставляется руководителем подразделения или исполнителем на копии входящего документа, подписывается и датируется.

2.4.12. Делопроизводитель отмечает указанный новый контрольный срок в книге регистрации корреспонденции. Копия неисполненного документа хранится в папке с надписью «на контроль» до полного разрешения документа исполнителем в установленные ему сроки контроля.

2.5. Отправление исходящих документов

2.5.1. Вся почта, подлежащая отправке, хранится у делопроизводителя. Документы, поступившие делопроизводителю для отправки до 16 часов, обрабатываются им в тот же день, после 16 часов – в этот же день или на следующий рабочий день с учетом контрольного срока исполнения документа.

2.5.2. Корреспонденция для отправки, обрабатываются делопроизводителем в соответствии с

Почтовыми правилами и отсылается по назначению в тот же день. Документы с пометками "Срочно" отправляются незамедлительно.

2.5.3. Перед упаковкой документов делопроизводитель проверяет правильность написания адреса, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений. Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на доработку.

2.5.4. Вид отправки корреспонденции (с описью или без описи, нарочным, простая, заказная с простым или заказным уведомлением, ценное письмо, бандероль, посылка, экспресс - почта, фельдсвязью) определяется руководителем подразделения. Вид отправки отмечается в книге регистрации исходящей корреспонденции.

2.5.5. Документы, отправляемые одному и тому же адресату , вкладываются в один конверт. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса и вид отправления. На корреспонденции указываются почтовый индекс, адрес и наименование адресата, индекс и адрес отправителя.

2.5.6. Опись составляется в двух экземплярах. Один экземпляр, возвращенный с почты, передается в бухгалтерию с авансовым отчетом.

2.5.7. Документы, адресуемые учреждениям, расположенным в пределах города Твери, как правило, передаются с нарочным по реестру передачи (приложение № 10). Подписанный получателем корреспонденции реестр документов, возвращается делопроизводителю, на основании которого делается отметка в журнале исходящей корреспонденции. Почтовые отделения обычно просят составлять реестр при отправке заказных или ценных писем в количестве свыше 10 шт. (приложение № 11).

2.5.8. Документы массовой рассылки (приказы, указания, распоряжения, планы и анализы работы, информационные и методические письма, обзоры, бланки отчетов, книги, брошюры и т. п.) размножаются исполнителем структурного подразделения и передаются для отправки делопроизводителю по разнарядке подразделения. В разнарядке указываются адресаты и количество экземпляров в каждый адрес; она составляется, подписывается и датируется ответственным исполнителем.

2.5.9. Ответственность за организацию оправления корреспонденции учреждения лежит на делопроизводителе. При этом, для своевременной ее отправки, заместитель директора по общим вопросам организует транспорт учреждения и, при необходимости, курьера из числа персонала ГУ ТОКГ.

2.5.10. В случае возврата документа, отправленного адресату по различным каналам связи, при его повторной отправке создается новый адресат без удаления предыдущего.

3. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Контроль исполнения документов осуществляют руководители подразделений. Делопроизводитель по книгам учета и контроля входящей и внутренней корреспонденции, параллельно контролирует сроки исполнения документов, напоминая исполнителям о сроках и информируя директора или заместителя директора по общим вопросам в случаях несвоевременного исполнения поручений.

3.2. Документы, контроль исполнения которых рассчитан на длительный срок действия (периодические отчеты перед контролирующей или вышестоящей организацией и т. д.), а также материалы, относящиеся к их исполнению, формируются в структурных подразделениях в дела по соответствующим направлениям или вопросам.

3.3. . Поручения или задания, обусловленные определенным сроком, исполняются не позднее указанной в них даты. Проекты документов во исполнение поручений представляются на подпись руководителю учреждения или его заместителю по общим вопросам не позднее, чем за один день до истечения установленного контрольного срока. Срок исполнения продлевается должностным лицом, давшим поручение, если им не установлен иной порядок.

3.4. Документ считается исполненным и снимается с контроля делопроизводителем и/или руководителем подразделения после выполнения поручения и отправки корреспонденции ее получателю.

4. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Документы, независимо от того, пишутся они на чистом листе или на бланке, оформляются на бумаге следующих размеров:

материалы, содержащие схемы, таблицы с большим числом граф, - A3 420 x 297 мм;

приказы, письма, заявления и другие документы - A4 210 x 297 мм;

требования, заявки на использование финансовых средств, получение материалов, заказы

на снятие копий со служебных документов и другие подобные документы - A6 148 x 105 мм.

Документы, издаваемые от имени ГУ ТОКГ (инициативные документы, плановые, аналитические, отчетные таблицы), а также внутренние документы оформляются без бланков на чистом листе, при необходимости по требуемой форме.

4.2. В ГУ ТОКГ для оформления официальных писем применяются один вид бланка, используемый для переписки с государственными учреждениями: общий (фирменный) бланк, изготовленный типографским способом. В приложении № 12 приведен общий продольный бланк ГУ ТОКГ, распечатываемый с компьютера.

Состав реквизитов бланка и порядок их расположения установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Кроме того, для переписки с прочими организациями используются бланки, которые формируется на компьютере при подготовке документов:

бланк с угловым штампом, изготавливаемый на компьютере (приложения № 13);

бланк с продольным расположением реквизитов для издания организационно-распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) (приложения № 14);

бланк факсимильного сообщения (приложения № 15);

бланк телефонограммы (приложения № 16).

Применение бланков произвольной формы запрещается.

На бланке печатается первая страница документа, последующий текст печатается на бумаге одинакового формата и качества.

4.3. Документы адресуются организации, ее структурному подразделению, должностному или физическому лицу.

Должностное лицо указывается в письмах постоянным корреспондентам и в других случаях, когда установление конкретного лица не вызывает затруднений.

Инициалы должностных лиц в адресе пишутся после их фамилий

4.4. При направлении документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже ; при направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

4.5. Если документ направляется руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

4.6. Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то они указываются обобщенно.

4.7. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, с обязательным указанием почтового индекса.

Например: ГБУК Тверская областная картинная галерея

Советская ул., д. 3

г. Тверь, 170640

4.8. В письмах с несколькими адресатами слово "копия" не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.

Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.

4.9. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

4.10. При направлении документов зарубежным адресатам указываются имя (инициалы имени), фамилия и должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, название административного образования (штат, графство и. т.д.), почтовый код (индекс), название страны.

4.11. Датой документа является: день его подписания или утверждения; для решения коллегиального органа - день его принятия; для протокола - дата заседания (принятия решения); для акта - дата события. Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (например, 15.09.2011.). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты без кавычек (например, 15 сентября 2011 г.). При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.

4.12. В исходящих документах в обязательном порядке дается ссылка на номер и дату исполняемого документа.

4.13. На документе (за исключением письма) указывается его вид: приказ, распоряжение, справка, служебная записка, информационное письмо и т. п.

4.14. Заголовок к тексту должен быть во всех документах, за исключением телеграмм и телефонограмм. Заголовок должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием.

В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно.

4.15. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц могут проставляться посередине (справа) верхнего (нижнего) полей листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.").

4.16. Отметка о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляется ниже текста от границы левого поля следующим образом:

Приложение на 5 л.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование и количество листов:

Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Департамента финансов Тверской области -05/2011 и приложение к нему, всего на 8 л.

Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: в первый адрес, всего на 10 л.

Если к письму прилагаются ценные или личные документы (паспорт, диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи, фамилии и инициалов владельца :

Приложение: диплом № Э 105122 на имя об окончании Тверского государственного университета, .

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 15 л.

5. ПОДПИСЬ И ВИЗИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

5.1. В состав реквизита "подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка.

При подписании документа на бланке учреждения указывается только должность, не на бланке - наименование должности, структурного подразделения, учреждения, личная подпись и ее расшифровка, например:

Заведующий научно-экспозиционным отделом

ГБУК Тверская картинная галерея Личная подпись

5.2. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

5.3. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", подпись от руки "Зам." Или косую черту перед наименованием должности.

5.4. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

5.5. При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

5.6. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

5.7. Согласование документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату визирования, при необходимости - должность визирующего.

На организационно-распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т. д.) визы проставляются на первом экземпляре лицевой или оборотной стороны последнего листа, на исходящих документах – на экземплярах, остающихся в учреждении. Слева проставляется виза лица, подготовившего документ; справа - визы лиц, с которыми он согласован.

При наличии замечаний к документу визу оформляют фразой: «замечания прилагаются» личная подпись, ее расшифровка, дата.

5.8. Фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона обязательно указываются в исходящих документах или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

5.9. Проекты приказов и распоряжений разрабатываются по поручению руководства или по инициативе подразделений и должностных лиц. Каждый документ должен иметь заголовок, который на бланках с угловым расположением реквизитов печатается в левом верхнем углу, при продольном – в центре бланка. Текст состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием для издания является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящей организации, то в констатирующей части указываются его наименование, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается учреждения.

Распорядительная часть начинается в приказах словом ПРИКАЗЫВАЮ, в указаниях и распоряжениях - ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами отдельной строкой. При печатании на компьютерах рекомендуется выделять эти слова жирным шрифтом. В пунктах распорядительной части указываются конкретные действия, исполнители и сроки исполнения. Если документ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные акты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое

возлагается контроль исполнения документа. Завершается текст предписанием, кому следует направить документ или кого ознакомить с ним. Визы лиц, подготовивших и согласовавших проект документа, располагаются согласно п. 5.7. настоящей Инструкции. Приказы, указания и распоряжения регистрируются в день их подписания, после подписания документа вносить какие-либо изменения и дополнения без согласия лица, его подписавшего, не разрешается.

6. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММ И ТЕЛЕФОНОГРАММ.

ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО КАНАЛАМ

ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ (ТЕЛЕФАКСАМ)

6.1. Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной через отделение связи с указанием при необходимости категории "срочная",

Текст телеграммы должен быть кратким (не более 30 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата, в конце -

приводится исходящий номер переписки отправителя (индекс ТГ см. приложение 16).После номера указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписываются директором и его заместителем по общим вопросам. Ниже подписи руководителя указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Например:

Москва Третьяковская галерея Иванову

Советская ул. 3 Тверь 170640 ГБУК Тверская картинная галерея

Директор Личная подпись Куюкина

Исп. Безруких,

6.2. Телефонограмма (см. приложение 16) составляется в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных подразделений. В ней указываются дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее. В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается.

6.3. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов; при этом информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается документом, имеющим юридическую силу (см. приложение 15), если иное не предусмотрено в заключенных с контрагентами договорах.

6.4. Телеграммы, телефонограммы, факсимильные сообщения регистрируются делопроизводителем в отдельном журнале (приложение 17)

6.5. Поступившие телеграммы, телефонограммы, факсимильные сообщения регистрируются в книге входящей корреспонденции с соответствующим индексом (ТГ, ТФ, ФС), доставляются по назначению под расписку в день их приема, срочные без промедления.

7. ПРАВИЛА МАШИНОПИСНОГО ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Служебные документы печатаются исполнителями или делопроизводителем на компьютерах.

7.2. Передаваемые делопроизводителю для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, правки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии , пунктуации , использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цветов

7.3. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, номер переписки.

7.4. Все документы должны печататься четко, без ошибок и помарок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р.630-97, соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, дат, чисел, единиц измерения и т. д. Текст документа и

отдельные элементы его реквизитов печатаются одним стандартным шрифтом.

7.5. При оформлении инструкций, положений для выделения разделов, подразделов могут использоваться разные шрифты.

Документы должны иметь поля (мм):

верхнее - не менее 20;

правое - не менее 10;

нижнее: для формата А4 - не менее 20;

для формата А5 - не менее 15.

Документы информационно-справочного характера могут печататься с оборотной стороны листа.

8. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

8.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется в каждом структурном подразделении ГУ ТОКГ на предстоящий период (приложение 18) составляется в последнем квартале текущего года с участием делопроизводителя.

Индекс дела подразделения состоит из двух чисел, записанных через дефис: первое - индекс структурного подразделения (приложение 3), второе – номер по порядку дела.

Заголовок дела (тома) представляет собой общее краткое наименование подшиваемых в дело (том) документов. Количество томов, подшиваемых за полугодие, квартал или месяц года в зависимости от объема подшиваемых документов зависимости, указывается в графе 3 формы.

8.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций управлений, отделов или структуры.

Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года. Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года.

8.3. По окончании года делопроизводитель структурного подразделения в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел и эти данные используются при передаче дел в архив учреждения..

9. ЭКСПЕРТИЗА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ

9.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

9.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовки к передаче на постоянное хранение, а также для организации отбора документов к уничтожению в учреждении создается приказом руководителя постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК) не менее 3 человек под председательством заместителя директора по общим вопросам.

9.3. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются законодательством Российской Федерации, Федеральными законами "Об архивном деле в Российской Федерации", «Перечнем типовых управленческих архивных дел, образующихся в процессе деятельности государственных органов, сетного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Приказом Министерства культуры РФ от 01.01.2001 г. № 000 (Приложение 19) и настоящей инструкцией.

Общие положения

В современных условиях эффективное управление невозможно без четко организованного делопроизводства. Грамотно составленный и оформленный документ является показателем управленческой культуры. Игнорирование принятых правил делопроизводства и требований к оформлению документов снижает эффективность управления, приводит к управленческим и юридическим ошибкам.

Образовательные организации организуют и ведут делопроизводство на основе соответствующих инструкций, разработанных в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.

Целью разработки инструкции по делопроизводству является совершенствование на единой методической основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации управленческих документов и технологии работы с ними.

Инструкция разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) и иными нормативно-правовыми актами и методическими документами в области организации делопроизводства и оформления документов и содержит требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Единство правил документирования на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с электронными документами.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в образовательной организации возлагается на их руководителей. Руководитель образовательной организации назначает ответственного за ведение делопроизводства , который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения. При значительном документообороте создается служба делопроизводства - структурное подразделение (канцелярия, отдел, отделение, группа), на которое возложены функции по ведению делопроизводства.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях образовательной организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, фиксируются в их должностных инструкциях и служебных регламентах.

Структура инструкции по делопроизводству в образовательной организации

Структура инструкции по делопроизводству в образовательной организации следующая:

I. Общие положения

II. Документация организации

III. Правила оформления документов

3.1. Общие требования к созданию документов

3.2. Оформление реквизитов документов

3.3. Бланки документов

IV. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Приказ

4.2. Постановление

4.3. Распоряжение

4.4. Положение, правила, инструкция

4.5. Протокол

4.6. Акт

4.7. Служебные письма

V. Особенности оформления и передача факсограмм, телефонограмм и электронных писем

VI. Обработка входящих и отправка исходящих документов

VII. Поисковые системы

VIII. Подсчет объема документооборота

IX . Контроль исполнения документов

X . Работа исполнителей с документами

X I. Составление номенклатур дел

X II. Формирование дел

X III. Экспертиза ценности документов

ХI V . Оформление дел

Х V . Составление описей дел

Х V I. Оперативное хранение документов и дел

Х V II. Передача дел и документов в архив организации

Х V III . Передача дел и документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Приложение N 1. Основные реквизиты регистрационно-контрольной карточки

Приложение N 2. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Приложение N 3. Форма примерной сводки о документообороте организации

Приложение N 4. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации

Приложение N 5. Положение об архиве организации

Примечание. Полный текст инструкции по делопроизводству в образовательной организации можно скачать с сайта (раздел «Документы», подраздел «Управление образовательной организацией»).

Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов и требования к бланкам документов. Хотя требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 не являются строго обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие и понимание работниками организации и внешними получателями.

В небольших образовательных организациях - это, как правило, секретарь руководителя организации.

Другие статьи по теме

• Инструкция по делопроизводству в школе
• Делопроизводство в школе
• Что должен знать руководитель образовательной организации о системном подходе к решению проблем и теории принятия управленческих решений
• Управление образовательными организациями: влияние неформальных групп на качество и производительность труда
• Основы менеджмента для руководителей образовательных организаций: принятие решений как основная составляющая управленческой функции

Телефонограмма (см. приложение 16) составляется в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных подразделений. В ней указываются дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее. В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается. 6.3. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов; при этом информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается документом, имеющим юридическую силу (см. приложение 15), если иное не предусмотрено в заключенных с контрагентами договорах. Получить полный текст 6.4.

Инструкция по делопроизводству

Номенклатура дел составляется в каждом структурном подразделении ГУ ТОКГ на предстоящий период (приложение 18) составляется в последнем квартале текущего года с участием делопроизводителя. Индекс дела подразделения состоит из двух чисел, записанных через дефис: первое — индекс структурного подразделения (приложение 3), второе – номер по порядку дела. Заголовок дела (тома) представляет собой общее краткое наименование подшиваемых в дело (том) документов.

Количество томов, подшиваемых за полугодие, квартал или месяц года в зависимости от объема подшиваемых документов зависимости, указывается в графе 3 формы. 8.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций управлений, отделов или структуры.

Как начать кадровое делопроизводство с нуля в бюджетном учреждении?

N 152-ФЗ «О персональных данных», от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (в ред. от 01.12.2007), от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) (далее - Закон N 125-ФЗ);- Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002);- часть 4 ГК РФ;- постановления Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006), от 17.06.2004 N 290 «О Федеральном архивном агентстве» (в ред.

Организация делопроизводства в бюджетном учреждении

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», подпись от руки «Зам.» Или косую черту перед наименованием должности. 5.4. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Важно

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Получить полный текст 5.5. При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Основы государства

Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в архив. Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается. 2.1.4. Организация документооборота внутри подразделений ГБУК ТОКГ возлагается на руководителя подразделения под его личную ответственность.
2.1.5. Директор ГБУК ТОКГ в силу возложенных на него должностных обязанностей имеет право подписи всех документов, участвующих в документообороте учреждения. Лица, имеющие право подписи на платежных документах по безналичному расчету через кредитные учреждения, определены в карточках образцов подписей. Разграничение права подписи документов в ГБУК ТОКГ между директором и заместителем директора по общим вопросам приведено в приложении № 4.
2.1.6.
Передача другому исполнителю дел, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию заместителя директора по общим вопросам, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту. 1.8. При увольнении или временном отсутствии работника (отпуск, командировка и т. д.) все находящиеся у него неисполненные документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники принимаются под ответственность руководителем подразделения и передаются вновь назначенному работнику или другому исполнителю с обязательной отметкой в книге учета, ведущейся в подразделении. Передача документов из одного подразделения в другое осуществляется по мотивированной резолюции руководителя подразделения в обязательном порядке по акту приема-передачи дел через делопроизводителя.

Корреспонденция для отправки, обрабатываются делопроизводителем в соответствии с Почтовыми правилами и отсылается по назначению в тот же день. Документы с пометками «Срочно» отправляются незамедлительно. 2.5.3. Перед упаковкой документов делопроизводитель проверяет правильность написания адреса, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.

Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на доработку. 2.5.4. Вид отправки корреспонденции (с описью или без описи, нарочным, простая, заказная с простым или заказным уведомлением, ценное письмо, бандероль, посылка, экспресс — почта, фельдсвязью) определяется руководителем подразделения. Вид отправки отмечается в книге регистрации исходящей корреспонденции.

2.5.5. Документы, отправляемые одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт.

Инструкция по ведению делопроизводства в бюджетных учреждениях

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Должностные лица, имеющие право наложить административный штраф Приказом Росархива N 18*(6) утвержден перечень должностных лиц органов управления архивным фондом, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20 КоАП. К ним относятся:- руководитель Росархива, его заместители;- руководители структурных подразделений Росархива, их заместители;- руководители архивных органов субъектов РФ, их заместители;- руководители структурных подразделений архивных органов субъектов РФ, их заместители.Указанные должностные лица также могут привлекать к административной ответственности по следующим статьям КоАП РФ:- часть 1 ст.

Инструкция по ведению делопроизводства в бюджетном учреждении

Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст).*(2) «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28).*(3) ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.
Основные положения» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549).*(4) Постановление Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367 «О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94» (ред.
НК РФ устанавливает обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;- статья 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 N 129-ФЗ (в ред. от 03.11.2006) предусматривает обязанность организаций хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

• внутренняя опись документов дела;
• личный листок по учету кадров;
• анкета;
• автобиография;
• заявление о приеме на работу;
• копия документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• копия ИНН;
• должностная инструкция;
• копии документов об образовании;
• характеристики и рекомендательные письма;
• личные заявления работника;
• трудовой договор;
• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
• аттестационные листы;